Las encuestas te permitirán obtener mucha información de parte de los trabajadores, tanto de forma anónima como con identificación, lo que te permitirá medir situaciones concretas para toda la empresa o solo algunas partes de ella (jefaturas, gerencias o persona a persona).
También te permitirá recopilar información de forma rápida y eficiente mediante encuestas de pulso, facilitando una toma de decisiones más transparente para toda la empresa. Por otro lado, para obtener información más detallada sobre un tema específico o conocer a fondo la percepción de los colaboradores, podrás utilizar encuestas extendidas.
Todo lo anterior con informes en línea y reportes en Excel para una mejor visualización y manejo de datos.
Para comenzar, primero debes crear la encuesta. Tenemos 2 tipos, que dependerán del formato de encuesta que desees implementar.
Encuesta extendida
una encuesta extendida es una encuesta mucho más larga que una encuesta de pulso, donde puedes agregar preguntas en distintos formatos para obtener información más detallada acerca de un tema.
Tips
Nombre de la encuesta: no hay un máximo de caracteres para el nombre de la encuesta.
Descripción de la encuesta (opcional): no hay un máximo de caracteres para la descripción.
Nombre de la sección: no hay un máximo de caracteres para la sección.
Descripción (opcional): no hay un máximo de caracteres para la descripción.
Pregunta única: no hay un máximo de caracteres para la pregunta única. Se recomienda que no supere los 130 caracteres
Opciones: no hay un máximo de caracteres para las opciones. Se recomienda que sean breves y con lenguaje simple para que el colaborador no se confunda.
Para crear una encuesta extendida debes ir a menú lateral izquierdo > Encuestas > Nueva encuesta > Extendida:
Ingresa el nombre de la encuesta y una breve descripción la cual es opcional.
Luego, agrega cada una de las preguntas que tendrá la encuesta:
Podrás agregar más secciones para separar el tema o tipo de preguntas, o simplemente añadir más preguntas a la encuesta:
Encuesta pulso
Una encuesta de pulso es una encuesta corta que busca llevar un registro de cómo los colaboradores se sienten con respecto a un punto en particular en la organización. Esta puede tocar distintos temas, como comunicación, motivación o cualquier aspecto del desarrollo organizacional (es una pregunta única).
Tips
Nombre de la encuesta: no hay un máximo de caracteres para el nombre de la encuesta. Al ser de pulso se sugiere que sea un título simple y breve, de no más de 50 caracteres.
Descripción de la encuesta (opcional): no hay un máximo de caracteres para la descripción.
Pregunta única: no hay un máximo de caracteres para la pregunta. Se recomienda que sea una pregunta simple (no compuesta) para cumplir el objetivo de tener un alto volumen de respuestas en poco tiempo.
Opciones: no hay un máximo de caracteres para las opciones, aunque al ser de pulso se recomiendan que sean cortas.
Para crear una encuesta de pulso debes ir a menú lateral > Encuestas > Nueva encuesta > Pulso:
Agrega la pregunta y las opciones de respuesta, guarda los cambios… ¡Y listo! Tu encuesta Pulso ha sido creada.
A continuación, se presenta información comparativa entre las encuestas de pulso y las encuestas extendidas, con el objetivo de facilitar una gestión más eficiente del módulo.
Campañas
Te servirán para definir quiénes podrán visualizar la encuesta, la forma de notificación y el medio donde estará disponible para tus colaboradores.
Una vez creada una encuesta, como puedes ver desde la otra pestaña, debes asociarla a una campaña. Esto lo podrás hacer desde menú lateral izquierdo > Encuestas > sección Campañas > Nueva campaña:
Ingresa el nombre de la campaña, selecciona la encuesta que estará asociada a esta campaña y el grupo de colaboradores que podrá visualizar la encuesta:
Puedes elegir si deseas que los resultados sean anónimos, esto quiere decir que solo tendrás acceso a las respuestas.
Además, podrás indicar si los resultados de la encuesta serán visibles de forma general en el feed a medida que los participantes vayan respondiendo.
Asimismo, podrás decidir si la encuesta estará dirigida a todos los colaboradores o si prefieres seleccionar a los participantes, ya sea segmentándolos por grupos o eligiendo personas específicas, deberás de deshabilitar este check box.
También tendrás la opción de programar la fecha y hora de publicación de la encuesta.
Por último, podrás especificar el feed que deseas que los colaboradores vean al publicar la encuesta, identificar dónde debe aparecer en la aplicación y cómo se les notificará. Luego, simplemente haz clic en crear y listo.
Visualización del trabajador
Notificaciones: Una vez que la encuesta se haya realizado y liberado por medio de una campaña, el trabajador recibirá una notificación a Mi Talana, Talana Next y Notificación Push al dispositivo móvil (Android - iOS).
Portal del trabajador:
El trabajador, por medio de su app, podrá ingresar desde el portal del trabajador y desde aquí visualizará todas aquellas encuestas en las cuales esté participando.
De esta manera podrás visualizar la encuesta al seleccionar "Queremos conocer tu opinión" y responder según corresponda.
Visualización del administrador
El administrador podrá gestionar estas encuestas desde el dashboard. Dentro de las acciones que podrás realizar son visualizar y descargar resultados, editar o eliminar estas campañas; sin embargo, no podrás editar una encuesta que ya fue asociada a una campaña y liberada de cara al trabajador.
Adicionalmente, podrás acceder y descargar informes, como también resultados en línea para una mejor visualización y manejo de datos. Por lo demás, podrás enviar recordatorios a los participantes para que puedan completar su encuesta.
Los resultados que podrá visualizar por medio de un gráfico de barra serán con respecto a selección múltiple.
Aquellos resultados que visualices por medio de un gráfico de torta serán con respecto a selección única.
Desde el módulo de Comunicaciones podrás gestionar y recopilar información de forma efectiva acerca de la percepción, necesidades y expectativas de tus trabajadores, facilitando la toma de decisiones internas de tu empresa a través del portal del trabajador y la app Talana Next. A continuación, podrás encontrar algunas recomendaciones que te ayudarán a gestionar de mejor manera el módulo.
- Las encuestas deben de estar asociadas a una campaña para ser visibles.
- No podrás editar una encuesta que ya fue incorporada a una campaña y liberada de cara al trabajador.
- Considerar que las encuestas anónimas deben de tener al menos tres personas que hayan contestado para mostrar resultados, ya que se busca guardar el anonimato.