Nuestra herramienta de mailing te permite mantener a los postulantes informados durante todo el proceso con solo unos clics, y personalizar las comunicaciones de tu organización.
Mejorar la comunicación con tus postulantes eleva su experiencia con tu organización, fortaleciendo tu marca como empleador.
En este artículo veremos las siguientes secciones:
- Personaliza y envía correos generales
- Personaliza el contenido de correos de evaluaciones
- Personaliza el remitente para tus correos
Paso 1: Edita o crea plantillas
Deberás ingresar al menú lateral izquierdo y buscar "Configuraciones" y luego ingresa a "Correos".
Una vez dentro, visualizarás distintas pestañas respecto a correos propios de evaluaciones que ya fueron creados por Talana y que solo podrías editar.
Deberás ingresar a la pestaña "Generales" en donde podrás crear plantillas de correos, por ejemplo: para descartar a un postulante.
Para crear nuevas plantillas, deberás dar clic en botón "Crear plantilla" y elegir si deseas crearlo desde una plantilla base o en blanco.
Debes asignar un nombre a la plantilla, definir un asunto (el cual será visible para el postulante) y redactar el cuerpo del mensaje. Para este último paso, cuentas con la opción de utilizar etiquetas que permiten personalizar automáticamente el contenido del mensaje, incorporando elementos como el nombre del postulante, el nombre de la etapa y nombre del proceso de selección en el que se encuentra, y finalmente el nombre de la organización.
De esta manera, no es necesario crear una plantilla distinta para cada postulante, ya que los datos se actualizarán dinámicamente según corresponda.
Luego solo debes dar clic en "Crear plantilla".
Luego, en la pantalla inicial podrás ver el estado de dicha plantilla (activar o desactivar), el nombre que le asignamos y la fecha en la cual se creó.
Paso 2: Envía correos desde tus procesos
Para enviar emails a tus postulantes, deberás ingresar a "Procesos" desde el menú lateral izquierdo.
Ingresa al proceso en cuestión y luego ingresa a la ficha del postulante que deseas gestionar el envío de email.
Al abrir la ficha, dirígete a la pestaña "Mailing"
allí tendrás un botón denominado "Enviar correo"
que deberás dar clic para gestionar que plantilla deseas enviar.
El envío de correos electrónicos también puede realizarse de forma masiva. Para ello, ingresa al proceso de selección y ubícate en la etapa desde la cual deseas notificar a los postulantes.
Es importante tener en cuenta que, en las etapas que tengan evaluaciones asignadas, los correos se enviarán automáticamente al ingresar a los postulantes en dicha etapa.
Para realizar el envío masivo, selecciona la casilla ubicada junto al nombre de la etapa; esto marcará automáticamente a todos los postulantes en esa sección. Al seleccionar esta casilla, se desplegará una barra morada en la parte superior de la lista de postulantes. Haz clic en el botón "Selecciona una acción" y, de forma automática, se abrirá una ventana en el lado derecho de la pantalla con distintas opciones disponibles. En este caso, debes elegir "Enviar mensaje a postulante(s)".
En la ventana que se desplegará, verás que como "destinatarios" figuran los postulantes asignados a la etapa correspondiente. Solo deberás seleccionar la plantilla de correo previamente creada, verifica que toda la información sea correcta y, finalmente, haz clic en "Enviar". De este modo, el mensaje será enviado a todos los postulantes seleccionados de forma simultánea.
Debes ingresar al menú lateral izquierdo "Configuraciones" y dirigirte a la sección "Correos" deberás ingresar a las pestañas propias de evaluaciones:
Las plantillas de correo ya vienen pre configuradas por Talana. Lo único que puedes modificar es el asunto del correo y el cuerpo del mensaje, en caso de que desees incluir instrucciones adicionales.
Una vez realizadas las modificaciones, recuerda guardar los cambios. Estas plantillas se utilizarán para el envío automático de correos cada vez que se asignen evaluaciones y se incorporen postulantes a la etapa correspondiente.
Estas plantillas ya vienen creadas y configuradas desde Talana, lo único que puedes editar es el asunto del correo y cuerpo del mensaje, entendiendo que quieras añadir algunas indicaciones o bien algunos enlaces en caso de ser necesario.
Tras editar, recuerda guardar los cambios. Estos son los emails que se enviaran de forma automática cada vez que asignes una evaluación y postulantes a dicha etapa.
Por otro lado, es importante mencionar que cada correo asociado a
una evaluación puede presentar distintos estados:
- Asignación: el candidato recepcionará un email cuando le asignemos una evaluación.
- Recordatorio: si el candidato no ingresa ni completa sus evaluaciones, Talana lo notificará con estas tareas como pendientes.
- Expiración: notifica al candidato que ya se cumplió el plazo para rendir las evaluaciones.
- Rendido: una vez que el candidato realice las evaluaciones asignadas, Talana notificara que recepciono sus resultados.
El remitente lo visualizarás cuando ingreses a la sección de correos, en la parte superior. Se denomina "Edición del remitente".
Por defecto, verás que el remitente es el nombre de tu empresa, pero este lo puedes modificar en caso de que tengas procesos confidenciales.
Para la edición, simplemente posiciónate sobre el campo "Nombre" y realiza el cambio que requieres y luego debes dar clic en "Guardar" para que los cambios sean visibles al postulante.