Estructura de la ficha del empleado

En la pestaña Persona, puedes ingresar todos los datos personales del trabajador, comenzando con los datos básicos necesarios para crear la ficha, como el RUT, nombre, apellido paterno y apellido materno (en caso de no contar con este último, debes digitar un punto). Además, se deben incluir la fecha de nacimiento, nacionalidad y sexo. Posteriormente, podrás completar los demás campos personales como:

• Dirección: incluye nombre de la calle, número, departamento, comuna y ciudad
• Estado civil
• Nivel educacional
• Idiomas
• Correo personal: de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 21.327 del año 2021, Resolución 38 Exenta, (Art 12,34,34.1,34.2), este dato es obligatorio en la ficha de los trabajadores, ya que es fundamental para procesos donde la información debe enviarse al correo personal, tales como el envío de liquidaciones de sueldo, comprobantes de marcas de asistencia, modificaciones de marcas de asistencia, comprobante de modificación de contraseña, y solicitudes de enrolamiento y firma. Podrás actualizar este campo de forma individual desde la ficha del trabajador, o de manera masiva a través de la Carga de empleados (Simple). Éste debe diferenciarse del correo institucional propio y no repetirse dentro de la base de trabajadores.
• Teléfono empresa
• Teléfono personal: a este número se enviarán las distintas solicitudes de firma digital, que incluyen solicitud de enrolamiento, solicitud de firma y envío de código para la firma
• Profesión
• Observaciones: este es un campo de texto libre
• Contactos de emergencia

Dentro de esta misma pestaña puedes ingresar información de salud del trabajador, donde los campos disponibles son:

• Tipo de sangre
• Alergias
• Discapacidades
• Enfermedades crónicas
• Medicamentos permanentes

Adicionalmente podrás visualizar los campos personalizados que sean creados bajo la opción Aplicable a: Persona. Para más detalles sobre los campos personalizados, visita el artículo aquí.

Por último, encontrarás los campos para editar el usuario y la contraseña del trabajador, la cual será la misma para ingresar a la app de Talana Next o MiTalana, ya sea como trabajador o administrador.

Se recomienda que la contraseña cumpla con ciertos requisitos para proteger la información y evitar accesos no autorizados, ésta debe ser alfanumérica, tener al menos 6 caracteres, incluir una combinación de mayúsculas (A-Z) y minúsculas (a-z), números (0-9) y caracteres especiales (!, @, #, $, etc.).

En cumplimiento con los requisitos de la certificación de sistemas digitales de registro y control de asistencia electrónica 2025, cada vez que el administrador realice el cambio de contraseña de un usuario, se enviará automáticamente un correo de notificación al administrador y al trabajador. Para obtener más detalles sobre la notificación por cambio de contraseña ingresa aquí.

Recuerda que, además del usuario y la contraseña, el trabajador debe contar con los permisos necesarios para poder acceder a la aplicación Talana Next y realizar ciertas acciones dentro de su portal del trabajador, los cuales podrás ingresar o eliminar desde la pestaña Contrato. Para obtener más detalles sobre los permisos ingresa aquí.

En este apartado encontrarás información relacionada con las condiciones del contrato de trabajo, datos importantes para el proceso de pago, beneficios, descuentos personales, entre otros. 

En esta pestaña se sitúan todos los campos sobre las condiciones contractuales pactadas, estos serán influyentes a la hora de realizar una actualización de información, renovación o recontratación.

• Permisos: asignación de permisos para que el trabajador pueda realizar distintas acciones en su aplicación Talana Next o portal web Mi Talana. Puedes ver más información en permisos del trabajador
• Grupos
• Empleador o razón social
• Cargo
• Descripción del cargo (campo de texto libre)
• Gerencia/Organización
• Centro de costo
• Sucursal
• Tipo de contrato: selección de tipo de contrato empresa
• Tipo de servicio: tipo de servicio dentro del universo de actividades excepcionadas de la regla general del descanso semanal en día domingo Dt art 38.
• Fecha de contratación: fecha de inicio del contrato de trabajo
• Versión de contrato desde: fecha desde la última actualización del contrato de trabajo
• Versión de contrato hasta: fecha donde culmina la versión de contrato
• Antigüedad     
• Motivo de egreso
• Jefe
• Jornada           
• Días de la jornada         
• Horas de la jornada  
• Características del contrato    
• Cláusulas adicionales  
• Sindicato

Además, en este apartado podrás cargar campos adicionales a través de la Creación de campos personalizados que, a diferencia de la pestaña Persona, deben ser aplicables a Contrato.

En esta pestaña visualizarás los campos contractuales de Sueldo, información relevante para el proceso de pago. Los campos descritos en este apartado son: 

• Tipo de pago: podrás definir un tipo de pago, ya sea mensual, diario o por hora. Según lo que definas aquí, será cómo contemplarás los siguientes campos monetarios
• Sueldo base
• Asignación de movilización
• Asignación de colación
• Anticipo pactado
• Forma de pago
• Banco para pago
• Cuenta corriente para depósito
• Sueldo empresarial o patronal

Importante: hoy en día el sueldo base se contempla en valor monetario CLP($) (Peso Chileno), si tienes la necesidad de pactar el sueldo base en (UF o USD) lo puedes realizar contactando a Soporte. 

En esta pestaña podrás pactar beneficios adicionales que necesitas otorgar al trabajador. Los siguientes beneficios existen de forma nativa en Talana.

- Días adicionales de vacaciones

Otorga días adicionales de vacaciones desde una fecha en específico, aparte de los días legales previamente pactados.

- Cantidad de días administrativos al año

Otorga una cantidad de días administrativos de forma anual o semestral y lo realiza de forma automática según tu elección.  

- Vacaciones progresivas

Se entregan días extras de vacaciones a las personas que completan 13 años de cotizaciones continuas o discontinuas como trabajador dependiente, de los cuales los últimos 3 años consecutivos hayan sido con el mismo empleador.

Si necesitas aplicar este beneficio, debes poblar la información de los siguientes campos para que el sistema realice el cálculo de las vacaciones progresivas ganadas.

• Meses imponibles reconocidos
• Meses imponibles reconocidos desde

- Beneficios con licencia médica

Estos beneficios realizan un aporte monetario en el pago de sueldo del trabajador que se encuentra con suspensión laboral por licencia médica. Los campos que corresponden a este beneficio son los siguientes:

        > ¿Paga los primeros 3 días de licencia?

Este beneficio otorga que los primeros 3 días de licencia sean pagados por el empleador. 

        > ¿Mantiene la renta líquida durante las licencias?  

Este beneficio permite que el trabajador mantenga su promedio de renta líquida aproximada en comparación con el mes anterior de proceso. 

- Zona extrema 

Este beneficio se compone de dos beneficios:

      > Beneficio de vacaciones de zona extrema: otorga más días de vacaciones para compensar el tiempo de traslado a los trabajadores que residen en la XI Región de Carlos Ibáñez del Campo, la XII Región de Magallanes y la Antártica Chilena y la provincia de Palena. En estas regiones se tiene derecho al feriado anual de veinte días hábiles contemplado en el inciso 2º del artículo 67 del Código del Trabajo.

      > Asignación de zona extrema: otorga a los trabajadores, que residen en las comunas extremas de Chile, el derecho a disminuir la base imponible afecta al Impuesto Único de Segunda Categoría. Este beneficio se basa en lo indicado por el Servicio de Impuestos Internos en el DL N.º 889 y DL N.º 249. 

- Fecha de contrato que se reconoce para indemnización por años de servicio  

Este beneficio permite aplicar una fecha de inicio de contrato distinta, que será reconocida para el cálculo de indemnización por años de servicio.

- Beneficios adicionales

Este campo es de tipo informativo, por lo que podrás poblarlo con información de beneficios adicionales que tengas en tu empresa. 

Distribuye el costo remuneracional del trabajador en centros de costo o faenas distintas a la información que ya tiene asignada en la ficha, con esto podrás distribuir un porcentaje de la remuneración por cada asignación, lo cual te servirá para efectos contables internos. Para más información puedes revisar el artículo Asignación o distribución a faenas o centros de costos.

Corresponde a los préstamos empresa pactados, los cuales se descontarán automáticamente en el proceso de pago del trabajador. También podrás tener registro del descuento y préstamos dentro de la ficha personal. Para más información puedes revisar el artículo Préstamos empresa.

Ingresa las retenciones judiciales del trabajador con el fin de realizar este descuento directamente en el proceso de pago. Para más información revisa el artículoRetenciones judiciales.

Aquí encontrarás información relacionada a los descuentos legales, código INE, tramo de asignación familiar, ahorros voluntarios y seguros.

Aquí encontrarás el campo AFP e Isapre, campos mínimos requeridos para la creación de una ficha. Debes considerar que, al editar, podrás ver campos adicionales que debes completar de acuerdo a la información detallada en la pestaña Campos. Accede a más información ingresando aquí.  

En esta segunda categoría, podrás ingresar distintos tipos de ahorros pactados por el trabajador previamente. Simplemente debes editar la ficha, hacer clic en el nombre del concepto que necesites agregar y se desplegarán los campos necesarios para completar.

Considera que los ahorros ingresados en este apartado se verán reflejados automáticamente en la liquidación de sueldo. 

• APV (Ahorro Previsional Voluntario): indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Selecciona la institución a través de una lista desplegable, y por último, determina el régimen tributario al cual pertenece (A o B). Esta información la provee la institución correspondiente y en el caso de no pertenecer a uno de esos tramos, podría ser otro de los instrumentos de ahorro que se detallan más abajo. Podrás agregar un máximo de 8 ahorros de este tipo, con el botón Otro APV +.
• Cuenta dos: indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar un máximo de 2 ahorros de este tipo, con el botón Otra Cuenta2 +.
• Depósito convenido: indica el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo.
• APVC (Ahorro Previsional Voluntario Colectivo): indica el monto (aporte del trabajador y empleador), seleccionando si está pactado en UF o en peso. Selecciona la institución a través de una lista desplegable y por último, determina el régimen tributario al cual pertenece (A o B),  información que provee la institución correspondiente. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo.
• Afiliado Voluntario: indica el monto, seleccionando si está pactado en UF o en peso. Por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo. Esta opción estará disponible solamente cuando el trabajador cuente con la figura de cónyuge, información ingresada en su ficha en la pestaña de grupo familiar.

Importante: todos los ahorros mencionados se pueden eliminar al editar la ficha, desde la pestaña previsión, APV y Dep. Convenido, haciendo clic en el ícono de basurero.

En la tercera categoría, podrás realizar el ingreso de información relacionada a los seguros que mantiene vigente el trabajador. Sólo debes hacer clic en + Agregar Seguro (no es necesario ir a editar la ficha) y verás una ventana con los campos que debes completar.

Importante: el ingreso de seguros es solamente informativo, no está relacionado a ningún ítem que pueda reflejarse en la liquidación de sueldo. Si necesitas que figure un ítem asociado a seguro en la liquidación, puedes crearlo como se indica aquí.  

• Inicio del seguro: fecha en que comienza su vigencia.
• Fin del seguro: fecha en que termina su vigencia.
• Tipo de seguro: selecciona el que corresponda, a través de una lista desplegable, entre las opciones de Covid, Salud, Vida, Dental y Consorcio.
• Compañía aseguradora: selecciona el que corresponda, a través de una lista desplegable.
• Valor del seguro: valor correspondiente del seguro. Este campo tiene relación directa con la moneda.
• Moneda: indica si el seguro está pactado en UF, CLP, o USD.
• Duración: indica si la duración es mensual o anual.

Si necesitas obtener masivamente la información de los trabajadores que cuentan con seguros ingresados en su ficha, dirígete al menú lateral > Reportes > Básicos > Seguros por trabajador.

Dentro de la pestaña de ausentismos podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a los ausentismos de los trabajadores. 

Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de ausentismos de forma individual en el artículo Carga de Ausentismos Individual y, la carga de ausentismos de forma masiva, en el artículo Cargador Masivo de Ausentismos.

También podrás gestionar los ausentismos registrados desde el Administrador de ausentismos. Todos los detalles sobre esta herramienta los encontrarás en el artículo Administrador de Ausentismos.

Dentro de la pestaña Vacaciones podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a las vacaciones y días administrativos.

Visita los siguientes artículos para conocer más detalles:

• Carga de vacaciones de forma individual y masiva
• Línea base de vacaciones.
• Carga de días administrativos.
• Línea base de días administrativos.

En la pestaña Carpeta, podrás ver todos los documentos que hayas generado o que hayas cargado, tanto de manera masiva como individual. 

Por defecto, existen 4 carpetas o categorías:

• Documentos pendientes por firmar: se almacenan temporalmente los documentos que estén pendientes de firma.
• Liquidaciones: esta carpeta se encuentra disponible independientemente de si se tiene el módulo de Remuneraciones. En el caso de contar con este módulo, las liquidaciones se irán agrupando por año.
• Finiquitos: se alojan los finiquitos generados, ya sea desde la ficha o de manera masiva. Los finiquitos que se generan de manera independiente, darán como resultado una liquidación de tipo "Finiquito" y un "Documento de finiquito".
• Mis carpetas: esta es una carpeta base, dado que dentro de ella se alojarán otras carpetas en cuanto vayas generando o cargando documentos. Dentro de ella, por defecto, tendrás una carpeta llamada Mis certificados, desde la cual podrás descargar el certificado de renta y el de permanencia (o antigüedad).

Adicionalmente, desde esta pestaña podrás realizar las siguientes acciones:

• Previsualización de liquidación: visualizar los montos posteriores a un cambio contractual.
• Crear documentos desde plantilla: generar anexos o plantillas de tipo Otros documentos.
• Subir documentos.

En este apartado, podrás encontrar los cambios realizados en la ficha del trabajador. Se muestra el usuario, día y horario en que se realizó el cambio.

Desde la ficha (sin editar) -> pestaña Historial, encontrarás la fecha y hora que indica cuándo se aplicó el cambio y el usuario que lo realizó, con el valor nuevo y el anterior a la edición.

*Los cambios que se muestran son únicamente aquellos aplicados en campos de la ficha del trabajador.