- Realizar una medición de clima nos permite conocer la percepción de los trabajadores respecto a cualidades del ambiente laboral en el que se desempeñan.
- El clima laboral, influye directamente en los futuros comportamientos y motivaciones de los trabajadores, como también el compromiso con la organización.
- Los resultados permiten generar una pauta de acción con planes de mejora específicos.
En Talana podrás crear un proceso de medición de clima laboral a través de los siguientes pasos:
Paso 1: Configurar encuesta
- Los temas a medir serán agrupados en dimensiones.
- Se compone de afirmaciones, enunciados o preguntas.
- El formato de las preguntas puede variar entre selección única o preguntas abiertas.
- Es posible invertir la fórmula de cálculo de algunas preguntas en caso de ser necesario.
- Podrás crear una encuesta utilizando la plantilla dispuesta por Talana, o bien construir tu propia encuesta.
Para crear tu primera encuesta, deberás seguir la siguiente ruta:
Menú lateral> Encuestas > botón: Crear nueva > Selecciona cómo crear tu encuesta> Crear desde plantilla o Crea una nueva encuesta.
- Crear encuestas desde plantilla:
Plantilla pre cargada en el módulo y creada por un equipo experto de Talana, para clientes que quieren actualizar la suya o que no tienen una propia. Esta encuesta tiene un total de 96 afirmaciones, distribuidas en 13 dimensiones, pensando en abarcar todo tipo de industrias, situaciones y otras variables. Te recomendamos revisar la plantilla y eliminar todo aquello que no haga sentido para el contexto de tu organización. Es editable, por lo cual podrás modificar, incorporar o eliminar preguntas y dimensiones de acuerdo a las necesidades de tu organización, manteniendo únicamente las afirmaciones sobre las cuales vas a generar planes de acción durante el siguiente período.
¿Cómo crear una encuesta desde plantilla en Talana?
- Paso 1: Menú lateral> Encuestas > botón crear nueva > Crea desde plantilla > Crear.
- Paso 2: Cambiar el nombre de la encuesta.
- Paso 3: Editar opciones de respuesta (de 3 a 10 opciones), cantidad de favorables (de 1 a 3) y nomenclatura a utilizar.
- Paso 4: Revisar y editar dimensiones para que se mida solo los temas sobre los que se va a trabajar.
- Paso 5: Revisar y editar enunciados para que se adecúen al contexto.
- Paso 6: Guardar.
- Crear encuestas desde cero:
Serán afirmaciones que el administrador del módulo (cliente) debe construir y cargar en la plataforma. No existe un límite de dimensiones o preguntas a incorporar en la encuesta por sistema, pero recuerda que lo ideal es incorporar temáticas sobre las cuales podremos hacer algún tipo de gestión, sin extender la encuesta más de lo necesario.
¿Cómo crear una encuesta desde cero en Talana?
- Paso 1: Menú lateral > Encuestas > botón crear nueva > Crea una nueva encuesta > Crear.
- Paso 2: Nombre encuesta (no se puede repetir)
- Paso 3: Editar opciones de respuesta (de 3 a 10 opciones), cantidad de favorables (de 1 a 3) y nomenclatura (nombre de las opciones de respuesta).
- Paso 4: Crear dimensiones (mínimo una) con nombre y descripción.
- Paso 5: Cargar enunciados (mínimo 1 por dimensión) de selección única o texto.
- Paso 6: Guardar.
Paso 2: Configurar escala
- Se utiliza para interpretar resultados.
- Los resultados sirven para identificar áreas de mejora, fortalezas y dolores en el entorno laboral y con la escala que configures podrás entender mejor los resultados obtenidos.
- El uso de una escala proporciona un lenguaje común para analizar y debatir sobre el clima laboral.
- Se compone de un conjunto de criterios, categorías o niveles.
- La cantidad de niveles puede variar.
Para crear tu primera escala, deberás seguir la siguiente ruta:
- Paso 1: Menú Escalas > botón crear nueva.
- Paso 2: Nombre escala y cantidad de niveles (3 a 10).
- Paso 3: Definir un nombre para cada nivel.
- Paso 4: Definir tope de cada nivel (por defecto divididos en partes iguales).
- Paso 5: Guardar.
Paso a paso desde Talana:
Paso 3: Configurar medición
- Configurar encuesta:
Desde el menú lateral izquierdo, selecciona el botón: Mediciones, luego deberás dirigirte a la parte superior derecha de la pantalla y seleccionar el botón: + Crear nueva.
Una vez creado el proceso, ingresarás a una vista en donde podrás configurar tu encuesta. Deberás seleccionar encuesta de clima o bien ir al botón Crear nueva encuesta. Una vez seleccionada la encuesta, deberás ir al botón: Continuar.
A continuación, encontrarás una previsualización de la encuesta. Desde esta pantalla, tendrás acceso a ver las opciones de respuesta, dimensiones y preguntas, sin embargo el contenido no podrá ser editado. Si lo requieres, siempre puedes volver atrás y hacer los cambios necesarios.
- Configurar escala:
En esta pantalla, podrás seleccionar la escala que quieres asociar a la medición o crear una nueva.
Una vez seleccionada la escala, podrás acceder a una previsualización de la escala seleccionada, la que no podrá ser modificada. Si necesitas hacerlo, siempre puedes volver al paso anterior.
Luego deberás avanzar con ayuda del botón: Continuar
- Configurar medición:
En este paso, podrás personalizar tu medición indicando un nombre, fecha y hora de lanzamiento, junto a la fecha y hora de cierre del proceso de medición de clima.
Para seleccionar la fecha de lanzamiento y de cierre, deberás pulsar el cuadro fecha desde y fecha hasta (según sea el caso). Seleccionar el mes y el día en el cual se dará inicio y término al proceso. Una vez seleccionadas las fechas, deberás guardar tu selección a través del botón: Aplicar.
Para configurar la hora de lanzamiento y de cierre de la medición, deberás pulsar el cuadro Hora desde y luego Hora hasta.
Desde la casilla Hora, podrás digitar un número o bien utilizar las flechas dispuestas para aumentar o disminuir el número a seleccionar. En ambos casos, el 12 será la alternativa máxima de horario a configurar.
Desde la casilla Minuto, podrás digitar un número o bien utilizar las flechas dispuestas para aumentar o disminuir el número a escoger. En ambos casos, el márgen de tiempo a seleccionar será de 30 minutos. Para finalizar, deberás indicar si este horario es AM o PM, para luego guardar tu selección a través del botón: Aplicar.
Finalmente, podrás activar el envío de notificaciones y recordatorios a través del checkbox dispuesto al lado de cada alternativa de notificación. Desde la casilla Recordar cada (n° de días), es posible digitar un número o bien utilizar las flechas dispuestas para aumentar o disminuir la cantidad de días que serán considerados para el envío de correos solo a aquellos trabajadores que aún no responden a la encuesta.
Paso 4: Asignar participantes
Podrás configurar el alcance de la medición, seleccionado a todos los trabajadores activos en la base de datos. Para esto deberás mantener activo el checkbox Toda la empresa participa.
Por otra parte, si deseas dirigir este proceso a un grupo acotado de trabajadores, deberás desmarcar el checkbox Toda la empresa participa. Al realizar esta acción, aparecerán una serie de casillas desde donde podrás seleccionar a qué segmento de personas deseas encuestar. Dentro de las alternativas, podrás seleccionar: personas, gerencias, sucursales, razón social, centro de costos, grupos manuales, cargos.
Consideraciones para elegir segmentos a encuestar:
a.- La selección de segmentos no es exclusiva, por ejemplo: podrías seleccionar más de una gerencia, sucursal o centro de costo.
b.- Puedes escoger más de un segmento, por ejemplo: gerencia comercial y sucursal casa matriz. En este caso, es importante tener en cuenta, que esta selección no es un filtro. Por lo tanto, al seleccionar estos dos segmentos, Talana entenderá que toda la gerencia comercial y toda la sucursal casa matriz participan en el proceso de medición.
c.- Si utilizas el segmento personas, deberás seleccionar como mínimo a tres trabajadores, este criterio está orientado a resguardar el anonimato de quien responde. En caso de no llegar a este mínimo de encuestados, el dashboard de resultado estará bloqueado.
Adicionalmente, podrás activar el filtro de antigüedad laboral que aparecerá expresado en meses e indicar la cantidad de meses a considerar. Talana considerará la fecha indicada en la ficha del trabajador y la fecha programada como inicio de la medición y en base a esos datos, calculará si el trabajador cumple o no con el filtro de antigüedad aplicado.
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IMPORTANTE: La selección de participantes, guarda directa relación con la base de trabajadores activos en el módulo de Gestión de Personas o Remuneraciones (según módulo contratado). Es por ello, que el proceso de medición respetará la estructura organizacional al momento de ser publicada, tomando en cuenta datos como gerencias, sucursales y centros de costo declarados en la ficha de cada trabajador. Luego del lanzamiento de la encuesta Talana tomará una “fotografía” de la estructura organizacional, por lo cual, si existe una actualización de estructura post lanzamiento de medición, este cambio no se verá reflejado en la medición configurada.
Una vez completado este último paso, tu medición está lista para ser enviada en la fecha programada. Desde la pantalla Mediciones, podrás visualizar un cuadro resumen con el nombre de tu medición, encuesta asociada, fecha de inicio, fecha de fin, estado (en asignación, programada, en progreso, finalizada), participación (con el % de avance) y el botón acciones desde donde podrás editar o eliminar tu medición.
Una vez que la encuesta ha comenzado, los trabajadores tendrán las siguientes vistas:
Al ser notificados:
- Al correo corporativo:
Desde la casilla no-reply@talana.com
Asunto: Nueva encuesta de clima por responder
Desde la casilla no-reply@talana.com
Asunto: Recordatorio encuesta de clima
- Desde Portal del trabajador versión web:
- Desde App Talana Next:
Al responder la encuesta:
- Desde Mi Talana o Portal del Trabajador versión web:
- Desde App Talana Next:
IMPORTANTE: Una vez que el trabajador responda la encuesta, no podrá registrar una nueva respuesta. En caso de intentarlo, en reemplazo de la encuesta, verá un mensaje indicando: “La encuesta ya fue respondida”.
Seguimiento y resultados:
Para monitorear tus procesos de clima, deberás estar atento a los distintos estados que aparecerán en la pantalla inicial de mediciones, a continuación te mostraremos sus nombres y qué significa cada uno.
Estados de una medición:
En asignación: el administrador ha iniciado la configuración, sin embargo, está pendiente la asignación de participantes. Considerando la fecha programada para el inicio, Talana enviará una notificación al administrador para que recuerde asignar participantes antes de llegar a la fecha de inicio de la medición. Desde el botón Acciones, podrás asignar participantes, editar o eliminar el proceso.
Programada: el proceso ha sido configurado correctamente y se encuentra a la espera de iniciar (de acuerdo a la fecha y hora indicada). Desde el botón Acciones, podrás editar o eliminar el proceso.
En Progreso: el proceso de medición ha comenzado. Solo podrás editar la fecha de término de la medición. Desde el botón Acciones, podrás ver resultados, editar o eliminar el proceso.
Finalizada: el proceso de medición ha concluido (de acuerdo a fecha y hora configurada para tal efecto). A través del botón Reabrir, podrás ingresar a la configuración del proceso para extender la fecha y hora de término de la medición. Desde el botón Acciones, podrás ver resultados, consultar, reabrir o eliminar el proceso.
IMPORTANTE: Cuando el estado de la medición esté En Progreso o Finalizada, solo podrás editar la extensión de fecha y hora de término de la medición. No será posible realizar ediciones en la encuesta, escala, participantes o en la configuración de notificaciones y recordatorios de la medición.
Consideraciones a la hora de consultar resultados:
- Para seguimiento, los administradores deberán ingresar al dashboard y el estado de la medición deberá ser: En Progreso.
- Para acceder a resultados por segmento, es necesario tener un mínimo de 3 respuestas.
- Los segmentos disponibles en el dashboard, deben estar creados previamente desde el módulo GdP o Rem.
- Una vez Finalizada la medición, podrás Consultar o Reabrir una medición.
- Al Reabrir una medición, solo podrás extender la fecha de término.
Dashboard de resultados
Podrás acceder a los resultados de la medición a través de la siguiente ruta:
Menú mediciones > identifica el nombre de la medición a la cual quieres ingresar > botón acciones> Ver resultados.
En el dashboard, encontradas 3 pestañas:
- Resumen
Bajo el título Resultado General, encontrarás el porcentaje de favorabilidad global de la medición. Esta vista utilizará los parámetros establecidos en la escala configurada
(cantidad de niveles, nombres y topes indicados al crear la escala).
Podrás monitorear el porcentaje de avance de la medición, bajo el título Progreso evaluación.
En el apartado Resultados por dimensión, tendrás un comparativo entre dimensiones y porcentaje de favorabilidad de cada una de ellas. Esta vista te permitirá identificar rápidamente aquellas dimensiones con resultados más favorables y aquellas en donde existen resultados menos favorables.
Finalmente, en el título Afirmaciones mejor y peor evaluadas por dimensión encontrarás un resumen con el ranking de las preguntas por cada dimensión.
- Afirmación por dimensión
Desde este botón, podrás ingresar a las dimensiones de tu encuesta y conocer la distribución de respuestas en cada una de las preguntas. De esta manera, será mucho más fácil entender el resultado obtenido en cada dimensión.
- Comparador
Podrás seleccionar segmentos (gerencia, sucursales o centros de costo) y comparar resultados y tasa de participación en todas las dimensiones o seleccionar una en específico.
Todos estos filtros te ayudarán a monitorear o revisar el resultado de la medición en tiempo real.
Adicionalmente, podrás descargar reportes en formato Excel. Por un lado, tendrás el reporte Segmentado que te ayudará a obtener datos cuantitativos, es decir porcentaje de favorabilidad por segmento para dimensión y pregunta. Y por otro lado, podrás acceder al reporte General, el cual contiene información cualitativa, considerando en una primera pestaña con la frecuencia obtenida en cada opción de respuesta por pregunta y en una segunda pestaña las respuestas a todas las preguntas abiertas incorporadas en la medición.