Solicitudes de Firma Individual

Solicitud de firma documentos Solicitud de firma liquidaciones Glosario

En esta sección, encontrarás como enviar a firmar los distintos documentos del colaborador de manera individual.

Antes de comenzar, algunas consideraciones para enviar solicitudes de firma:

  • El documento que deseas enviar a firmar, debes tenerlo generado o cargado previamente antes de realizar el proceso de firma. 
  • Tanto el colaborador como la contraparte de firma del documento (por parte de la organización), deben estar enrolados para poder firmar.
  • El documento considerado para firmar, debe estar en formato PDF, versión superior a 1.2 (ya sea generado desde Talana o cargado directo a la ficha del colaborador).
  • Define el flujo de firma antes de iniciar el proceso para agilizar la solicitud.
  • Asegúrate que todos los colaboradores, incluidas las contrapartes, tengan en su ficha el número de teléfono personal y su email personal. Además, valida que tengan asignado los permisos correspondientes, que les permitirán acceder a la aplicación TalanaNext, a través de la cual podrán firmar sus documentos. Para asignar permisos debes seguir la siguiente ruta:  Ficha del colaborador →  pestaña Condiciones → Permisos Si requieres más información de los permisos, ingresa al artículo permisos del trabajador.
  • El número de teléfono en la ficha debe estar ingresado con 9 dígitos (Ejemplo: 978962456), y debe ser igual al que se muestra al momento de enrolar al colaborador.

La solicitud de firma individual, se realiza desde la ficha del colaborador. Para esto, dirígete a esta ruta: Ficha del colaborador > pestaña carpeta. Luego posiciónate en la carpeta en la cual guardaste el documento que deseas enviar a firmar:

imagen 5.png

Busca el documento y en la columna “Firma”, haz clic en el icono de “llave” color gris:

imagen 6.png

 

Aparecerá la modal de firma. Aquí tendrás que seguir el paso a paso que te detallaremos a continuación: 

solicitudind3.png

Forma de solicitar firmas: selecciona el flujo de firma, el cual definirá el orden en que las partes firmarán el documento.

solicitudind4.png

¿Solicitar firma al colaborador? indicar si el colaborador debe o no firmar el documento que se está enviando a firmar. Al seleccionar “No”, solo firmará la contraparte indicada en el flujo.

solicitudind5.png

Contraparte: ingresa la contraparte que firmará el documento.

Segunda contraparte (opcional): si el flujo tiene más de una contraparte que debe firmar el documento, ingrésala en este campo. En caso contrario, se deja en blanco.

Para finalizar el proceso, haz clic en “Solicitar firma” y se enviará el SMS y email con la notificación a las partes firmantes:

06.png

 

Una vez que enviamos a firma el documento, este cambia de estado al visualizar su carpeta nuevamente:

imagen 7.png

 

Y al hacer clic en el reloj de “Esperando firma”, podrás visualizar de las partes quiénes ya firmaron y quiénes no:

imagen 8.png

 

¿Fue útil este artículo?
Usuarios a los que les pareció útil: 4 de 7

Artículos en esta sección

Horarios de atención por chat: Disponible en www.talana.com
Lunes a Jueves: 9:00 Hrs. - 18:30 Hrs. (GMT-4) ; Viernes: 9:00 Hrs. - 17:30 Hrs. (GMT-4) .
Consultas de Selección ingresar a seleccion.talana.com
Contactarse a través del chat o a soporteseleccion@talana.com