Enrolamiento Individual

Lo primero que vamos a comentar es sobre nuestro proceso de enrolamiento y proceso de firma digital.

Nuestro enrolamiento es:

• Sencillo y expedito
• Cuidamos la información sensible de los trabajadores
• No almacenamos información que no utilizamos en forma posterior

Nuestro proceso de firma se base en 3 pilares:

1. Integridad: Firma criptográfica que no altera el documento original, sellado de tiempo y disponibilidad online
2. Autenticidad: Conforme a solo algo que el trabajador sabe y que tiene (correo, teléfono, contraseña de firma y código para firmar desde la misma app)
3. No Repudio: Evidencia de firmado en los servidores de Talana

Teniendo en cuanta lo anterior, vamos al proceso de enrolamiento.

ENROLAMIENTO

El primer paso para comenzar a usar la firma digital es enrolar a todos los trabajadores y representantes de la empresa, que participarán en el proceso de firma de la documentación.

Recomendamos antes de iniciar el proceso de enrolamiento, validar que en la ficha de cada trabajador esté cargado el email y teléfono celular para hacer más expedito este paso. El número de teléfono en la ficha debe estar ingresado con 9 dígitos (Ejemplo: 978962456), y debe ser igual al que se muestra al momento de crear el enrolamiento.

Para comenzar, debes dirigirte al módulo de Firma Digital -> menú lateral -> Enrolamiento

Enrolamiento individual

Desde el menú lateral > Enrolamiento

Para crear un nuevo enrolamiento, debes ingresar al menú de "Enrolamiento" y hacer clic en la opción "+"

En el campo "Empleado", digita el nombre o rut de la persona que deseas enrolar, la cual figurará como listado desplegable una vez digitado los datos. Selecciona a la persona, para que el campo de número móvil, se auto complete desde el dato de la ficha.

Si el teléfono móvil está ingresado en la ficha del trabajador, automáticamente lo mostrará en ese campo:

En caso contrario, podrás digitarlo en el recuadro. Una vez validado el número de teléfono, haz clic en el ícono verde de "Guardar"

Al guardar, se le envía un SMS al trabajador con el link para completar el enrolamiento, el cual se ve de esta forma:

SMS

O puedes solicitar que además de enviar un SMS para enrolar al trabajador sea un e-mail, el cual llegará al correo personal que tenga ingresado el trabajador

Email

Al ingresar al link del sms o al seleccionar "continuar" desde el correo, el trabajador tendrá el siguiente mensaje

En donde se deberá crear la contraseña para firmar los documentos

Dicha contraseña puede ser alfanumérica, de 6 dígitos mínimo. 

Luego de crear dicha contraseña solo se debe hacer clic en "enrolarme" y listo.

Listado de enrolados

Dentro de la misma pantalla del enrolamiento individual, podrás visualizar el listado de todas las personas a las que solicitaste un enrolamiento, así como las que ya están enroladas.

La columna que te permitirá identificar a los enrolados, es la que indica "Vigente", en donde si tiene la condición de "si" es porque esta habilitado para firmar, y si dice "no" entonces no ha realizado el proceso anterior. 

Entre la información que tendrán en dicha pantalla, las mas importante son:

• Fecha de creación: Indica la fecha en la cual se solicito el enrolamiento al trabajador, ya sea de manera individual o masivamente.
• Vigente: Esta o no enrolado el trabajador
• Teléfono: Número al cual se realizo el envió del SMS para enrolarse, el cual debe ser el mismo que tiene en la ficha.
• Reenviar: En el caso que el trabajador no responda al enrolamiento, podrás reenviar dicha solicitud para que realice el proceso. 

¿Qué pasa si el trabajador cambia el número de teléfono?

Debes actualizar el número de teléfono por el nuevo desde la ficha del trabajador> campo Teléfono celular (9 dígitos), y también debes actualizarlo en el enrolamiento de la persona, desde Firma Digital> enrolamientos:

Asegúrate que en ambas partes esté ingresado el mismo número (ficha y enrolamiento) y guarda, esto hará que se le envié un nuevo SMS al trabajador para enrolarse nuevamente con el número nuevo.