A través de este articulo podrás revisar la forma de poder cargar documentos en la ficha del colaborador, de tal manera que puedas tener una mejor gestión documental del colaborador dentro de la plataforma. Y de manera complementaria, podrás ver la mejor opción para que los documentos que cargues puedan ser firmado digitalmente si así lo necesitas.
La opción de poder cargar documentos te permitirá poder ingresar archivos en formato PDF, Word y Excel.
CARGA DE DOCUMENTOS INDIVIDUAL
Para poder cargar documentos directamente en la ficha del colaborador te dejamos el paso a paso para realizarlo desde el formato de ambas fichas del empleado. Importante saber que si cuentas con Firma Digital, los documentos que cargues y quieras solicitar la firma deben ser cargados en formato PDF, y que dicho PDF debe ser de una versión 1.2 o superior.
FICHA 1
Cargar documentos: Desde la ficha > pestaña > Carpeta > subir documentos
- Debes seleccionar la categoría o carpeta donde se almacena el documentos. Si no tienes creada una categoría podrás crear una al momento seleccionar "subir documentos".
- Definir si el colaborador podrá o no ver el documento desde la app o mi Talana.
- Seleccionar los archivos a cargar desde tu computador.
- Guardar.
FICHA 2
Cargar documentos: Pestaña carpeta -> subir documentos
- Debes seleccionar la categoría o carpeta donde se almacena el documentos. Si no tienes creada una categoría podrás crear una al momento seleccionar "subir documentos".
- Definir si el colaborador podrá o no ver el documento desde la app o mi Talana.
- Seleccionar los archivos a cargar desde tu computador.
- Guardar.
A continuación te dejamos el video con el paso a paso:
CARGA DE DOCUMENTOS MASIVA
Mediante el cargador masivo de documentos podrás cargas por ejemplo documentos que ya tengas firmados de forma manual y digitalizados a la carpeta del colaborador, especialmente cuando estás en proceso de implementación. El formato de los documentos puede ser en PDF, Excel, Word. Si el documento que vas a cargar, es para solicitar la firma digital, este documento solo puede ser en formato pdf, en cuyo caso, dichos archivos pdf deben ser de una versión 1.2 o superior.
Para la carga debes ir a menú lateral > carga de datos > otros cargadores > cargador masivo de documentos
1. Debes dar nombre o modificar el nombre de los archivos a cargar. El archivo que cargaras debe tener el siguiente formato: rut de colaborador sin puntos, con guion y digito verificador + nombre del documento, como el siguiente ejemplo:
La definición del nombre del archivo es importante porque al momento de enviar los documentos, Talana hará una búsqueda por nombre del archivo, agrupando a todas las personas que tendrán el archivo con el mismo nombre para poder enviarlos a firmar de manera masiva.
En este ejemplo, al querer enviar a firmar las liquidaciones de sueldo cargadas y que no fueron procesadas desde Talana, llevan el mismo nombre para cada trabajador. Rut para identificar a quien pertenece el documento y luego el nombre de "Liq_Julio2023" que será el nombre con que Talana buscará el archivo en la carpeta de cada trabajador para que al momento de enviar a firmar, determine la cantidad de personas a quien debe hacer la solicitud.
2. Selecciona la carpeta o categoría en donde quedaran guardados los archivos. Si no tienes una carpeta o categoría previa, podrás crear una. Importante que esta acción siempre la realices antes de cargar los documentos, de no se así, los archivos quedaran en una carpeta por defecto que será "otros documentos".
3. Indica si los colaboradores tendrán acceso a ver el documento desde la app Talana Next o desde el portal mi Talana.
4. Realiza la carga de los archivos seleccionando o arrastrando estos a la pantalla del cargador.
La siguiente imagen refleja que los documentos han sido cargados de forma correcta:
En los casos que la carga masiva de los documentos corresponda a un archivo en formato word o excel, tendrás el siguiente mensaje, que indicara una carga exitosa, pero de advertencia dado que dicho documento no podrá ser firmado
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