Solicitud Masiva de Firma Digital

Actualmente desde el modulo de firma digital puedes hacer solicitudes masivas de firma. Los documentos que puedes enviar a firma pueden ser aquellos que has generado haciendo uso de las plantillas creadas dentro de la plataforma como también, podrás solicitar la firma de documentos que hayas cargado de manera masiva y en formato pdf.

Para realizar un proceso masivo de firma digital, te invitamos a ver el siguiente video y complementar con los detalles que encontraras mas adelante.

Pasos Previos

Lo Primero que debes verificar es si tienes generados o cargados los documentos que necesitas enviar a firmar de manera masiva, para ello recuerda lo siguiente:

1. Si vas a enviar a firmar documentos generados desde la plataforma a través de una plantilla, estos deben estar generados en la carpeta de cada uno de los trabajadores. Dicho proceso masivo lo puedes revisar desde acá. 

2. Si vas a enviar a firmar documentos cargados, estos documentos deben contar con las siguientes características:

• Deben estar cargados en formato PDF.
• En el caso de ser un archivo masivo, independiente del tipo de documento, deben contener el mismo nombre para cada uno de los documentos cargados, esto, dado que al buscar el archivo que se enviara a firma, la búsqueda será por nombre de documento

Si quieres saber mas sobre el como cargar dichos documentos puedes revisar el siguiente articulo, ingresando aquí.  

Proceso de Firma

Para realizar el proceso debes ir a la barra de herramientas y seleccionar el modulo de Firma Digital.

Y desde el modulo de firma debes seleccionar la opción de solicitudes masivas

Al ingresar a las solicitudes masivas de firma, deberemos realizar un proceso de firma o "campaña" de firma de documentos, para lo cual tendrás la siguiente pantalla dependiendo de si es tu primer proceso masivo o ya se han realizado otros dentro de la base de datos

Y desde ahí  sigue los pasos son los siguientes:

Primera Etapa : Selección de documentos y Personas

1. Seleccionar los documentos que necesitas firmar de manera masiva

En el caso que vayas a solicitar firmar documentos cargados en PDFs, la opción a seleccionar dependerá del nombre, esto quiere decir que si cargaste 100 documentos que llevan el por nombre "Anexo xxx" o "Contrato xxxx", el filtro a ocupar es "Contratos y anexos". En cambio, si el nombre del archivo que cargaste lleva por nombre "entrega Epp..","cambio domicilio", "modificación xxx", etc. entonces el filtro a ocupar debe ser de "documentos".

2. Seleccionar la fecha en que fueron generados los documentos

Con este filtro Talana buscará todos los documentos generados dentro del periodo de tiempo que hayas seleccionado.

3. Luego deberás seleccionar el tipo de plantilla que intentas firmar digitalmente, y esto dependerá del tipo de plantilla que hayas generado

4. El ultimo paso, será buscar el nombre de la plantilla que generaste de manera masiva y necesitas firmar de la misma forma, esto permite que la búsqueda de los documentos sea mas precisa en el caso que dentro de un periodo de tiempo hayas generados una alta cantidad de documentos.

Adicionalmente, con este filtro se buscaran a todas las personas que tengan generado un documento con esa plantilla, de acuerdo a los filtros anteriores de tipo de contrato y fecha en que se genero

En esta ultima imagen que se genera posterior al hacer uso de todos los filtros, tendremos a la cantidad de personas con el documento que se genero en los plazos seleccionados, y adicionalmente nos dirá si las personas que fueron seleccionadas están o no enroladas para firmar digitalmente

Frente a estos casos, para aquellas personas que figuran no enroladas podrás quitarlos del proceso desmarcando la casilla o podrás pasar al siguiente paso del proceso, en donde el sistema te preguntará si desea solicitar el enrolamiento a dichos trabajadores.

Por tanto, podrás enviar una nueva solicitud de enrolamiento para que pueda firmar digitalmente, lo cual enviara un nuevo SMS para dicho proceso o simplemente podrías omitir, frente a lo cual se genera la solicitud de firma para todos, pero para aquellos que no estén enrolados, no tendrán ninguna solicitud mediante correo u SMS.

Segunda Etapa: Selección del flujo de firma y contrapartes

En este proceso lo primero es seleccionar el flujo de firma, para lo cual tendrás 5 opciones:

• A todas las partes: Esto significa que la solicitud de la firma de documentos será a todas las partes al mismo tiempo, vale decir, al trabajador y a la contraparte o contrapartes de acuerdo a lo que hayas seleccionado. La definición de una segunda contraparte será opcional.

• Primero al trabajador y luego a las contrapartes: Esta segunda opción de flujo de firma, enviara primero la solicitud de firma al trabajador. Y cuando todos hayan firmado, se solicitara la firma a la o las contrapartes seleccionadas. En este ultimo caso, si son dos contrapartes, la solicitud llegará a ambas al mismo tiempo.

• Primero a las contrapartes y luego al trabajador: Este proceso es inverso al anterior, por tanto, primero firman la o las contrapartes, y cuando estas hayan firmado todo, se solicitara la firma a los trabajadores.

• Sólo al trabajador: Con esta opción, se solicita la firma del del documento solo al trabajador, no se solicitara ingresar a ninguna contraparte para el proceso. En el caso que el proceso de firma corresponda a la solicitud de las liquidaciones de sueldo procesadas por Talana, esta opción será la que venga por defecto. 

• Sólo a las contrapartes: Esta es la ultima opción y es la inversa a la anterior, por lo tanto, solo se solicita la firma a la o las contrapartes que ingreses.

Importante: En la selección de las contrapartes saldrán todas las personas que estén enroladas para poder firmar digitalmente.

Tercera Etapa : Nombre de campaña, notificación y envío

Esta es la ultima etapa del proceso, y en el podrás darle mayor detalle al proceso masivo de firma que estas realizando

Para dicha personalización, podrás hacer lo siguiente:

• Dar un nombre al proceso de firma de tal forma que puedas diferenciar los proceso que vayas realizando.
• Añadir una descripción al proceso, esto para apoyar lo anterior y tener mayor detalle del proceso que estas realizando (documentos enviado, grupo de trabajadores a quien se solicita, etc.)
• Definir la notificación de la solicitud, vale decir, si quieres que se notifique mediante SMS o  E-mail. En el caso que los trabajadores hagan uso de la app de Talana next y tengan activas las notificaciones de la app, también se notificara de manera automática desde ahí.
• Por ultimo, podrás definir si la solicitud se envía de manera inmediata o podría programar el proceso para enviarlo mas tarde.

Ya seas que la solicitud de firma la realices inmediatamente o la hayas programado, comenzara el proceso del envió de las solicitudes, y al finalizar tendrás el siguiente mensaje

Para avanzar, debes hacer clic en "Ok", y volverás a la pantalla de solicitudes masivas, en donde encontraras tu campaña de firma con todo el detalle

• Fecha y hora de envió
• Nombre de la campaña y descripción del proceso
• N° de personas que deben firmar. En el caso que se hayan añadido contrapartes ese numero será el doble o triple, entendiendo que es un contabilizador de firmas que se deben generar.
• Proceso de firma, dicha barra ira mostrando el porcentaje de avance del proceso realizado, lo que te permitirá tener un seguimiento de dicho proceso