Restricciones de Acceso

¿Qué son las Restricciones de Acceso y cómo puedo restringir que un usuario tenga acceso a un solo grupo de personas?

Las restricciones de acceso permiten  clasificar el acceso que tendrán los administradores con relación a la administración de su personal.

Ejemplo: Un administrador solo debe visualizar una razón social de una base que cuenta con 5 razones sociales, en este caso una restricción de acceso te servirá.

El único permiso de administrador que permite la creación y edición de las restricciones de acceso es el Analista de Pago Superpoderoso.

Podrás crear las restricciones de acceso en base a la siguiente clasificación:

  • Bases de datos de la empresa (cuando posee más de una base de datos en Talana)
  • Centro de Costos
  • Gerencias
  • Sucursales
  • Jefaturas
  • Grupos
  • Rol Privado

¿Dónde registro las restricciones de acceso?

1.- Desde Herramientas avanzadas > Restricciones de acceso 

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2.-De forma masiva desde Carga de Datos > Otros Cargadores > Restricciones de acceso

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De esta forma podrás descargar un archivo para poder realizar las restricciones de forma masiva, esta planilla debes completarla de la siguiente forma:

Empleado: Debes escribir el Rut del trabajador sin puntos y con guion.

restringAEsteCentroCosto: Debes escribir el código exacto del centro de costo.

restringAEstaSucursal: Debes escribir el nombre exacto de la sucursal.

restringAEstaRazonSocial: Debes escribir el Rut de la razón social.

restringAEstaUnidadOrganizacional: Debes escribir el nombre exacto de la unidad organizacional (gerencia)

restringAEsteJefe: Debes escribir el Rut sin puntos y con guion del jefe.

¿puede ver rol privado?: S = Si N = No

¿Cómo crear una restricción de acceso?

Para crear una restricción debes dirigirte a las opciones indicadas anteriormente, tanto por las herramientas Talana o desde Herramientas Avanzadas > Restricciones de Acceso tienen el mismo tratamiento.

 Selecciona el menú "Restricciones de Acceso", se te abrirá la siguiente ventana.

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Presiona el botón "+" color celeste y podrás crear la restricción de la siguiente forma:

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  • En el campo “Empresa” se debe incluir la empresa a la cual la persona tendrá acceso.
  • En “Empleado” se debe indicar el nombre del empleado
  • En “Centro de Costo” se debe indicar el centro de costo al cual la persona tendrá acceso a ver la información. Lo mismo con Sucursal, razón social y gerencia.
  • En “Jefe” se debe indicar el nombre de la jefatura (Esta restricción permite acceder a todos quienes tengan ingresada en su ficha la jefatura por la cual estás restringiendo.) 
  • En caso de que la persona tenga acceso a más de un centro de costo, sucursal, etc. Se debe crear una restricción por cuantos accesos tenga.
  • Por defecto, las personas tendrán acceso al rol privado en la base.

En caso de que la persona no tenga acceso al rol privado, se debe llenar los campos “Empresa” y “Empleado” y guardar sin hacer clic en ningún otro campo.

Otras opciones:

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Rol privadoSi lo que se necesita es que un analista pueda ver al rol privado, se debe crear una restricción tal como en la imagen que se adjunta 

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Pero en el caso contrario, de que uno o más analistas no puedan ver el rol privado, se deberá crear una restricción de acceso igual de la siguiente manera

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Vale decir, se debe generar una restricción de acceso sin el check de ¿puede ver el rol privado?, de tal manera que no los podrá ver.

Aplicar recursivamenteEsta función permite visualizar en cascada la información dependiente de otra, es decir, va a tomar todos los nodos hijos de cada una de las estructuras seleccionadas.

Por ejemplo: Sergio Acevedo debe visualizar el centro de costo de Adquisiciones y todos los nodos, hijos o sub centros de costo de adquisiciones que es el principal. 

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Excluir: Esta función permite excluir las opciones añadidas presionando el check de "Excluir", es decir, si se seleccionó un centro de costo "X" podrá ver todos los centros de costos creados, exceptuando el seleccionado. Esta función es útil cuando existe una amplia cantidad de condiciones que debe visualizar el trabajador y solo algunas exclusiones.

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¿Cómo registro las restricciones de acceso si administro más de una base de datos?

Si administras más de una base de datos, podrás crear restricciones de acceso para los usuarios de las distintas bases que administres, para ello debes considerar lo siguiente:

  • La base de datos: Al seleccionar el campo "Empresa" esta debe ser la misma base de datos en donde esté creado el colaborador al cual le crearas la restricción.
  • Nombre y base de datos del colaborador: Al seleccionar al colaborador en el campo "Empleado" debes verificar que el nombre y la base de datos corresponda al que seleccionaste en el campo Empresa.

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