Cambio de Razón Social

¿Tu empresa cambia de razón social y necesitas hacer el cambio de empleador en la ficha de los colaboradores?

En este artículo te enseñaremos cada uno de los pasos que debes considerar al realizar dicho movimiento, y especialmente cuando vas a reconocer antigüedad y vacaciones.

Antes de continuar, es importante aclarar que los siguientes procedimientos solo serán aplicables si los colaboradores permanecen dentro de la misma base de datos. Dicho esto, procederemos a detallar los pasos a seguir.

Pasos Previos: Recopilar información de los Colaboradores

Antes de realizar cualquier movimiento, te recomendamos recopilar información de los colaboradores para facilitar los proceso de carga que tendrás que hacer más adelante, para esto necesitas descargar a lo menos estos reportes:

Maestro de empleados 

Para descargar el maestro de empleados debes ir al menú lateral > empleados > descargar maestro. Este reporte te permitirá obtener la información relacionada a la fecha de contratación, con la razón social actual, los campos personalizados que tiene el colaborador y otros campos dentro de la ficha. 

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Crear un reporte personalizado de tipo contrato personas

  • Con este tipo de reporte podrás obtener la misma información que el maestro de empleados, pero acotando los campos a lo que realmente necesitas.
  • Para poder generar uno debes ir a reportes > personalizados > editor de reportes personalizados > botón (+).
  • Algunos campos recomendados para agregar son: Persona_rut, Persona_Nombre, Personas_Apellido Paterno, Personas_Apellido Materno, Tipo Contrato_Nombre, Personas Empresa_Fecha Contratacion, Persona Empresa_desde, Persona Empresa_hasta, los campos personalizados que tengas creados, Sueldos_Meses Imponibles Conocidos, Persona Empresa_Meses imponibles Reconocidos Desde, Sueldos_Sueldo Base.

Para saber más sobre los reportes personalizados, puedes ingresar aquí

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Reporte “detalle de vacaciones pendientes” 

Para descargar este reporte debes ir al menú lateral > reportes > ausentismos > detalle de vacaciones pendientes.  

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Acá tienes que definir una fecha a la cual necesitas la información, que debería ser al último día en que los colaboradores permanecerán en la actual razón social. Ejemplo “Si los colaboradores parten en la nueva razón social a partir del 01 de septiembre, entonces el reporte lo debes sacar con fecha del 31 de agosto”.

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Obtenidos los dos reportes anteriores, ahora podrás realizar los siguientes procesos para hacer el cambio de empleador en la ficha de los colaboradores.

Paso 1: “Finiquitar a los colaboradores”

El primer proceso a realizar es finiquitar a los colaboradores que serán cambiados de razón social. El motivo de este proceso tiene relación con las versiones de contrato y de como se debe visualizar un cambio de razón social dentro de la ficha del colaborador. 

Importante:Si no lo realizas esta acción de manera correcta, este tipo de movimiento podría traer otro tipo de consecuencias, que podrían afectar a otros cambios en la ficha, reprocesos, reliquidaciones futuras que vayas a realizar, entre otros.

Cuando hablamos de finiquitar nos referimos solo a generar el movimiento en la ficha, nada relacionado con cálculos u otros. Para hacer este movimiento de manera masiva, debes dirigirte al menú lateral > carga de datos > Cargar empleados (simple).

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Luego, debes seleccionar la opción, actualizar contratos actuales retroactivamente > descargar la planilla de ejemplo > desmarcar todos los campos > seleccionar solo el campo motivo de egreso y fecha hasta.

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Finalmente, completa la planilla cargando la fecha de término con la actual razón social y como motivo de egreso puedes usar “mutuo acuerdo de las partes”. Completada la planilla deberás cargarla con la misma opción que seleccionaste al momento de descargar “actualizar contratos actuales retroactivamente”.

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Paso 2: “Recontratar a los colaboradores”

Tal como mencionamos en el paso anterior, el proceso de finiquitar es importante para que los movimientos contractuales en la ficha de los colaboradores que de manera correcta. Por tanto, luego de realizar el proceso anterior, deberás “Recontratar” a los colaboradores por la nueva razón social. Para generar este proceso debes usar el mismo cargador desde donde realizaste el movimiento anterior, vale decir, desde el menú lateral > carga de datos > cargar empleados (simple). La diferencia es que ahora deberás seleccionar la opción de “Recontratar / Crear contratos previos” > descargas la planilla de ejemplo > desmarcas todos los campos y luego tienes que seleccionar lo siguiente:

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  • empleador Razón Social 
  • Tipo de contrato
  • hasta (para aquellos que sean plazo fijo)
  • Fecha de Contratación Reconocida para años de Servicio: este campo permite cargar la fecha de contratación del contrato con la razón social con la que estuvo el colaborador.
  • vacaciones reconocidas desde: Este campo servirá para contabilizar las vacaciones proporcionales con la fecha de contratación del mes anterior y también para el conteo de las vacaciones progresivas.
  • Campos Personalizados: Respecto de los campos personalizados, te recomendamos volver a cargarlos nuevamente, por tanto, deberás seleccionar todos aquellos que necesites cargar nuevamente.

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Los campos mencionados anteriormente son los más importantes para la recontratación, no hace falta volver a ingresar todos los datos relacionados con nombre, dirección, teléfono del colaborador, entre otros.

Paso 3: “Carga de Línea Base de Vacaciones”

El tercer proceso corresponde a mantener el saldo de las vacaciones íntegro, con el que ya contaban tus colaboradores. Para esto, es importante contar con el reporte de vacaciones pendientes, para obtener la información de los saldos de vacaciones a la fecha en que termina el contrato con el antiguo empleador. Para realizar esta acción deberás realizar lo siguiente: 

Dirígete a la ruta: carga de datos > otros cargadores > Línea Base de Vacaciones.

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En esta pantalla descarga la planilla de ejemplo. 

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La forma de completar el archivo la puedes encontrar ingresando aquí.

Para este artículo usaremos el siguiente ejemplo: 

  • El cambio de razón social es a partir del 01-09-2023, por lo tanto, la primera carga que realizamos fue finiquitar con fecha 31-08-2023.
  • Luego recontratamos con fecha del 01-09-2023. Dicho eso, el archivo de vacaciones pendientes también se debió descargar con fecha del 30-09-2023. Realizado lo anterior, la forma de completar el archivo de línea base de vacaciones es la siguiente:

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De esta manera, los colaboradores mantendrán los saldos correspondientes a pesar de haber cambiado de razón social. La carga del archivo debe ser con la opción “subir nuevos”.

Un punto importante a considerar con respecto de las vacaciones progresivas, es que al realizar la carga para recontratar a los empleados, incluyas la información correspondiente a los “meses imponibles reconocidos” y los meses imponibles reconocidos desdede tal forma, que a pesar del cambio, el conteo automático de los días siga su curso de forma correcta.

Otras Consideraciones
Otros puntos a considerar en un proceso de cambio de razón social son los siguientes: Descuento Seguro de Cesantía.

Para aquellos colaboradores que cuenten con más de 11 años cotizados, el cambio de razón social implica volver a cotizar, por tanto, si necesitas que se respete dicha antigüedad para que no se cotice por el cambio de razón social, deberás contactarnos a través de soporte.

Me falto cargar otro tipo de información en la ficha de los colaboradores ¿Cómo realizo esa carga? 

Para poder cargar otros campos que tal vez faltaron al momento de realizar el proceso de Recontratación, tendrás que hacer lo siguiente:

Dirígete a la ruta: carga de datos → cargar empleados (Simple) → actualizar contratos actuales retroactivamente → descargar planilla de ejemplos → desmarcar todo → Seleccionar los campos que quieras completar. 

Para realizar este ejercicio debes validar que tu base esté posicionada en el mes de proceso en que los colaboradores comienzan con la nueva razón social, vale decir, que si tomamos los ejemplos de los pasos anteriores, deberías estar posicionado en el mes de septiembre.

¿Qué fecha saldrá en los contratos, anexos y otros documentos que tenga creados en las plantillas? 

Para que dentro de las plantillas y posteriores documentos que vayas a generar se muestre la fecha del primer contrato y no la nueva fecha de contratación por la razón social actual, deberás modificar tus plantillas, específicamente todas aquellas donde hagas uso del comodín {{fechaGeneroContrato}} tendrás que modificarlo por la siguiente condición:

{% if contrato.fechaDeContratacionReconocidaParaAnosDeServicio%} {{contrato.fechaDeContratacionReconocidaParaAnosDeServicio }} {% else %} {{contrato.fechaContratacion}} {% endif %}

De tal forma, que con esto, en las plantillas saldrá la fecha que se reconocen para años de servicio y mes de aviso, y en el caso de que no cuenten con ese campo, saldrá la fecha de contratación directa desde la ficha.

El cambio en las plantillas debería quedar así: 

Liquidación de sueldo

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Certificado de Permanencia (Antigüedad)

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Y así, debería quedar cualquier otra plantilla en la que necesites mostrar la fecha de contratación con la antigua razón social y no con la nueva.

Antigüedad App Talana Next/MiTalana 

Si existe un lugar en el que no podremos realizar el cambio de la fecha de contratación y, por tanto, de la antigüedad, es desde la vista en Talana next > mi mundo > ver ficha.

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O desde mi.talana.com > Avatar.

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