Creación de Plantillas Word

Las plantillas son una herramienta muy útil para optimizar tiempo en la gestión documental, es por eso que disponibilizamos una nueva herramienta que permitirá crear tus plantillas desde Word, incluyendo las imágenes.

Para poder hacer uso de esta herramienta es necesario solicitar activar una configuración que te permitirá trabajar en plantillas Word, para esto te recomendamos contactarte nuestro chat o al correo soporte@talana.com.

Cuando la configuración ya está activa, puedes empezar a generar documentos con esta nueva opción, para ello debes ir el menú  Gestión de Personas o Remuneraciones > Empresa > Plantillas.

empresayplantillas.png

 

Al ingresar al menú de plantillas debes presionar el (+) celeste para crear la nueva plantilla.

crea.png

Para crear esta nueva plantilla debes completar la siguiente información:

Nombre: aquí debes escribir el nombre que tendrá tu plantilla.

Descripción: puedes agregar una breve descripción del documento, la cual es opcional.

Tipo de Documento: debes seleccionar el tipo de documento a crear. 

Tipo Plantilla: debes seleccionar la opción “Word (.docx)”.

Archivo Plantilla: aquí debes cargar el archivo con el cual deseas crear la plantilla.

Posterior a completar los datos, debes guardar en el icono verde.

 

Cuando ya se encuentra creada la plantilla, debes buscarla y editarla, al crearla como contrato de trabajo, la podrás encontrar en la pestaña de “Contratos”.

 

Luego debes editarla en el icono de lápiz, al editarla podrás visualizar un botón verde “Descargar Comodines” el cual debes presionar para obtener el listado de comodines que podrás usar en tu plantilla.

 

Cuando ya tengas descargados los comodines a utilizar, debes volver a tu archivo en Word y seleccionar la opción que indica “Correspondencia”.

 

En la opción que indica seleccionar destinatarios debes seleccionar “Usar una lista existente”.

 

Al seleccionar esa opción, en tu computador se abrirá una nueva ventana en donde debes seleccionar el archivo de comodines que ya habías descargado, debes presionar el botón de “abrir”. 

mceclip11__1_.png

 

Al presionar abrir, se abrirá una nueva pestaña en donde se verá el archivo seleccionado, allí debes presionar aceptar.

mceclip12__1_.png

 

Una vez que hayas cargado el archivo, debes reemplazar el texto con los comodines que necesites utilizar. En este caso, se utilizó la fecha “En Santiago, 10 de marzo de 2024”, haz clic en el botón “Insertar Campo Combinado”. Al hacerlo, se abrirá una lista con todos los comodines disponibles para agregar a la plantilla. En este caso, se utilizó “fecha_generacion_contratos” para sustituir la fecha de generación del documento.

Posteriormente, debes seguir reemplazando todos los campos que sean necesarios con los comodines del listado.

 

Creación de Firma:

Para crear una firma al final del documento, debes crear una tabla en el documento Word con medidas 2X1 (dos columnas y una fila), debes presionar el apartado Insertar > Tabla.

imagen 30.png

 

Al crear la tabla, debes completarla con los comodines correspondientes, desde Correspondencia > Insertar Campo Combinado, en este caso, se utilizó la razón social del empleador, el RUT, nombre completo del colaborador y su RUT, puedes ajustar el tamaño de la tabla según la información que le agregues, también puedes añadir imágenes como por ejemplo el logo empresa o para algunos instructivos, imágenes de referencia.

mceclip0__12_.png

 

Para eliminar los bordes de la tabla, debes seleccionar toda la tabla en el icono de cuadrado con flechas, luego presiona el icono de “bordes” y selecciona la opción “sin bordes”.

imagen 32.png

 

Finalmente, debes guardar el archivo y dirigirte a Plantillas > Seleccionar la plantilla en la cual estabas trabajando > editar (en el icono de lápiz) y podrás observar el archivo Word que habías cargado inicialmente, al lado hay un botón que dice “Limpiar” el cual debes presionar y guardar.

 

Ahora debes ingresar nueva a la plantilla presionando el botón de editar y cargar el documento que habías guardado en Word y guardar.

¡Listo!, ya has finalizado el proceso, ahora solo debes ingresar a la plantilla para que puedas visualizar como queda el documento final, esto lo puedes hacer presionando el botón “Previsualizar” seleccionando al colaborador en la barra superior.

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