Para comenzar a utilizar la firma digital: nuestro proceso de enrolamiento, que en este caso, lo realizaremos de forma individual.
Nuestro proceso de enrolamiento es:
- Sencillo y expedito.
- Cuidamos la información sensible de los colaboradores.
- No almacenamos información que no sea necesaria para futuros usos.
Nuestro proceso de firma se basa en 3 pilares:
- Integridad: firma criptográfica que no altera el documento original, sellado de tiempo y disponibilidad online.
- Autenticidad: de acuerdo con la información exclusiva que el colaborador conoce y posee, como su dirección de correo electrónico, número de teléfono, contraseña de firma y código para firmar directamente desde la misma aplicación.
- No repudio: existencia de evidencia de firmado en los servidores de Talana.
Teniendo en cuenta lo anterior, vamos al proceso de enrolamiento:
ENROLAMIENTO
El primer paso para comenzar a usar la firma digital, es enrolar a todos los colaboradores y representantes de la organización que participarán en el proceso de firma de documentos.
Recomendamos, antes de iniciar el proceso de enrolamiento, verificar que en la ficha de cada colaborador estén registrados el correo electrónico y el número de teléfono celular para agilizar este paso. El número telefónico en la ficha del colaborador debe contener 9 dígitos (Ejemplo: 978962456).
Enrolamiento individual
Para comenzar, dirígete al módulo de Firma Digital > menú lateral > Enrolamiento
Al ingresar al menú de “Enrolamiento” haz clic en la opción “+”
En el campo “Colaborador”, ingresa el nombre o RUT de la persona que deseas enrolar. Una vez ingresados, la persona aparecerá en el listado desplegable. Selecciona la persona para que el campo de número móvil se complete automáticamente con la información que se encuentra en la ficha del colaborador.
En caso contrario, podrás digitarlo en el recuadro. Una vez validado el número de teléfono, haz clic en el ícono verde de “Guardar”.
Importante
Si en este paso editas el número de teléfono o lo agregas porque en la ficha no se encontraba, asegúrate de ingresarlo con los 9 dígitos (Ejemplo: 978962456), y no olvides de completar la información en la ficha del colaborador. El número ingresado en el campo “Teléfono Celular” de la ficha del trabajador y el cual ingresas al momento de enrolar, deben ser siempre iguales.
Al guardar, se le envía un SMS al colaborador: este contiene un enlace que te redirigirá a crear tu contraseña para firmar digitalmente, completando así el proceso de enrolamiento.
También, puedes solicitar que, además de enviar un SMS para enrolar al colaborador, recibas la misma solicitud vía correo electrónico, la cual llegará a la dirección de correo personal que tenga ingresada el colaborador en su ficha.
Ingresa al link del SMS o selecciona “continuar” en el caso de que hayas recibido la solicitud desde el correo electrónico; aquí podrás crear tu contraseña para empezar a firmar digitalmente los documentos que se te soliciten.
Dicha contraseña debe ser alfanumérica y debe contener mínimo 8 dígitos.
Luego de crear dicha contraseña solo debes hacer clic en “enrolarme” y listo.
Importante
La contraseña que ingresas en esta sección es distinta a la que utilizas para ingresar a la APP.
Listado de enrolados
Dentro de la misma pantalla del enrolamiento individual, podrás visualizar el listado de todas las personas a las que solicitaste enrolarse, así como las que ya están enroladas.
La columna “Vigente” te permitirá identificar a los colaboradores enrolados. Si indica “sí” es porque están habilitados para firmar; si indica “no”, entonces no han realizado o finalizado el proceso y, por lo tanto, no están habilitados para firmar digitalmente.
La información más relevante que encontrarás en esta pantalla, es la siguiente:
- Fecha de creación: Indica la fecha en la que se solicitó el enrolamiento al colaborador, ya sea de manera individual o masiva.
- Vigente: Indica si el colaborador está enrolado.
- Teléfono: Número al cual se realizó el envío del SMS para enrolarse. Este debe ser el mismo que tiene en la ficha.
- Reenviar: En el caso de que el colaborador no responda a la solicitud de enrolamiento, podrás reenviarla para que finalice el proceso.
¿Qué pasa si el colaborador cambia el número de teléfono?
Debes actualizar el número de teléfono por el nuevo en la ficha del trabajador> campo Teléfono celular (9 dígitos), y también debes actualizarlo en el enrolamiento de la persona, desde Firma Digital> enrolamiento:
Asegúrate que en tanto en la ficha del colaborador y enrolamiento tenga el mismo número, luego de eso guarda, esto hará que se le envié un nuevo SMS al colaborador para enrolarse nuevamente con el número nuevo.