Glosario de términos
- Enrolamiento: solicitud que se envía al trabajador para la creación de una clave personal para la firma de documentos.
- Contraparte: persona encargada de dar validez a un documento a través de su firma. Las contrapartes generalmente son representantes legales, gerentes generales, gerentes de RR. HH. o aquellos con un poder de firma en su organización.
- Firma Digital: código QR generado en el documento al momento de firmar. Este se crea al momento de enrolarse.
- Flujo de firmas: solicitud de firma a trabajadores y contrapartes.
- Parcialmente enrolado: estado de enrolamiento en el cual se ha realizado su solicitud, pero no ha sido finalizada por el trabajador.
Campos obligatorios
Dentro de la ficha de trabajadores, hay campos que deben completarse de manera obligatoria para el buen funcionamiento del proceso de enrolamiento y flujo de firmas. Estos campos son:
- Número de celular: el administrador de Talana debe registrar el número de celular personal del trabajador, ya que las solicitudes tanto de enrolamiento como de firma siempre llegan vía SMS.
- Correo electrónico personal: el administrador de Talana debe registrar el correo personal del trabajador, ya que las notificaciones y respaldo de documentos siempre llegan vía correo electrónico.
Conoce cómo actualizar los campos de la ficha del trabajador.
Buenas prácticas y consideraciones
- La clave creada al enrolarse debe ser alfanumérica para mayor privacidad.
- Se recomienda realizar el proceso de enrolamiento masivo a través de grupos, los cuales han sido creados previamente desde el módulo de Gestión de Personas.
- No enviar más de 500 solicitudes de enrolamiento.
- Para aquellos trabajadores en el extranjero (trabajador o contraparte), se puede solicitar activar una configuración de empresa, la cual permite solicitar el enrolamiento a través del correo personal. Considera que esta configuración queda activa para toda la empresa, no únicamente para el trabajador.
- Para solicitar la firma de documentos de manera masiva, estos deben ser guardados en PDF y bajo el mismo nombre al momento de cargarlos a Talana. Por ejemplo: Anexo de reajuste IPC ✅ v/s Anexo de reajuste IPC - (nombre del trabajador) ❌.
- El límite de carga de documentos son 300 documentos máximos por carga y no deben pesar más de 30MB cada uno.
- Los documentos ubicados en la Biblioteca empresa tienen un máximo de 8 firmas por documento. Las firmas deben ser solicitadas trabajador por trabajador a medida que van firmando.
- Desde el módulo de Gestión de Personas se pueden enviar a firmar 1.000 documentos por proceso.
- Desde el módulo de Firma Digital se pueden enviar a firmar 500 documentos por proceso.
Presentación de lanzamiento a los trabajadores
Te compartimos una presentación para que puedas realizar el lanzamiento oficial del módulo de Firma Digital en tu organización.