- Extensión de la encuesta.
No es recomendable realizar encuestas muy extensas (idealmente que no sobrepasen las 60 afirmaciones), principalmente para que los encuestados no pierdan interés en responder. Por ello, es muy importante que puedas realizar una selección adecuada de preguntas y dimensiones.
- Selección de dimensiones, duplicar dimensiones.
Lo ideal es que tu encuesta contenga dimensiones y preguntas sobre temáticas en las cuales podrás realizar alguna gestión en el futuro.
¿En qué casos puedo duplicar dimensiones?
- Si quieres utilizar una dimensión de la plantilla de Talana como referencia, te recomendamos dejar la versión original y en paralelo trabajar en la nueva versión de la dimensión. Una vez finalizados los cambios, podrás eliminar la dimensión original con total confianza.
- Si quieres medir una misma temática pero con algunos matices, por ejemplo:
Dimensión: Satisfacción con el líder, orientado a jefaturas directas.
Dimensión: Satisfacción con líderes de la organización, orientado a conocer la percepción de los trabajadores con respecto a la plana ejecutiva de la organización.
¿Cómo duplicar una dimensión en Talana?
Para duplicar una dimensión, deberás seguir la siguiente ruta:
- Desde la creación de una encuesta (plantilla o desde cero) > haz clic sobre los tres puntos ubicados junto al nombre de la dimensión > podrás Duplicar o Eliminar.
- Al duplicar la dimensión, esta quedará posicionada como última dimensión de la encuesta. Para cambiar su ubicación podrás dar clic a la dimensión y trasladarla a la ubicación deseada.
- Podrás editar el nombre original en caso de ser necesario.
Paso a paso desde Talana:
- Uso de preguntas inversas.
Las preguntas inversas son aquellas que no representan favorabilidad de manera directa para la organización. No necesariamente están redactadas de forma negativa, sin embargo, hacen alusión a algo poco favorable o incluso negativo para la organización.
Por ejemplo: Al final de mi jornada laboral siento dolor en la espalda e incomodidad en mis ojos.
Si un trabajador responde De acuerdo o Muy de acuerdo, lo que nos está indicando es que su lugar de trabajo o los implementos dispuestos para realizar sus funciones no son adecuados. Lo favorable, en este caso, es que el trabajador responda con las opciones de respuesta: En desacuerdo o Muy en desacuerdo. Por esta razón, debemos informarle a la plataforma que, en este caso, debe invertir la forma de cálculo, dejando como opciones favorables las últimas mencionadas.
¿Cómo configurar una pregunta inversa en Talana?
Para activar la configuración de pregunta inversa, deberás seguir la siguiente ruta:
- Desde la creación de una encuesta (plantilla o desde cero) deberás seleccionar una dimensión en la que quieras añadir una pregunta.
- Selecciona el botón: + Añade nueva pregunta > encontrarás el espacio para digitar la pregunta > adicionalmente encontrarás el checkbox: Invertir opciones favorables.
- Uso de preguntas obligatorias.
Podrás elegir si deseas que todas las preguntas de tu encuesta sean obligatorias u opcionales. La recomendación es que en su mayoría las preguntas sean obligatorias para recopilar la mayor cantidad de información y así los resultados obtenidos sean lo más significativos posible.
¿Cómo configurar una pregunta obligatoria en Talana?
Para activar la configuración de pregunta obligatoria al crear encuestas desde cero, deberás seguir la siguiente ruta:
Desde la creación de una encuesta (plantilla o desde cero) > deberás seleccionar una dimensión en la cual quieras añadir una pregunta.
Selecciona el botón: + Añade nueva pregunta > encontrarás el espacio para digitar la pregunta > adicionalmente encontrarás el checkbox: Obligatorio.
IMPORTANTE: Al crear una nueva pregunta desde cero o si haces uso de la plantilla Talana, las preguntas estarán configuradas como obligatorias. Si lo requieres, puedes desmarcar la obligatoriedad.
- Uso de preguntas abiertas.
Las preguntas abiertas son herramientas valiosas para conocer la opinión de los trabajadores. A continuación te contaremos algunos beneficios de incluirlas en tu encuesta:
- Profundidad de información: Permiten conocer la percepción de los trabajadores de manera más detallada, rescatando aspectos que pueden no mencionarse en las preguntas de alternativas.
- Identificación de desafíos: Ayudan a identificar áreas de preocupación para los trabajadores que tal vez no habían sido consideradas a lo largo de la encuesta.
- Identificación de opiniones variadas: Promueven la diversidad de opiniones, lo que puede proporcionar una visión mucho más completa sobre la percepción de los trabajadores de la organización.
- Innovación: Los trabajadores pueden proporcionar ideas novedosas y acorde a sus puestos de trabajo, necesidades, expectativas o dolores.
- Compromiso: Al habilitar este espacio de opinión y ser escuchados, los trabajadores tienden a sentirse valorados por la organización. Es importante tomar estos puntos y hacer gestión sobre los con mayor frecuencia para seguir promoviendo la participación en estos espacios.
- Retroalimentación constante: Al escuchar la opinión de los trabajadores, la organización podrá evaluar la efectividad de sus planes de acción, adaptación de acciones ya implementadas y/o generar nuevos planes de mejora continua.
IMPORTANTE: Si bien, por sistema, es posible incorporar preguntas abiertas en todas las dimensiones y en el orden que desees, recomendamos que exista una dimensión final que agrupe las preguntas abiertas y que idealmente no sean más de tres, considerando no extender la encuesta más de lo necesario.
¿Cómo incorporar una pregunta abierta en la encuesta desde Talana?
Para añadir una pregunta abierta al crear una encuesta desde plantilla o desde cero, deberás seguir la siguiente ruta:
- Desde la creación de una encuesta (plantilla o desde cero) > deberás seleccionar una dimensión a la cual quieras añadir una pregunta.
- Encontrarás el botón: + Añadir nueva pregunta > al dar clic a ese botón, podrás elegir entre dos tipos de preguntas: Selección única o Pregunta de texto.
- Selección de cantidad de niveles de la escala.
- Tener una escala con múltiples niveles proporciona a las organizaciones una visión más granular de los resultados.
- Facilita la identificación de aspectos específicos que necesitan atención.
- Ayuda a analizar tendencias y patrones en los datos, lo que puede ser útil para la toma de decisiones informadas y una planificación acorde a las expectativas y necesidades de los trabajadores.
- Contribuye en la comparación de resultados a lo largo del tiempo (considerando avances o retrocesos) o entre áreas de trabajo.
- Nombre de nivel.
Asignar nombres a los niveles de una escala de interpretación de resultados, es esencial para que los trabajadores y administradores del módulo comprendan fácilmente lo que cada nivel representa. Debemos considerar elementos como:
- Claridad y simplicidad: Usa términos fáciles de entender que reflejen claramente el sentimiento o la percepción.
- Orden: Asegúrate de que los nombres reflejan un rango claro, desde lo más negativo hasta lo más positivo.
- Consistencia: Mantén un formato coherente en toda la escala para evitar confusiones.
Por ejemplo: Muy deficiente - Deficiente - Regular - Bueno - Excelente
- Topes de nivel.
Considera el desde y hasta de cada nivel, su grado de acidez puede variar de acuerdo a los objetivos de cada organización. Al seleccionar la cantidad de niveles, Talana asignará topes de nivel a partes iguales para cada segmento, sin embargo, como administrador podrás configurar según tus necesidades y expectativas del proceso.
- Uso de escala recomendada Talana.
A continuación, encontrarás un listado de preguntas y recomendaciones generales que te ayudarán a preparar un proceso de medición de clima
- ¿Cuál es el mejor momento para medir clima?
Cada organización deberá definir en que momento del año es más adecuado realizar el lanzamiento de su medición de clima, sin embargo, te recomendamos considerar el calendario de eventos habituales de tu organización y también las festividades nacionales. La idea de esto, es dar un lugar especial a la medición, principalmente para que no se vea empañada por otro evento y por ello la tasa de participación se vea reducida.
- Plan comunicacional
Para poder alcanzar un alto porcentaje de participación en una medición de clima, es importante realizar un plan comunicacional o de sensibilización en donde se informe a la organización sobre la importancia de este proceso, especificar cuando se realizara y a través de que medio.
- ¿Existe un porcentaje ideal de participación en la encuesta?
Cada organización deberá definir cuál es su porcentaje ideal de participación en su medición de clima laboral, pero en general, se considera que una participación del 70% al 80% es adecuado. Este rango asegura que los resultados reflejen adecuadamente la opinión de los empleados y proporciona una base sólida para tomar decisiones informadas.