Evaluación por Competencias

Creación Asignación Revisión Resultados Evaluadores

Para conocer el paso a paso de la creación y uso de las evaluaciones por competencias, revisa el video que te dejamos a continuación o accede a toda la información detallada en este artículo.

Paso 1: Crear la escala de medición

Al ingresar, podrás observar dentro del menú lateral izquierdo la sección de Desempeño y Configuraciones.

Desde el menú Configuraciones > Escala de medición competencias, debes crear la escala haciendo clic en “Crear escala”.

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Una vez dentro de la creación de la escala, debes definir:

  • Nombre con el que identificarás la escala para el proceso de evaluación

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  • Tipo de escala, que puede ser en porcentaje, Likert o puntaje.
  • Cantidad de niveles, escogiendo entre 3, 4 o 5.

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  • Nombre (Insuficiente - En desarrollo – Esperado - Supera lo esperado - Excepcional, por ejemplo) y descripción de cada nivel donde se explique qué debe observar el evaluador en una persona para que cumpla con ese criterio.
  • Tope de cada nivel, que es el límite superior del rango, determinando dónde se posiciona el desempeño de la persona según el resultado obtenido en la evaluación de competencias, en base a los promedios calculados por el sistema.

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  • Al finalizar, haz clic en el botón “Crear”.

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A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la creación de la escala de competencias:

Paso 2: Cargar competencias

Al final de este artículo encontrarás un documento excel con el diccionario de competencias Talana que te puede servir como guía para este proceso, en caso de que no cuentes con un diccionario en tu organización.

Debes mantenerte en la sección “Configuraciones” e ingresar a la pestaña “Competencias” para así crear las competencias que posteriormente serán evaluadas, haciendo clic en el botón “Crear competencia”.

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Una vez dentro de la creación de competencias, debes definir:

  • Nombre de la competencia con el que la identificarás al momento de asignarla a los evaluados en una próxima etapa de configuración.
  • Descripción de la competencia, que es un campo opcional donde podrás mostrar los principales componentes o elementos de cada competencia.
  • Atributos, que son las conductas observables con las que debe contar una persona para ser apta en determinada competencia. Se recomienda un máximo de 3, sin embargo, no hay límite de atributos agregándolos desde el botón “Añade un nuevo atributo”.
  • Descripción del atributo, que es un campo opcional donde podrás expresar el estándar definido por la organización para cada conducta observable.
  • Ponderación del atributo, que es el nivel de relevancia de cada atributo, pudiendo tener pesos equitativos (con o sin decimales), o bien, diferentes. Siempre deben sumar 100%.
  • Hacer clic en el botón “Guardar” y seleccionar la flecha para volver al menú principal.

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A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la carga de competencias:

 

Paso 3: Crear el proceso de evaluación de competencias

Volver al menú principal e ingresar al apartado “Desempeño” y luego la pestaña “Evaluaciones de competencias”, haciendo clic en el botón “Crear evaluación”. Para crear el proceso de evaluación y cargar participantes al proceso con sus respectivas competencias.

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Una vez dentro de la creación de una evaluación, debes definir:

  • Nombre de la evaluación, que corresponde al título del proceso que visualizarán los participantes al momento de evaluar.
  • Tipo de evaluación: Debes definir si quieres que sea una evaluación descendente (la jefatura es quien evalúa a su equipo) o bien una en 360° (cuando existen otras personas además del jefe evaluando al colaborador). Más adelante veremos en qué momento se definen quiénes serán los opinantes.
  • Número máximo de competencias con que la organización evaluará a una persona o grupo.
  • Fecha de evaluación, donde se delimita el tiempo en que la evaluación se mantendrá activa, programando el inicio y término de la etapa. La etapa “evaluación” es cuando se le otorga una nota a cada atributo de una competencia.
  • Calibración: si tu proceso de evaluación tendrá un periodo de calibración te recomendamos dejar un rango de tiempo de inactividad entre la fecha de término del proceso de evaluación y la fecha de inicio de la etapa de feedback. La calibración se gestiona desde el dashboard de resultados que se explica en la pestaña "Resultados" de este artículo.
  • Fecha de feedback. Este campo se abre sólo si queremos activar la etapa de feedback, programando la fecha de inicio y término de la misma. Esta etapa permitirá dejar registro de los hallazgos y acuerdos sobre el desempeño pactados por el colaborador con su jefatura, junto con planes de acción para mejorar brechas y potencial el talento.
  • Feedback inmediato: al activar esta opción, el sistema entiende que ambas etapas inician de manera simultánea, y cada vez que una jefatura finalice sus evaluaciones se le habilitará la opción de retroalimentar inmediatamente. Para esto, no contará con el informe de resultados, ya que estos se liberan posterior a la fecha de término de la evaluación.

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¡Importante!: La fecha de inicio de la etapa de evaluación siempre debe ser posterior al día actual, para que así el proceso no esté activo y puedas realizar exitosamente la carga masiva de personas y competencias al proceso.

Debes seguir definiendo:

  • Escala de evaluación, donde se despliega una lista con todas las escalas creadas hasta el momento (paso 1) y al seleccionar una, se muestra a continuación.
  • Tipo de visualización opciones de respuestas, donde definirás cómo el evaluador ve las opciones de respuesta al evaluar competencias. En el caso de elegir nombre (recomendado) o número, el evaluador verá alternativas de selección única. Si eliges rango, el evaluador verá un campo numérico.
  • Tendencia esperada: Permite definir una curva teórica de distribución (se recomienda una curva normal o campana de Gauss), para luego compararla con los resultados obtenidos. Esta comparación se visualizará en un gráfico en el dashboard de resultados posteriormente.
  • Recordatorios que se programarán al habilitar esta opción, enviando un aviso a quienes aún no hayan finalizado el proceso de evaluación de desempeño.
  • Hacer clic en el botón “Crear”.

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A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la creación del proceso de evaluación de competencias:

Paso 4: Definir la tendencia teórica esperada

Al completar la parametrización del proceso, desde el mismo apartado: Desempeño > Evaluaciones de competencias, deberás ir a la columna “Acciones” y hacer click sobre los tres puntos verticales, donde se desplegará el menú que contiene la opción “Tendencia”

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Al hacer clic sobre la opción “Tendencia”, se desplegará el recuadro que mostramos a continuación donde podrás ingresar el porcentaje del total de participantes que se estima debería contener cada nivel.

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Se puede distribuir equitativamente, sin embargo, recomendamos proyectar una curva normal con los porcentajes diferenciados por nivel, esperando una menor concentración de la muestra en los extremos de la curva y que en el centro se concentre la mayoría.

Lo anterior, permitirá que en el Dashboard de resultados se visualice el gráfico de distribución que se irá completando a medida que progrese la evaluación, hasta obtener el total de participantes que tengan evaluaciones finalizadas. Aquí se podrá revisar la curva de distribución obtenida de los resultados (barras) v/s la distribución estimada que recién definimos (línea):

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A continuación te dejamos un video complementario con el paso a paso para la creación de la curva de tendencia teórica:

 

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