Gestionar Documentos

La herramienta gestionar documentos te permite realizar la gestión de los documentos de cada colaborador, desde la cual podrás buscar los documentos que hayas generado o cargado dentro de Talana. 

Puedes encontrar esta herramienta desde el menú lateral > Herramientas Avanzadas > Masivos > Gestionar documentos.

Esta herramienta está disponible solo para los usuarios que cuenta con el perfil Analista de pago superpoderoso

gestionar dctos.png

 

¿Qué podrás hacer con esta herramienta?

  • Eliminar documentos de forma masiva (contratos, anexos, documentos de finiquito, comprobantes de préstamos, y documentos del tipo "otros documentos").
  • Eliminar solicitudes de firma (flujo de firmas).
  • Cambiar el nombre del documento.
  • Mover documentos de una carpeta a otra.
  • Dejar visible u ocultar documentos al colaborador (en su App y Mi Talana).
  • Descargar documentos con y sin firma digital, de forma masiva (contratos, anexos, documentos de finiquito, comprobantes de préstamos, documentos del tipo "otros documentos", comprobantes de ausentismos como vacaciones, permisos y días administrativos).

¿Cómo funciona? 

Puedes buscar los documentos con los distintos filtros que tienes dentro de la pantalla. Al seleccionar los filtros correspondientes haz clic en filtrar documentos.

filtar dctos.png

Una vez aplicado el filtro anterior puedes seleccionar la acción que necesitas realizar con los documentos de las personas que hayas seleccionado, tal como aparece en la imagen adjunta.  Dichas acciones las puedes seleccionar haciendo clic en el botón de Acciones.

acciones 2.png

Las acciones que podrás realizar son:

  • Eliminar los documentos seleccionados: esta opción es la que se debe tener más cuidado, dado que se va a eliminar si el documento está o no firmado digitalmente.
  • Eliminar solicitud de firma: esta acción es similar a la que puedes realizar desde el módulo de firma digital, en la campaña que hayas creado.
  • Cambiar nombre: te permite modificar el nombre de los documentos que selecciones.
  • Mover a carpeta: con esto tienes la opción de seleccionar documentos y moverlos a una carpeta existente o crear una nueva para que mantengas ordenada toda la información del colaborador.
  • Dejar visibles para el trabajador: esta acción apunta a que el documento quede visible para el colaborador desde la app o el portal Mi Talana.
  • Ocultar selección al trabajador: genera el efecto contrato al anterior, para que los documentos dejen de estar visibles en la app o el portal Mi Talana.
  • Descargar Seleccionados: te permitirá poder descargar todos los documentos seleccionados.
  • Descargar seleccionados firmados: a diferencia de la opción anterior, esta solo descargará aquellos archivos que cuenten confirma digital.
Dato importante: si necesitas eliminar una carpeta, primero debes borrar, o traspasar su contenido a otra, de esta manera (al no tener documentos), se eliminará en forma automática.

 

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