Creación de Plantillas (html)

Introducción Creación de plantilla Edición de Plantilla Comodines

La creación de plantillas dentro de la plataforma te servirá para poder generar tus documentos desde la ficha del colaborador como también de manera masiva si cuentas con firma digital. La creación de las plantillas será  fundamental para gestionar los documentos de los colaboradores En este articulo te mostraremos como crear una plantilla con la opción de HTML. 

¿Qué es una plantilla? 

Las plantillas son una estructura de los distintos documentos que se pueden crear dentro de Talana y que podrás ir generando de acuerdo a los distintos procesos que realices, como los contratos, anexos, liquidaciones, finiquitos, vacaciones, entre otros.

plantillas.png

¿Dónde las encuentro?

Dichas plantillas se puede crear desde: Gestion de Personas o Remuneraciones > Empresa > Plantillas.

img plantillas.png

Al ingresar podras visualizar un set de plantillas que vienen por defecto y que se agrupan de acuerdo a la clasificación que uno le de al momento de crearlas. Las plantillas que vienen por defecto, las puedes eliminar, editar o trabajar sobre ellas. De todas formas en este articulo te enseñaremos a crear una plantilla desde cero.

Dato importante: Una plantilla puede ser eliminada de la plataforma, sólo cuando no ha sido utilizada previamente. Si cuentas con plantillas que ya habías generado para tus colaboradores, y no vas a utilizar a futuro, te recomendamos modificar su nombre, o añadir "No usar" para evitar confusiones.

Pasos Previos 

Antes de crear una plantilla y como parte importante en el diseño de estas, lo primero que debes hacer es cargar el logo de la empresa o de las razones sociales que tengas creadas dentro de la base de datos, para eso, debes ir nuevamente al menú lateral > empresa > ficha 

empyficha.png

Al ingresar a la ficha, tendrás un selector para definir cual de las razones sociales vas a editar y cargar el logo. Importante tener presente que si cada razon social tiene un logo distinto, debes cargar dicho logo en cada una de ellas.

Al ingresar a la ficha, en la parte inferior derecha encontraras la opción de editar ficha

edita ficha.png

Ingresando en la edicion podrás ver toda la información relacionada a esa razón social, aca podras visualizar el campo "Logo" en el cual podras cargar el logo de la razón social correspondientes. 

logo.png

Con la opción de seleccionar archivo podrás cargar la imagen del logo de tu empresa. Dicha imagen te recomendamos que sea cargada en formato "png", y que el tamaño de dicha imagen no sea ni tan grande ni muy pequeña, la recomendacion para un tamaño adecuado es de 600x600 a 800x800 pixeles. Una vez cargada la imagen estarás listo para poder crear tus plantillas.

Consideraciones para Firma Digital

Si cuentas con firma digital, te queremos comentar que no todas las plantillas pueden ser usadas para enviar a firma digital. Entre estas plantillas se encuentran:

  1. Finiquitos: Lo Finiquitos no se pueden firmar digitalmente porque las notarias no están adheridas a dicho proceso, por tanto, podrían rechazar o no reconocer la firma digital que generes.
  2. Certificado de renta: El certificado de renta que viene creado por defecto, y también listo para descargar desde la app talana next o el portal mi talana, no se puede firmar digitalmente. Esta plantilla queda fuera de la firma mas que nada por el uso que se da. En general los colaboradores hacen entrega de dichos certificados a otras instituciones (bancos, cajas de compensación, instituciones publicas, etc.), por tanto, son esas instituciones las que podrían no reconocer dicho documento, por lo cual preferimos dejarlos fuera de aquello.
  3. Certificado de permanencia: Ocurre lo mismo que el certificado de renta. 
  4. Contratos u anexos: para colaboradores extranjeros que no cuenten con cedula definitiva o en proceso de residencia. Respecto de este punto, es importante aclarar de que el contrato u otros documentos los podrás generar desde la plataforma, pero te recomendamos no enviarlo a firmar digitalmente, dado que si el colaborador esta en un proceso en el que debe presentar los documentos en instituciones publicas, dichos documentos en general son siempre notariados, por tanto, al igual que en los finiquitos, dichos documentos podrían ser rechazados en notaria.

 

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