Guía: ¿Cómo crear un canal de denuncias interno?

Paso 1: Gestión de políticas de denuncia 

El primer paso es crear una política de denuncias dentro de tu organización, la cual nos ayudara como medio de control interno para la detección temprana de comportamientos irregulares o ilegales. Estas fomentan la transparencia y protege a los denunciantes. 

A través de Biblioteca de documentos podrás cargar documentos empresa para que todos tengan acceso a la información. Con ella los, trabajadores podrán descargar estos documentos por medio de Talana Next y mi Talana.

Para ayudarte en este proceso, te compartimos un artículo detallado con el paso a paso de esta funcionalidad: Biblioteca de Documentos.

Vista trabajador: 

Es fundamental asegurarse de que la información sea transmitida adecuadamente a toda la organización. Esto incluye explicar el propósito de dichas políticas, lo que se busca transmitir o alcanzar con ellas, y especificar claramente los canales o plataformas donde estarán disponibles para que todos puedan acceder a esta información.

Paso 2: Comunicación interna

El siguiente paso será crear un plan comunicacional desde el módulo de Comunicaciones, desde donde podrás informar sobre las políticas de denuncia y también comunicar la implementación del canal de denuncias interno.

Para gestionar estas acciones, deberás contar con el perfil administrador comunicaciones full, el cual tendrá la facultad de administrar el módulo.

Ahora bien, para llevar a cabo este plan comunicacional deberás definir qué es lo que informaras, cuantos comunicados serán, si estará dirigido a todos los trabajadores o a un grupo en específico. Por ejemplo: 

• Comunicado informando e indicando la existencia de esta política de denuncia dentro de la organización.
• Segundo comunicado informando la existencia de este canal e indicando el funcionamiento correcto.

Si necesitas revisar con mayor detalle el paso a paso sobre la creación de publicaciones y comunicados, te invitamos a consultar el artículo Publicaciones.

Paso 3: configuración de un canal de denuncias

Desde nuestro módulo Centro de Requerimientos podrás crear un canal interno confidencial y seguro. Para ello, hemos habilitado un perfil denominado administrador de denuncias, el cual tendrá la facultad de configurar y gestionar este canal. Adicionalmente, con ayuda de este permiso podrás asignar responsables para la gestión de las denuncias y a un supervisor que pueda hacer seguimiento a la gestión del responsable. 

Para llevar a cabo este proceso, te recomendamos definir quién será el administrador que estará a cargo de crear y gestionar este canal confidencial.  El usuario con perfil analista de pago superpoderoso es quien podrá asignar este permiso desde la ficha del trabajador > persona > Información del trabajador > Grupos de autorización > Administrador de denuncias.

Para conocer en detalle, te invitamos a revisar el artículo disponible con estos roles y perfiles Canal de denuncia interno.

Paso 4: crear un formulario para el canal de denuncias

El siguiente paso es configurar un formulario, el cual permitirá crear un listado de preguntas o campos que deberán completar los trabajadores al momento de crear un nuevo requerimiento mediante la aplicación Talana Next o bien desde mi Talana (versión web de Portal del Trabajador). 

Al crear el formulario podrás indicar si este formulario será creado para un canal de denuncias. Al marcar que si es denuncia, el formulario solo será visible para aquellos usuarios con el permiso Administrador de Denuncias. 

Para una mejor gestión,  te recomendamos incorporar los siguientes datos al confeccionar este formulario:

• Datos personales del denunciante: dentro de estos datos debe de estar el nombre del denunciante, cédula de identidad, correo, número telefónico, dirección, etc.
• Datos del denunciado o entidad: aquí se requiere indicar nombre completo del denunciante, cargo, área; esto ayuda a identificar aquellos antecedentes relevantes para evaluar la gravedad del caso.
• Tipo de denuncia: importante es Indicar a qué tipo de denuncia se refiere, si es una denuncia de acoso laboral o de carácter sexual, incumplimientos contractuales, despidos injustificados, discriminación, mobbing, condiciones de trabajo inseguras, entre otros. Recomendaos añadir las respectivas definiciones para cada tipo de denuncia, de esta forma podremos ayudar al denunciante a la hora de realizar su denuncia.
• Relato de hechos: por este medio el denunciante podrá entregarnos detalles de los hechos como el cómo, cuándo, dónde, con quién ocurrieron estos hechos, información relevante que ayude a entender la situación.
• Evidencias o antecedentes: solicitar imágenes, videos, conversaciones, documentos, correos, testimonios de testigos, todo tipo de elementos que respalden de alguna manera la denuncia y faciliten la investigación.
• Impacto del hecho: descripción del daño causado, ya sea individual, a la empresa o a terceros.

Una vez disponible el canal de denuncia, estos campos deberán ser llenados por el trabajador que realizará dicha denuncia.

Para guiarte en la confección de este formulario te dejamos este artículo con el procedimiento a realizar Formularios.

Paso 5: configuración de un flujo para el canal de denuncias

Una parte esencial en la gestión de un canal de denuncias, es definir quienes serán los responsables de responder y gestionar cada una de estas denuncias. Al crear un flujo, asignaremos a los responsables para cada etapa construida anteriormente al crear el formulario. 

Al establecer un flujo de trabajo, deberás garantizar la confidencialidad de la información e incorporar un paso a paso claro para una adecuada ejecución del procedimiento por parte del comité encargado de la gestión de denuncias. 

Te recomendamos revisar el artículo Flujos, en él encontrarás toda la información necesaria para crear este flujo y asignar correctamente a los responsables que tendrán que aprobar cada una de las etapas designadas.

Paso 6: creación canal de denuncias

En este paso, configuraremos el canal para que los trabajadores puedan levantar denuncias de carácter confidencial.

Dentro de la parametrización, podrás asignar a un supervisor, el cual tendrá la facultad de visualizar y gestionar en todo momento el estado de cada una de estas denuncias, enviar recordatorios a los responsables, visualizar los tiempos de respuesta y resolución de cada una de estas denuncias. 

Para conocer en detalle cómo configurar este canal de manera correcta, te invitamos a consultar el artículo Canales.

Paso 7: vista denunciante  

Una vez que ya hemos creado el canal, es fundamental conocer como este será visualizado por el denunciante y como tendrá que realizar el levantamiento de esta denuncia a través de mi Talana Next y Mi Talana. 

Para realizar una denuncia, el trabajador deberá de tomar la siguiente ruta; 

Desde Talana Next > Solicitudes > Crear requerimientos > Seleccionar > Canal de denuncias interno.
Desde Mi Talana > Menú lateral izquierdo > Centro de requerimientos > Mis requerimientos > Nuevo requerimiento > Seleccionar > Canal de denuncias interno.

Si necesitas más información con respecto a este proceso, en el artículo Vista Trabajador encontrarás el paso a paso completo para generar y utilizar correctamente este canal.

Paso 8: vista responsable

Una vez definidos y asignados  los responsables de cada etapa del flujo de este canal, es importante conocer cómo será visualizado y cómo tendrán que dar respuesta los responsables, ante una denuncia utilizando Talana. 

Podrás acceder desde el Portal del Trabajador:

• Talana Next: notificaciones > Nuevo requerimiento por responder > Seleccionar > Canal de denuncias interno.
• Mi Talana: menú lateral izquierdo > Centro de requerimientos > Responder requerimientos > Requerimiento en espera > Seleccionar > Canal de denuncias interno.

Para conocer en detalle cómo realizar este proceso en el artículo Vista Responsables encontrarás el paso a paso completo para gestionar y dar respuesta ante una denuncia de este canal interno.

Paso 9: vista supervisor