Buenas prácticas en Firma Digital

• Enrolamiento: Solicitar a nuestros trabajadores que puedan crear una clave personal, para que puedan firmar documentos.
• Contraparte: Persona encargada de dar validez a un documento, como contrato y/o anexos, generalmente son: Representantes Legales, Gerentes Generales, Gerentes de RRHH. Debe tener un poder de firma en su organización. 
• Firma Digital: Código QR generado en el documento, a través de la clave creada cuando solicitamos enrolar a nuestros trabajadores. 
• Flujo de Firma: Solicitud de Firma a trabajadores y contrapartes.
• Parcialmente Enrolado: Solicitud de enrolamiento realizada por el administrador, pero no finalizada por el trabajador.

• La clave de enrolamiento debe ser alfanumérica, para mayor privacidad.
• El proceso de enrolamiento masivo, recomendamos realizarlos vía “grupos” (creados previamente desde GdP).
• No enviar más de 500 solicitudes de enrolamiento.
• Si tienen personal en el extranjero (colaborador o contraparte) pueden solicitar activar una configuración de empresa, que solicite el enrolamiento vía correo personal. Queda activo para toda la organización no solo para ese trabajador puntual.
• Al momento de cargar documentos a Talana, estos deben estar guardados bajo el mismo nombre para solicitar la firma masiva de estos. Ej: Anexo de reajuste IPC ✅ / Anexo de reajuste IPC - Juan Perez ❌ / siempre en PDF para que puedan ser firmados.
• Cuando carguemos documentos a Talana, el límite son 300 documentos máximos - no deben pesar más de 30MB.
• Biblioteca de documentos: Maximo 8 firmas en un documento. Debemos solicitarlos uno a uno, una vez firmado por una persona.
• Desde GdP: se pueden enviar a firma 1000 documentos.
• Desde FD: se pueden enviar a firma 500 documentos.
• Documentos que pueden ser firmados digitalmente por Talana: Documentos laborales como contratos de trabajo, anexos, finiquitos, liquidaciones, papeletas de vacaciones.

Te compartimos una presentación (PPT) para que puedas realizar el lanzamiento oficial del módulo de Firma Digital en tu organización.

Descargar Presentación de lanzamiento Firma Digital