Cambio de Razón Social

¿Tu empresa cambia de razón social y necesitas hacer el cambio de empleador en la ficha de los colaboradores? En este artículo te enseñaremos cada uno de los pasos que debes considerar al realizar dicho movimiento, y especialmente cuando vas a reconocer antigüedad y vacaciones.

Lo primero que vamos aclarar es que los distintos movimientos que te vamos a mostrar a continuación aplicarán solo en el caso que los trabajadores permanezcan dentro de la misma base de datos. Dicho esto, los pasos a seguir son los siguientes:

Pasos Previos: Recopilar información de los Colaboradores

Antes de realizar cualquier movimiento, te recomendamos recopilar información de los colaboradores para facilitar los proceso de carga que tendrás que hacer mas adelante, para esto necesitas descargar a lo menos estos reportes:

  • Maestro de empleados: Para descargar el maestro de empleados debes ir al menú lateral > empleados > botón verde. Descargar el maestro de empleados te permitirá tener la información relacionada a la fecha de contratación con la razón social actual, los campos personalizados que tiene el trabajador y otros campos dentro de la ficha.

  • Crear un reporte personalizado de tipo contrato personas: Con este tipo de reporte podrás obtener la misma información que el maestro de empleados, pero acotado a lo que necesitas. Para poder crear un reporte de este tipo primero debes saber que solo lo podrás realizar en el caso que cuentes con el módulo de remuneraciones. Segundo, para poder generar uno debes ir a reportes > personalizados > editor de reportes personalizados > botón +. Tercero, algunos campos que deberías agregar son: Persona_rut, Persona_Nombre, Personas_Apellido Paterno, Personas_Apellido Materno, Tipo Contrato_Nombre, Personas Empresa_Fecha Contratacion, Persona Empresa_desde, Persona Empresa_hasta, los campos personalizados que tengas creados, Sueldos_Meses Imponibles Conocidos, Persona Empresa_Meses imponibles Reconocidos Desde, Sueldos_Sueldo Base. Para saber mas sobre los reportes personalizados, puedes ingresar aquí.

  • Reporte "detalle de vacaciones pendientes": Para descargar este reporte debes ir al menú lateral > reportes > ausentismos > detalle de vacaciones pendientes > acá tienes que definir una fecha a la cual necesitas la información, que debería ser al ultimo día en que los trabajadores permanecerán en la actual razón social. Ejemplo " Si los trabajadores parten en la nueva razón social a partir del 01 de septiembre, entonces el reporte lo debes sacar con fecha del 31 de Agosto".

Teniendo los dos reportes anteriores, ahora puedes realizar lo siguientes procesos para hacer el cambio de empleador en la ficha de los colaboradores.

Paso 1: "Finiquitar a los colaboradores"

El primer proceso a realizar es finiquitar a los colaboradores que serán cambiados de razón social. El motivo de este proceso tiene relación con las versiones de contrato y de como se debe visualizar un cambio de Razón Social dentro de la ficha del trabajador. Dado que no realizar de manera correcta este tipo de movimiento podría traer otro tipo de consecuencias, que podrían afectar a otros cambios en la ficha, reprocesos, reliquidaciones futuras que vayas a realizar, etc.

Cuando hablamos de finiquitar nos referimos solo a generar el movimiento en la ficha, nada relacionado a cálculos u otros. Para hacer este movimiento de manera masiva, debes dirigirte al menú lateral > carga de datos > Cargar empleados (simple).

Segundo, debes seleccionar la opción actualizar contratos actuales retroactivamente > descargar la planilla de ejemplo > desmarcar todos los campos > seleccionar solo el campo motivo de egreso y fecha hasta

Tercero, completa la planilla cargando la fecha de término con la actual razón social y como motivo de egreso puedes usar "mutuo acuerdo de las partes". Completada la planilla deberás cargarla con la misma opción que seleccionaste al momento de descargar "actualizar contratos actuales retroactivamente".

Paso 2: "Recontratar a los colaboradores"

Tal como mencionamos en el paso anterior, el proceso de finiquitar es importante para que los movimientos contractuales en la ficha de los colaboradores que de manera correcta. Por tanto, luego de realizar el proceso anterior, deberás "Recontratar" a los colaboradores por la nueva razón social. Para generar este proceso debes usar el mismo cargador desde donde realizaste el movimiento anterior, vale decir desde el menú lateral > carga de datos > cargar empleados (simple). La diferencia es que ahora deberás seleccionar la opción de "Recontratar / Crear contratos previos" > descargas la planilla de ejemplo > desmarcas todos los campos y luego tienes que  seleccionar lo siguiente:

  • empleador Razón Social 
  • Tipo de contrato
  • hasta (para aquellos que sean plazo fijo)
  • Fecha de Contratación Reconocida para años de Servicio: este campo permite cargar la fecha de contratación del contrato con la razón social con la que estuvo el trabajador.
  • vacaciones reconocidas desde : Este campo  servirá para contabilizar las vacaciones proporcionales con la fecha de contratación del mes anterior y también para el conteo de las vacaciones progresivas.
  • Campos Personalizados: Respecto de los campos personalizados, te recomendamos volver a cargarlos nuevamente, por tanto, deberás seleccionar todos aquellos que necesites cargar nuevamente.

Los campos mencionados anteriormente son los mas importantes para la recontratación, no hace falta volver a ingresar todos los datos relacionados a nombre, dirección, teléfono del trabajador, etc.

Paso 3: "Carga de Línea Base de Vacaciones"

El tercer proceso corresponde al de mantener el saldo de las vacaciones con las que contaban los colaboradores. Para esto y como mencionamos anteriormente, es importante contar con el reporte de vacaciones pendientes. Teniendo la información de los saldos de vacaciones a la fecha en que termina el contrato con el antiguo empleador deberás realizar la siguiente carga. El primer paso es ir a carga de datos > otros cargadores > Línea Base de Vacaciones.

Ingresando a dicha pantalla debes descargar la planilla de ejemplo 

La forma de completar el archivo la puedes encontrar ingresando aquí. Para este articulo usaremos el siguiente ejemplo: 

El cambio de razón social es a partir del 01-09-2023, por lo tanto, la primera carga que realizamos fue finiquitar con fecha 31-08-2023. Luego recontratamos con fecha del 01-09-2023. Dicho eso, el archivo de vacaciones pendientes también se debió descargar con fecha del 31-09-2023. Realizado lo anterior, la forma de completar el archivo de línea base de vacaciones es la siguiente:

De esta manera, los colaboradores mantendrán los saldos correspondientes a pesar de haber cambiado de Razón Social. La carga del archivo debe ser con la opción de "subir nuevos".

Un punto importante a considerar con respecto de la vacaciones progresivas, es que al realizar la carga para recontratar a los empleados, incluyas la información correspondientes a los "meses imponibles reconocidos" y los "meses imponibles reconocidos desde" de tal forma, que a pesar del cambio, el conteo automático de los días siga ejerciendo.

Otras Consideraciones
Otros puntos a considerar en un proceso de cambio de razón social son los siguientes: Descuento Seguro de Cesantía.

Para aquellos trabajadores que cuenten con mas de 11 años cotizados, el cambio de razón social implica volver a cotizar, por tanto, si necesitas que se respete dicha antigüedad para que no se cotice por el cambio de razón social, deberás contactarnos a través de soporte.

Me falto cargar otro tipo de información en la ficha de los colaboradores ¿Cómo realizo esa carga?

Para poder cargar otros campos que tal vez faltaron al momento de realizar el proceso de Recontratación, deberás hacer ir a carga de datos > cargar empleados (Simple)> actualizar contratos actuales retroactivamente > descargar planilla de ejemplos > desmarcar todo > Seleccionar los campos que quieras completar. Este ejercicio lo debes hacer estando posicionado en el mes de proceso en que los colaboradores comienzan con la nueva razón social, vale decir, que si tomamos los ejemplos de los pasos anteriores, deberías estar posicionado en el mes de septiembre.

¿Qué fecha saldrá en los contratos, anexos y otros documentos que tenga creados en las plantillas?

Para que dentro de las plantillas y posteriores documentos que vayas a generar se muestre la fecha del primer contrato y no la nueva fecha de contratación por la razón social actual, deberás modificar tus plantillas, específicamente todas aquellas donde hagas uso del comodín {{fechaGeneroContrato}} tendrás que modificarlo por la siguiente condición

{% if contrato.fechaDeContratacionReconocidaParaAnosDeServicio%} {{contrato.fechaDeContratacionReconocidaParaAnosDeServicio }} {% else %} {{contrato.fechaContratacion}} {% endif %}

De tal forma, que con esto, en las plantillas saldrá la fecha que se reconocen para años de servicio y mes de aviso, y en el caso que no cuenten con ese campo, saldrá la fecha de contratación directo desde la ficha. El cambio en las plantillas debería quedar así: 

Liquidación de sueldo

Certificado de Permanencia (Antigüedad)

Y así, debería quedar cualquier otra plantilla en la que necesites mostrar la fecha de contratación con la antigua razón social y no con la nueva.

Antigüedad App Talana Next/MiTalana

Si existe un lugar en el que no podremos realizar el cambio de la fecha de contratación y por tanto de la antigüedad, es desde la vista en Talana next > mi mundo > ver ficha.

 

o desde mi.talana.com > Avatar.

¿Fue útil este artículo?
Usuarios a los que les pareció útil: 0 de 1

Artículos en esta sección

Más información
Horarios de atención por chat: Disponible en www.talana.com
Lunes a Jueves: 9:00 Hrs. - 18:30 Hrs. (GMT-4) ; Viernes: 9:00 Hrs. - 17:30 Hrs. (GMT-4) .
Consultas de Selección ingresar a seleccion.talana.com
Contactarse a través del chat o a soporteseleccion@talana.com