Glosario de términos
- Enrolamiento: solicitud que se envía al trabajador para la creación de una clave personal para la firma de documentos.
- Contraparte: persona encargada de dar validez a un documento a través de su firma. Las contrapartes generalmente son representantes legales, gerentes generales, gerentes de RRHH o aquellos con un poder de firma en su organización.
- Firma Digital: código QR generado en el documento al momento de firmar. Éste se crea al momento de enrolarse.
- Flujo de firma: solicitud de firma a trabajadores y contrapartes.
- Parcialmente enrolado: estado de enrolamiento en el cual se ha realizado su solicitud pero no ha sido finalizada por el trabajador.
Buenas prácticas y consideraciones
- La clave creada al enrolarse debe ser alfanumérica para mayor privacidad.
- Se recomiendo realizar el proceso de enrolamiento masivo a través de grupos, los cuales han sido creados previamente desde el módulo de Gestión de Personas.
- No enviar más de 500 solicitudes de enrolamiento.
- Para aquellos trabajadores en el extranjero (trabajador o contraparte), se puede solicitar activar una configuración de empresa, la cual permite solicitar el enrolamiento a través del correo personal. Considera que esta configuración queda activa para toda la empresa, no únicamente para el trabajador.
- Para solicitar la firma de documentos de manera masiva, estos deben ser guardados en PDF y bajo el mismo nombre al momento de cargarlos a Talana. Por ejemplo: Anexo de reajuste IPC ✅ v/s Anexo de reajuste IPC - (nombre del trabajador) ❌.
- El límite de carga de documentos son 300 documentos máximos por carga y no deben pesar más de 30MB cada uno.
- Los documentos ubicados en la Biblioteca empresa tienen un máximo de 8 firmas por documento. Las firmas deben ser solicitadas trabajador por trabajador a medida que van firmando.
- Desde el módulo de Gestión de Personas se pueden enviar a firmar 1.000 documentos por proceso.
- Desde el módulo de Firma Digital se pueden enviar a firmar 500 documentos por proceso.
Presentación de lanzamiento a los trabajadores
Te compartimos una presentación (PPT) para que puedas realizar el lanzamiento oficial del módulo de Firma Digital en tu organización.
Descargar Presentación de lanzamiento Firma Digital