Para simplificar la implementación del canal de denuncia en tu empresa, hemos habilitado en nuestro módulo Centro de Requerimientos un perfil llamado Administrador de Denuncias el cual tiene la facultad de configurar un canal de denuncia interno de carácter confidencial.
Roles del canal de denuncia
Administrador de Denuncias: es aquel que posee control sobre la configuración del canal de denuncia y otorga la facultad al responsable de gestionar las denuncias de ese canal y al supervisor de hacer seguimiento a la gestión del responsable.
Supervisor: podrá visualizar el listado de todos los requerimientos que tenga asignado. Este tendrá la opción de realizar las siguientes acciones:
- Visualizar las denuncias
- Enviar un recordatorio a los responsables del ticket
- Cambiar al responsable asignado
- Responder el ticket
- Eliminar el ticket
El supervisor podrá visualizar en todo momento el estado de cada una de las denuncias, gestionar los tickets y enviar recordatorios a los responsables de éstos. Además, podrá visualizar los tiempos de respuesta y resolución de cada uno de los tickets.
Te recomendamos que para el canal de denuncia sea el mismo Administrador de Denuncias quien tome el rol de Supervisor, por temas de confidencialidad de la información.
Responsable: se asigna como responsable a aquel que debe visualizar las respuestas del denunciante y responder ante la solicitud levantada. El responsable gestionará las consultas desde el portal del trabajador, dirigiéndose al menú lateral izquierdo, opción Centro de Requerimientos, por lo que no requiere tener un perfil de administrador.
Para el canal de denuncia se recomienda que se asigne como responsable a quien realizará la investigación interna de la denuncia.
¡Importante!
Ten en cuenta que todas las personas en tu empresa que tengan el perfil Analista de Pago Superpoderoso podrán otorgar el perfil Administrador de Denuncias. Además, por temas de confidencialidad el perfil Operador de CdR no tendrá acceso a los canales que cree la persona que cuente con el perfil Administrador de Denuncias.
Paso a paso para habilitar el canal de denuncia interno
- Para asignar el perfil Administrador de Denuncias debes ser administrador de Talana y contar con el perfil Analista de Pago Superpoderoso.
- Si cuentas con el perfil Analista de Pago Superpoderoso accede a la ficha del trabajador al cual le otorgarás la facultad de Administrador de Denuncias y dirígete a la pestaña Persona.
- En el campo Grupos de autorización, selecciona el perfil Administrador de Denuncias.
2.1 Una vez tengas asignado el perfil Administrador de Denuncias, podrás configurar el canal de denuncia ingresando en Talana al módulo Centro de Requerimientos.
- Desde aquí, ingresa al menú lateral izquierdo en Configuraciones, donde encontrarás tres pestañas: Canales, Flujos y Formularios.
2.2 Para comenzar, ingresa a la pestaña Formularios. Desde aquí asegúrate de haber hecho clic en el checkbox ¿Es denuncia? El que restringirá la vista de este formulario al perfil Operador de CdR tradicional o a otros responsables y supervisores en caso de tener más de un canal de denuncia creado. Aprende cómo crear un formulario aquí.
2.3 Una vez creado el formulario, dirígete a la pestaña Flujos y crea un nuevo flujo. Asigna tu formulario al flujo y configura las opciones de respuesta y visualización, además de asignar responsables a las etapas. Aprende cómo crear un flujo aquí.
2.4 Por último, una vez configurado el flujo, dirígete a la pestaña Canal, aquí tendrás que crear un nuevo canal y darle un nombre, asignar el formulario si es un canal simple o el flujo si es un canal con etapas, elegir el tipo de canal que estás creando, entre otras configuraciones. Aprende cómo crear un canal aquí.
Consideraciones: si tu organización requiere más de un canal de denuncia debido a su estructura, ten en cuenta que los responsables y supervisores asignados a un canal no tendrán acceso a la información de otro canal y viceversa, a menos que los mismos responsables y supervisores estén asignados a ambos canales.
Implementar esta funcionalidad mejorará la transparencia y confidencialidad en la gestión de denuncias dentro de tu organización, garantizando un entorno de trabajo más seguro y justo para todos los trabajadores.
Para apoyarte en la configuración del canal de denuncia te compartimos un formulario tipo que podrás utilizar como ejemplo para crear formularios, el cual encontrarás adjunto al final del artículo: