Primeros pasos

¡Bienvenido a Talana!

Estás a punto de comenzar la implementación del módulo de Gestión de Personas. A continuación, te proporcionaremos toda la información necesaria para iniciar este proceso.

Esta etapa inicial se dividirá en dos partes: Empresa y Empleados.

En la primera fase del proceso, debes poblar la base de datos con la información de las razones sociales y la estructura organizativa de la empresa, incluyendo gerencias, sucursales, centros de costos y otros datos relevantes. Esto nos permitirá, en la siguiente fase, cargar la información personal y contractual de los colaboradores de manera completa y precisa.

¡Comencemos!

EMPRESA

Para poblar la información de la empresa, te recomendamos seguir el siguiente orden:

1. Razón social: Corresponde a la creación de la ficha con la información de cada razón social a administrar, incluyendo datos como giro, dirección, representante legal, entre otros. 

Las razones sociales se pueden crear de  manera individual y masiva. Revisa el paso a paso en detalle en el artículo Razones sociales.

2. Unidad organizacional: Corresponde a la creación de áreas o departamentos dentro de la organización, en función de la estructura y cargos.

Las unidades organizacionales se pueden crear de  manera individual y masiva. Revisa el paso a paso en detalle en el artículo Gerencias.

3. Sucursales: Corresponde a la creación de los distintos lugares de trabajo donde los colaboradores ejercen sus funciones. Por ejemplo, casa matriz, sala de ventas.

Las sucursales se pueden crear de  manera individual y masiva. Revisa el paso a paso en detalle en el artículo Sucursales.

En caso de que solo cuentes con una sucursal o casa matriz, esta se debe crear de igual forma con la dirección asociada, ya que es un campo obligatorio para el LRE (Libro de remuneraciones electrónico)

4. Centros de costos: Corresponde a unidades organizativas dentro de la empresa utilizada para mejorar la gestión y asignación de recursos. 

Los Centros de costos se pueden crear de  manera individual y masiva. Revisa el paso a paso en detalle en el artículo Centro de costos.

 

 

EMPLEADOS

Una vez poblada la información de la razón social, el siguiente paso es crear a los colaboradores: tanto vigentes al día de hoy, como quienes dejaron de prestar servicios en la empresa (Finiquitados). Para la carga de estos últimos, considera que debe ser el mismo periodo de la carga de liquidaciones históricas. Por ejemplo, si para la carga histórica vas a informar los últimos 12 meses, se debe considerar el mismo periodo de tiempo para informar los colaboradores vigentes y finiquitados.

Además de la creación de empleados, en esta etapa te recomendamos también realizar la carga del registro de vacaciones: solicitudes y saldos de  los colaboradores, el cual te asegurará contar con los saldos correctos de vacaciones desde el inicio de la implementación. Para la carga de ambos registros te  recomendamos seguir el siguiente orden:

1. Creación de empleados: Corresponde a la creación de la ficha de cada colaborador, donde podrás registrar datos personales tales como dirección, estado civil, profesión, teléfono y correo electrónico, datos contractuales como la razón social por la cual fue contratado, gerencia a la que pertenece, cargo y jefatura, datos previsionales como la AFP a la cual está afiliado, plan de salud y ahorros voluntarios, forma de pago y los datos bancarios para el depósito de la remuneración, tipo de contrato y finalmente datos complementarios como la información de su grupo familiar (que se utiliza para el pago de asignación familiar si corresponde), información de salud y contactos de emergencia, beneficios adicionales como días  adicionales de vacaciones, entre otros campos de la ficha.

Al igual que en la creación de la estructura empresa, las fichas las podrás crear tanto de forma individual como masiva. Revisa el paso a paso en el artículo Creación de empleados, donde encontrarás los campos obligatorios y los mínimos para considerar una ficha en estado "completa".

2. Línea base de vacaciones: Corresponde a la carga de los días de vacaciones disponibles con los que cuenta cada colaborador a una fecha determinada. La carga de la línea base permite evitar la carga de solicitudes históricas de vacaciones, los cuales fueron administrados por el anterior software. 

Revisa el paso a paso para la carga en el artículo Línea base de vacaciones.

3. Carga histórica de vacaciones: Corresponde a la carga de todo el historial de solicitudes de vacaciones y sus respectivos estados, para cada uno de los colaboradores. 

Esta carga es complementaria a la carga de la línea base del punto anterior. Revisa el paso a paso para la carga histórica en el artículo de Vacaciones.

 

 

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