Certificación de Asistencia y Turnos
La certificación asociada a nuestro módulo de Asistencia y Turnos, Ordenanza Nº 2927/58 de la Dirección del Trabajo (DT), introduce una serie de cambios significativos. Se destaca entre ellos las notificaciones y el envío de correos electrónicos como uno de los aspectos más relevantes.
En este artículo, se detallan las notificaciones que recibirán tanto los trabajadores como los empleadores en relación con el proceso de registro de asistencia.
Es fundamental garantizar la eficacia en el envío de estos correos, ya que la Dirección del Trabajo a través de su certificación, exige que este procedimiento se realice de manera correcta.
Correo electrónico personal
La DT exige que el trabajador cuente con un correo electrónico personal para el uso de un sistema de registro de asistencia digital. Si el trabajador no tiene correo personal, se le deberá entregar uno:
Consulta el dictamen de la certificación de asistencia y turnos para ver más detalles del contenido de la normativa.Ord. n°2927/58, numeral 3.8
Para utilizar sistemas digitales de control de asistencia, es fundamental que los trabajadores proporcionen voluntariamente un correo electrónico privado en su contrato o anexo. Esta exigencia protege su información personal, ya que el empleador no debe tener acceso a este medio de almacenamiento.
El uso de correos privados está sujeto a estas reglas:
- El correo debe permanecer bajo control exclusivo del trabajador, por lo que no se permite el uso de cuentas corporativas que el empleador pueda eliminar o suspender.
- Si el trabajador no desea proporcionar su correo privado, el sistema puede crearle uno específicamente para estos fines, usando plataformas gratuitas como Gmail o Yahoo!.
En las siguientes pestañas podrás consultar el flujo de notificaciones enviadas por:
- Marcas
- No marcas
- Corrección de jornada
Notificación por marcaje diario
La DT establece que los sistemas de control de asistencia deben enviar automáticamente a cada trabajador un comprobante de cada marcaje o registro de asistencia realizado. Este requisito tiene el objetivo de asegurar que los trabajadores tengan una constancia de sus horarios, respaldando así tanto su jornada laboral como el cumplimiento de sus derechos.
Comprobantes
Los comprobantes de marcación deben enviarse por correo electrónico a la dirección privada que el trabajador ha informado al empleador. Esta modalidad garantiza la privacidad y control de la información por parte del trabajador, asegurando que esta no sea accesible ni manipulada por el empleador.
Cuando un trabajador realiza una marca de asistencia, dicha notificación llegará al correo electrónico que se registró previamente en su ficha y se visualizara de esta forma:
Esta normativa asegura que los trabajadores puedan acceder a sus comprobantes de asistencia de manera segura y directa, facilitando la transparencia en la gestión de sus registros laborales.
Ord. n°2927/58, numeral 2.4
Envío de los comprobantes de marcación: los sistemas de control de asistencia deberán entregar automáticamente al trabajador un comprobante de cada operación realizada.
Correo por no marcación
El dictamen actual establece el envío de un correo de aviso a los trabajadores en caso de no registrar marcas dentro de los rangos esperados para su entrada, salida o pausas de colación.
Para que se active esta notificación, deben cumplirse las siguientes condiciones:
- Falta de marca posterior: si el trabajador no ha registrado su marca 30 minutos después de la hora programada para la entrada, salida o colación (cuando aplique).
- Falta de marca anticipada: el sistema buscará marcas registradas 10 minutos antes del inicio de la jornada. Si no se encuentra ninguna marca dentro de este rango, se generará la notificación.
Estas condiciones aseguran el envío oportuno de avisos para corregir posibles omisiones en los registros.
El mensaje que recibirán por correo electrónico se visualizará de la siguiente manera:
Además, los administradores también recibirán una alerta o notificación respecto a la ausencia de marcaje de los trabajadores. Como requisito para que esto se concrete, los administradores tendrán que contar con al menos el perfil de Operador de asistencia.
Ord. n°2927/58, numeral 3.13
Alertas por falta de marcación: para asegurar una adecuada gestión de las marcas, los sistemas deberán incluir dos alertas automáticas que notifiquen sobre la omisión de registros de inicio o término de actividad:
a) Los sistemas enviarán automáticamente un correo electrónico de alerta al trabajador, con copia al empleador, transcurridos 30 minutos desde el momento en que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad —como jornada, colación, etc.—, contados desde la hora de registro pactado. Esto permitirá que ambas partes estén informadas y puedan regularizar la situación en la plataforma.
Correos por corrección de jornada
Dentro de esta certificación, la DT indica que los sistemas de control de asistencia deben permitir correcciones por errores técnicos o de usuario, como problemas masivos por cambios de hora o marcas repetidas. Al realizar una modificación, el empleador debe seguir un procedimiento:
- Modificar la marcación original.
- El sistema envía un correo al trabajador con los detalles y explicación del cambio.
- El trabajador tiene 48 horas para oponerse por correo.
- Si no hay objeción en 48 horas, la modificación se consolida.
- Si el trabajador se opone, la marca original se mantiene.
El mismo proceso aplica para corregir omisiones de inicio o término de jornada, y cualquier discrepancia en la entrada, salida o sobretiempo debe ser acordada por ambas partes.
Por lo tanto, cada vez que se genere una corrección de jornada para el trabajador, se enviará un correo notificando de las modificaciones. El trabajador podrá aprobar o rechazar los cambios desde la app Talana Next o el portal Mi Talana.
El mensaje que recibirán por correo electrónico o por la app se visualizará de la siguiente manera:
Al hacer clic en "Revísala aquí" en el correo, será dirigido a la app o al portal Mi Talana. Allí, deberá ingresar a la sección "Jornadas editadas" para revisar las ediciones disponibles.
Recuerda que, si en un plazo de 48 horas hábiles el trabajador no toma acción sobre las solicitudes pendientes, se entenderá como una aprobación tácita.
Al ingresar a la edición de la jornada tendrás la siguiente vista para realizar el proceso de aprobación o rechazo:
Ord. n°2927/58, numeral 3.9.4
Procedimiento de modificación, reemplazo o agregado de marcaciones. Cuando el empleador realice alguna de las acciones señaladas en el N°3.9.3