Estructura de la Ficha Empleado

En este artículo te enseñaremos la estructura de la ficha del empleado, de tal manera que puedas conocer dónde encontrar o cargar la información de cada uno de tus colaboradores. 

Esperamos que este artículo sea una guía para los distintos procesos que debas realizar con la ficha de los colaboradores, entendiendo que en cada sección podrás ver de manera general el contenido de cada una de las pestañas de la ficha.

 

Persona

En la pestaña "Persona", puedes ingresar todos los datos personales del colaborador, comenzando con los datos básicos necesarios para crear la ficha, como el RUT, nombre, apellido paterno, y apellido materno (en caso de no contar con este último, debes agregar al menos un punto). Además, se deben incluir la fecha de nacimiento, nacionalidad y sexo. Posteriormente, podrás completar los demás campos personales del colaborador, como:

  • Dirección: Incluye nombre de la calle, número, departamento, comuna y ciudad.
  • Estado civil.
  • Nivel educacional.
  • Idiomas.
  • Correo personal: Este dato es de gran relevancia, ya que es fundamental para otros procesos. Es necesario para el envío de liquidaciones de sueldo, comprobantes de marcas de asistencia, modificaciones de marcas, solicitudes de enrolamiento y solicitudes de firma, ya que toda esta información se envía al correo personal. Frente a esto, el campo puede configurarse para que sea obligatorio al momento de crear una ficha, ya sea de manera individual o masiva.
  • Teléfono empresa.
  • Teléfono personal: A este número se le enviará, por ejemplo, los SMS necesarios para los distintos procesos de firma digital, que incluyen solicitud de enrolamiento, solicitud de firma y envío de código para la firma.
  • Profesión.
  • Observaciones: Este es un campo de texto libre en el que podrás ingresar cualquier tipo de información sobre el colaborador.
  • Contactos de emergencia.

Dentro de esta misma pestaña, "Persona", tienes la opción de ingresar información de salud del colaborador, en donde los campos disponibles son:

  • Tipo de Sangre.
  • Alergias.
  • Discapacidades.
  • Enfermedades crónicas.
  • Medicamentos permanentes.

Adicional a los campos que vienen predefinidos dentro de la ficha del colaborador, en esta pestaña podrás visualizar los campos personalizados que sean creados bajo la opción "Aplicable a: Persona". Para más detalles sobre los campos personalizados, visita el artículo aquí.

Por último, en esta pestaña encontrarás los campos para definir el usuario y la contraseña del colaborador, la cual será la misma para ingresar a la app de Talana Next o MiTalana, ya sea al portal de colaborador o como administrador. Es importante que sepas que no es necesario editar la ficha para ver o modificar esta información.

Recuerda que, además del usuario y la contraseña, el colaborador debe contar con los permisos necesarios, los cuales podrás ingresar o eliminar desde la pestaña "Contrato" (para obtener más detalles sobre los permisos, puedes ingresar aquí)

 

Contrato

En este apartado encontrarás información relacionada con las condiciones del contrato de trabajo, datos importantes para el proceso de pago, situación de beneficios, descuento personales del colaborador, entre otros. 

 Te mostraremos en detalle las siguientes secciones que se encuentran dentro de esta pestaña: 

 

1. Contrato de trabajo 

En esta pestaña encontrarás todos los campos relevantes sobre las condiciones contractuales pactadas, estos serán influyentes a la hora de realizar una actualización de información, renovación o recontratación. A continuación, veremos los campos en los cuales debes indicar la información que cumpla con las condiciones actuales del colaborador. 

  • Permisos: Asignación de permisos para que el colaborador pueda realizar distintas interacciones en su App Talana Next o mediante el PC. Puedes ver más información en permisos del trabajador .
  • Grupos .
  • Empleador o razón social.
  • Cargo.
  • Descripción del cargo (campo de texto libre).
  • Gerencia/Organización.
  • Centro de costo.
  • Sucursal.
  • Tipo de contrato: Selección de tipo de contrato empresa.
  • Tipo de servicio: Tipo de servicio dentro del universo de actividades excepcionadas de la regla general del descanso semanal en día domingo Dt art 38.
  • Fecha de contratación: Fecha de inicio del contrato de trabajo.
  • Versión de contrato desde: Fecha desde la última actualización del contrato de trabajo.
  • Versión de contrato hasta: Fecha donde culmina la versión de contrato.
  • Antigüedad.     
  • Motivo de egreso.           
  • Jefe.      
  • Jornada.              
  • Días de la jornada.          
  • Horas de la jornada.       
  • Características del contrato.        
  • Cláusulas adicionales.     
  • Sindicato.  

Además, en este apartado podrás cargar todos los campos necesarios si lo deseas. La acción de realizar este proceso se traduce en la "Creación de campos personalizados" que, a diferencia de la pestaña "Persona", los campos deben ser aplicables a: "Contrato".

 

2. Sueldo 

En esta pestaña visualizarás los campos contractuales de tipo "Sueldo", información relevante para el proceso de pago del colaborador. Los campos descritos en este apartado son: 

  • Tipo de Pago: Podrás definir un tipo de pago, ya sea mensual, diario o por hora. Según lo que definas aquí, será como contemplarás los siguientes campos monetarios. 
  • Sueldo Base.
  • Asignación de movilización.
  • Asignación de colación.
  • Anticipo pactado.
  • Forma de pago.
  • Banco para pago.
  • Cuenta corriente para depósito.
  • Sueldo Empresarial o Patronal.
Dato importante: Hoy en día el sueldo base se contempla en valor monetario CLP($) (Peso Chileno), si tienes la necesidad de pactar el sueldo base en (UF o USD) lo puedes realizar contactando a Soporte. 

3. Beneficios 

En esta pestaña podrás pactar beneficios adicionales que necesitas otorgar al colaborador, ante esto, te mostraremos los beneficios que existen de forma nativa en Talana y detallaremos el contexto de estos:

Días adicionales de Vacaciones.

Este beneficio otorga días adicionales de vacaciones desde una fecha en específico a tus colaboradores, aparte de los días legales previamente pactados.

Cantidad de días administrativos al año.

Este beneficio otorga una cantidad de días administrativos de forma anual o semestral y lo realiza de forma automático según tu elección.  

Vacaciones progresivas.

Este beneficio se entrega a las personas que completan 13 años de cotizaciones continuas o discontinuas como colaborador dependiente, de los cuales los últimos 3 años consecutivos hayan sido con el mismo empleador. Como beneficio, obtienen días extras de vacaciones.

Los siguientes dos campos que mencionaremos se conectan con las vacaciones progresivas del colaborador, si necesitas aplicar este beneficio, debes poblar la información de estos campos para que el sistema realice el cálculo de las vacaciones progresivas ganadas.

  • Meses imponibles reconocidos.
  • Meses imponibles reconocidos desde.

Beneficios con licencia médica.

Estos beneficios realizan un aporte monetario en el pago de sueldo del colaborador que se encuentra con suspensión laboral por licencia médica, ante esto, los siguientes campos corresponden a los dos beneficios mencionados: 

        > ¿Paga los primeros 3 días de licencia?

Este beneficio otorga que los primeros 3 días de licencia del colaborador, sean pagados por el empleador. 

        > ¿Mantiene la renta líquida durante las licencias?  

Este beneficio otorga que el colaborador mantenga su promedio de renta líquida aproximada en comparación con el mes anterior de proceso. 

Zona Extrema 

Este beneficio se compone de dos partes, el primero es otorgar más días de vacaciones para compensar el tiempo de traslado a los colaboradores que residen en la XI Región de Carlos Ibáñez del Campo, la XII Región de Magallanes y la Antártica Chilena y la provincia de Palena. En estas regiones, tienen derecho al feriado anual de veinte días hábiles contemplado en el inciso 2º del artículo 67 del Código del Trabajo. Por otro lado, el segundo beneficio otorga a los colaboradores que residen en las comunas extremas de Chile, el derecho a disminuir la base imponible, afecta al Impuesto Único de Segunda Categoría. Este beneficio se basa en lo indicado por el Servicio de Impuestos Internos en el DL N.º 889 y DL N.º 249. 

Los siguientes campos corresponden a cada uno de los beneficios mencionados.

      > Beneficio de vacaciones de zona extrema.

      > Asignación de zona extrema.

Fecha de contrato que se reconoce para indemnización por años de servicio  

Este beneficio permite aplicar una fecha de contrato distinta que será reconocida para el cálculo de indemnización por años de servicio.

Beneficios adicionales

Este campo es de tipo informativo, por lo que podrás poblarlo con información de beneficios adicionales que tengas en tu empresa. 

 

4. Asignaciones a faena o centro de costos. 

Esta pestaña te permite distribuir el costo remuneracional del colaborador en centros de costos o faenas distintas a la información que ya tiene asignada en ficha, con esto podrás distribuir un porcentaje de la remuneración por cada asignación, lo cual te servirá para efectos contables internos. Para más información puedes revisar el artículo Asignación o distribución a faenas o centros de costos.

 

5. Préstamos

En esta pestaña podrás ingresar los préstamos empresa pactados con el colaborador, en el cual, mediante su ingreso se realizará el descuento automático en el proceso de pago del colaborador, también podrás tener registro del descuento y préstamos dentro de la ficha personal. Para más información puedes revisar el artículo Préstamos Empresa.

 

6. Retenciones Judiciales 

En esta pestaña podrás ingresar las retenciones judiciales del colaborador con el fin de realizar este descuento directamente en el proceso de pago. Además, podrás tener el registro de este en la ficha personal del colaborador. Para más información revisa el artículo Retenciones Judiciales.

 

Previsión

En esta pestaña encontrarás información relacionada a los descuentos legales del colaborador, código INE, tramo de asignación familiar, ahorros voluntarios y seguros.

imagen 4.png

 

Previsión 

Al visualizar esta primera categoría, encontrarás el campo de AFP e Isapre (campos mínimos requeridos para la creación de una ficha). Debes considerar que, al editar podrás ver campos adicionales que completarás de acuerdo a la información detallada en la pestaña "campos". Podrás encontrar más información ingresando aquí.  

 

APV y Dep. Convenido

En esta segunda categoría, podrás ingresar distintos tipos de ahorros, que previamente el colaborador haya pactado, simplemente debes editar la ficha, hacer clic en el nombre del concepto que necesites agregar y se desplegarán los campos necesarios a completar.

Considera que los ahorros ingresados en este apartado se verán reflejados automáticamente en la liquidación de sueldo. 

 

  • APV (Ahorro Previsional Voluntario): Debes indicar el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope. Selecciona la institución a través de una lista desplegable, y por último, determina el régimen tributario al cual pertenece (A o B), esta información la provee la institución correspondiente y el caso de no pertenecer a uno de esos tramos, podría ser otro de los instrumentos de ahorro que se detallan más abajo. Podrás agregar un máximo de 8 ahorros de este tipo, desde el botón "Otro APV +".
  • Cuenta dos: Debes indicar el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope; por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable, y guarda. Podrás agregar un máximo de 2 ahorros de este tipo, desde el botón "Otra Cuenta2 +".
  • Depósito convenido: Debes indicar el monto, seleccionando si está pactado en UF, peso, porcentaje con tope, o sin tope; por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo.
  • APVC (Ahorro Previsional Voluntario Colectivo): Debes indicar el monto (aporte colaborador y empleador), seleccionando si está pactado en UF, o en peso. Selecciona la institución a través de una lista desplegable y por último, determina el régimen tributario al cual pertenece (A o B), esta información la provee la institución correspondiente. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo.
  • Afiliado Voluntario: Debes indicar el monto, seleccionando si está pactado en UF, o en peso; por último, selecciona la institución a través de una lista desplegable y guarda. Podrás agregar sólo 1 ahorro de este tipo. Esta opción estará disponible solamente cuando el colaborador cuente con la figura de cónyuge, ingresado en su ficha, en la pestaña de grupo familiar.
Dato importante: Todos los ahorros mencionados, se pueden eliminar al editar la ficha, desde la pestaña previsión, APV y Dep. Convenido, haciendo clic en el ícono de basurero.

Seguros 

En la tercera categoría, podrás realizar el ingreso de información relacionada a los seguros que pueda mantener vigentes el colaborador, sólo debes hacer clic en "+ Agregar Seguro" (no es necesario editar la ficha) y verás una ventana con los campos que debes completar.

Dato importante: El ingreso de estos seguros, es solamente informativo, no está relacionado a ningún ítem que pueda reflejarse en la liquidación de sueldo. Si necesitas que aparezca un ítem asociado a seguro en la liquidación, puedes crearlo como se indica aquí.  

  • Inicio del seguro: Ingresa la fecha en que comienza su vigencia.
  • Fin del seguro: Ingresa la fecha en que termina su vigencia.
  • Tipo de seguro: Selecciona el que corresponda, a través de una lista desplegable, entre las opciones de "Covid", "Salud", "Vida", "Dental" y "Consorcio".
  • Compañía aseguradora: Selecciona el que corresponda, a través de una lista desplegable.
  • Valor del seguro: Ingresa el valor correspondiente, este campo tiene relación directa con la moneda.
  • Moneda: Informa si el seguro está pactado en UF, CLP, o USD.
  • Duración: Informa si la duración es mensual o anual.

Si necesitas obtener masivamente la información de los colaboradores que cuentan con seguros ingresados en su ficha, debes dirigirte al menú lateral: Reportes > Básicos > Seguros por trabajador.

Ausentismos

Dentro de la pestaña de ausentismos podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a los ausentismos de los colaboradores. 

Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de ausentismos de forma individual en el artículo Carga de Ausentismos Individual y la carga de ausentismos de forma masiva en el artículo Cargador Masivo de Ausentismos.

También podrás gestionar los ausentismos registrados desde el Administrador de ausentismos, todo el detalle sobre esta herramienta lo encontrarás en el artículo Administrador de Ausentismos.

Vacaciones

Dentro de la pestaña de Vacaciones podrás ingresar, editar, eliminar y gestionar documentación con respecto a las vacaciones y días administrativos de los colaboradores. 

Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de vacaciones de forma individual y masiva en el artículo Vacaciones.

También podrás crear y editar la línea base de vacaciones, el detalle lo podrás encontrar en el artículo Línea Base de Vacaciones.

Podrás encontrar el detalle acerca de la carga de días administrativos de forma individual y masiva en el artículo Días Administrativos.

También podrás crear y  editar la línea base de días administrativos, el detalle lo podrás encontrar en el artículo Línea Base de Días Administrativos.

Grupo Familiar 

 

En esta pestaña, podrás ingresar información relacionada con el pago de asignación familiar y maternal, en caso de que cuentes con el módulo de remuneraciones, pero además esta opción se encuentra habilitada para el módulo de gestión de personas, donde puedes registrar a los integrantes que componen el grupo familiar del colaborador, con fines informativos. Todo el detalle sobre esta funcionalidad, lo encontrarás en el artículo "Grupo Familiar y Asignaciones de pago"
 

Carpeta

En la pestaña de carpeta dentro de la ficha del trabajador, podrás ver todos los documentos que hayas generado o que hayas cargado, tanto de manera masiva como individual. 

Por defecto, tendrás 3 carpetas o categorías, dado que estas carpetas no tienen la misma figura que una carpeta dentro tu computador. Dichas carpetas que vienen por defecto son

  • Documentos pendientes por firmar: En esta carpeta se almacenarán temporalmente los documentos que estén pendientes de su firma.
  • Liquidaciones: Esta carpeta estará siempre presente, tengas o no el módulo de remuneraciones. En el caso de tener remuneraciones, las liquidaciones se irán agrupando por año. 
  • Finiquitos: En los casos que generes los finiquitos desde la ficha o de manera masiva, el documento de finiquito quedará guardado en esta carpeta. Cabe recordar que los finiquitos que se generan de manera independiente van a dar como resultado una liquidación de tipo finiquito y un documento de finiquito.
  • Mis carpetas: Esta es una carpeta "padre" dado que dentro de ella se irán armando otras carpetas en tanto vayas generando o cargado documentos. Por defecto, tendrás una carpeta que se llama "Mis certificados" desde la cual podrás descargar el certificado de renta y el de permanencia (o antigüedad), aunque debes tener presente que dichos certificados vienen por defecto dentro de la App o el Portal MiTalana.

Adicionalmente, desde esta pestaña podrás realizar las siguientes acciones:

Historial

En este apartado, podrás encontrar los cambios realizados a la ficha del colaborador, usuario, día y hora que realizó el cambio.

Desde la ficha (sin editar) -> pestaña Historial, encontrarás la fecha desde cuándo se aplicó el cambio, fecha, hora y usuario que lo realizó, con el valor que estaba antes del cambio y el nuevo: 

*Acá solo encontrarás cambios realizados en campos de la ficha del colaborador.

¿Fue útil este artículo?
Usuarios a los que les pareció útil: 29 de 40

Artículos en esta sección

Más información
Horarios de atención por chat: Disponible en www.talana.com
Lunes a Jueves: 9:00 Hrs. - 18:30 Hrs. (GMT-4) ; Viernes: 9:00 Hrs. - 17:30 Hrs. (GMT-4) .
Consultas de Selección ingresar a seleccion.talana.com
Contactarse a través del chat o a soporteseleccion@talana.com