Para firmar de forma digital, los trabajadores deben realizar el proceso de enrolamiento. Este consta del envío de una solicitud para la creación de una contraseña que el trabajador utilizará para firmar.
Los pilares del proceso de firma
Nuestro proceso de firma se basa en 3 pilares:
Integridad: firma criptográfica que no altera el documento original, sellado de tiempo y con disponibilidad online.
Autenticidad: de acuerdo con la información exclusiva que el trabajador conoce y posee, como su dirección de correo electrónico, número de teléfono y contraseña de firma.
No repudio: evidencia de firma en los servidores de Talana.
Para conocer el proceso de enrolamiento, mira este video:
Antes de iniciar el proceso de enrolamiento, verifica que cada trabajador tenga registrado en su ficha el correo electrónico y número de celular. Este último debe contener 9 dígitos.
Enrolamiento por SMS
Para comenzar, dirígete al módulo de Firma Digital > menú lateral > Enrolamiento
Al ingresar al menú Enrolamiento, haz clic en el botón "Nuevo enrolamiento".
En el campo trabajador, ingresa el nombre o RUT de la persona que deseas enrolar y selecciónala en el listado desplegable.
Una vez seleccionado el trabajador, deberás indicar el medio por el cual realizará el proceso de enrolamiento. Para ello, tendrás disponible la siguiente opción:
Teléfono móvil > este número de celular se completará automáticamente con el número que se encuentre ingresado en su ficha.
En el caso de que el campo no se autocomplete, digítalo en el recuadro con sus 9 dígitos. Una vez validado el número de celular, haz clic en el botón "Crear enrolamiento" para guardar.
Importante
El número ingresado en el campo Número móvil, debe ser el mismo que se encuentra ingresado en la ficha del trabajador.
Al guardar, se envía un SMS al trabajador. Este contiene un enlace que redirige a crear una contraseña para firmar digitalmente.
Debes ingresar al link del SMS y comenzar a crear tu contraseña para empezar a firmar documentos digitalmente.
En cuanto a la contraseña, considera que:
- Debe ser alfanumérica.
- Debe contener entre 7 y 12 caracteres.
- No es la misma contraseña que utilizas para ingresar a la app.
En cuanto a la contraseña. Luego, haz clic en "Crear clave" y habrás finalizado el proceso.
Enrolamiento por correo electrónico
En caso de que hayas realizado el proceso de Enrolamiento por correo electrónico, recibirás una solicitud en tu correo personal, donde podrás iniciar el proceso de creación de contraseña.
Para iniciar, haz clic en Crear Clave, y te redirigirás al enlace para crear tu contraseña.
Presiona Comenzar para iniciar el proceso de creación de contraseña.
En cuanto a la contraseña, considera:
Al menos 7 caracteres
Al menos 1 letra
Al menos 1 número
Haz clic en Crear clave y habrás finalizado el proceso de enrolamiento por correo electrónico, posterior a ello el sistema te enviará un mensaje de confirmación y adjunto el manual de firma digital.
Vista de Enrolamiento Administrador
Dentro de la pantalla de Enrolamiento individual, podrás visualizar el listado de los trabajadores enrolados y a los que has solicitado enrolarse, pero no han terminado el proceso aún.
Además, podrás realizar una búsqueda más específica utilizando los filtros disponibles.
Buscar: Permite encontrar a un trabajador de forma individual ingresando su nombre o RUT.
Seleccionar rango de fechas: Permite filtrar los enrolamientos según la fecha en que fueron creados.
Filtros: Permite realizar una búsqueda segmentada de trabajadores para consultar su estado o registro de enrolamiento.
Puedes filtrar la información utilizando uno o más de los siguientes criterios:
- Tipo de enrolamiento: Enrolado o No enrolado.
- Razón social.
- Gerencia.
- Sucursal.
- Centro de costo.
- Grupos.
- Solo trabajadores vigentes: Muestra únicamente a los trabajadores que se encuentran vigentes en la plataforma.
La columna Enrolado te permitirá identificar el estado del proceso de enrolamiento de cada trabajador.
- Sí: han finalizado su proceso de enrolamiento, por lo que están habilitados para firmar.
- No: se les ha enviado la solicitud de enrolamiento, pero no han terminado el proceso. Por lo tanto, no están habilitados para firmar.
Además, encontrarás la siguiente información:
Fecha de creación: indica la fecha en la que se solicitó el enrolamiento.
Teléfono: número al cual se envió el SMS con la solicitud para enrolarse. Este debe ser el mismo que tiene registrado en la ficha.
Reenviar: en el caso de que el trabajador no responda a la solicitud, podrás reenviarla para que finalice el proceso.
¿Qué pasa si el trabajador cambia el número de celular?
Debes actualizar el número de celular en la ficha del trabajador, en el campo Teléfono celular. También, debes actualizarlo en la solicitud de enrolamiento de la persona desde Firma Digital> Enrolamiento:
Asegúrate que al enviar la solicitud de enrolamiento figure el mismo número de celular que tiene registrado en la ficha el trabajador. Luego de eso, guarda.
Se enviará una nueva solicitud para enrolarse con su número nuevo.
Además, podrás descargar un reporte de enrolamiento en formato Excel seleccionando el botón Descargar reporte. Este archivo te permitirá contar con un respaldo de la información o realizar un análisis más detallado de los registros de enrolamiento.