Creación de Plantillas Word

Las plantillas son una herramienta muy útil para optimizar tiempo en la gestión documental. Esta herramienta te permitirá crear tus plantillas desde Word, pudiendo incluir imágenes.

Para poder hacer uso de esta herramienta es necesario solicitar activar una configuración que te permitirá trabajar en plantillas Word, para esto te recomendamos contactarnos a través de nuestro chat de soporte o al correo soporte@talana.com.

Cuando la configuración ya está activa, puedes empezar a generar documentos con esta nueva opción.

A continuación podrás ver un video con el paso a paso para realizar tus plantillas:

Para realizar una nueva plantilla debes ir el menú  Gestión de Personas o Remuneraciones > Empresa > Plantillas.

empresayplantillas.png

 

Al ingresar al menú de plantillas, debes presionar el signo + para comenzar a crearla.

crea.png

Para comenzar debes completar la siguiente información:

Nombre: escribe el nombre que tendrá la plantilla.

Descripción: puedes agregar una breve descripción del documento, la cual es opcional.

Tipo de documento: selecciona el tipo de documento a crear. 

Tipo plantilla: selecciona la opción “Word (.docx)”.

Archivo plantilla: carga el archivo Word (.docx) con el cual crearás la plantilla.

Posterior a completar los datos, guarda la información presionando el icono verde.

 

Cuando ya se encuentra creada la plantilla, debes buscarla y editarla. En el caso de crearla como contrato de trabajo, podrás encontrarla en la pestaña de Contratos.

 

Edita la plantilla presionando el icono de lápiz. Al editarla podrás visualizar un botón verde nombrado Descargar Comodines, con el cual obtendrás un listado de comodines que puedes utilizar.

 

Cuando ya tengas descargados los comodines, vuelve al archivo Word y selecciona la opción que indica Correspondencia.

 

En la opción que indica Seleccionar destinatarios, debes seleccionar Usar una lista existente.

 

Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva ventana. Selecciona el archivo de comodines ya descargado y presiona el botón Abrir

mceclip11__1_.png

 

Se abrirá una nueva pestaña en donde se verá el archivo seleccionado. Presiona Aceptar.

mceclip12__1_.png

 

Una vez cargado el archivo, reemplaza el texto con los comodines.

Haz clic en el botón Insertar Campo Combinado y se abrirá una lista con todos los comodines disponibles para agregar a la plantilla. En este caso, seleccionaremos el comodín fecha_generacion_contratos para sustituir la fecha de generación del documento.

Posteriormente, continúa reemplazando todos los campos que sean necesarios con los comodines del listado.

 

Creación de Firma:

Para crear una firma al final del documento, crea una tabla en el documento Word con medidas 2X1 (dos columnas y una fila). Para esto debes presionar el apartado Insertar > Tabla.

imagen 30.png

 

Al crear la tabla, completa con los comodines correspondientes desde Correspondencia > Insertar Campo Combinado. En este caso, se utilizó la razón social y RUT del empleador junto al nombre completo y RUT del colaborador. Ajusta el tamaño de la tabla y añade imágenes en el caso que lo requieras, como por ejemplo el logo de la empresa o, para algunos instructivos, imágenes de referencia.

mceclip0__12_.png

 

Para eliminar los bordes de la tabla, selecciona la tabla en el icono cuadrado con flechas, luego presiona el icono de bordes y selecciona la opción sin bordes.

imagen 32.png

 

Finalmente, guarda el archivo y dirígete a plantillas. Selecciona la plantilla en la cual estabas trabajando y edítala (en el icono de lápiz). Podrás observar el archivo Word que habías cargado inicialmente, donde encontrarás un botón que dice Limpiar, el cual debes presionar para luego guardar.

 

Ingresa nuevamente a la plantilla presionando el botón de editar y carga el documento que habías guardado en Word. Luego guarda la información.

¡Listo! Ya has finalizado el proceso. Para visualizar cómo queda el documento final, presiona el botón Previsualizar y selecciona al colaborador que utilizarás como ejemplo en la barra superior.

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