¿Que son las Liquidaciones históricas?
Las liquidaciones históricas son el registro de liquidaciones anteriores a la contratación del módulo de Remuneraciones en Talana, vale decir, estas liquidaciones no están procesadas en nuestro sistema, pero si puedes registrar la data de ellas, con el fin de tener el registro histórico en la carpeta de cada colaborador.
Dicho esto, en este artículo te enseñaremos como realizar la carga de tus liquidaciones históricas, para que puedas tener la información de los últimos años dentro de Talana, sin necesidad de volver a realizar dichos procesos.
Esto te ayudará a:
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Generar reportes de años anteriores
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Proceso de declaración jurada
- Cálculos de liquidaciones con ítems variables
- Cálculo de finiquito con 24 rentas.
Para comenzar con el proceso debes bajar el archivo de carga, el cual poblaras con todos los datos de tus liquidaciones históricas, para llegar a este archivo debes seguir esta ruta: Carga de datos > cargadores masivos > otros cargadores > liquidaciones historicas.
Al abrir esta pestaña, en la parte superior derecha aparece el Botón “Descargar planilla de ejemplo”
Dato importante: Considerar que solo podrás cargar liquidaciones históricos para colaboradores creados dentro de Talana, si quieres hacer la carga de otros colaboradores, tendrás que crearlos, para esto puedes revisar el siguiente artículo. Creación de empleados
Consideraciones
Antes de subir la nómina, debes tener en cuenta algunas consideraciones importantes, esto, con el fin de que puedas subir tus liquidaciones históricas de forma correcta y sin inconvenientes.
- En el caso de que tu liquidación tenga menos campos de los encabezados mencionados en la planilla, solo debes dejar las casillas con valor 0, sin eliminar los encabezados.
- Si tu liquidación tiene algún ítem que no esté considerado dentro de los encabezados, puedes agregar al final de la fila el ítem que necesites reflejar en dicha liquidación, siempre y cuando ese ítem este creado con el mismo nombre de fantasía dentro de la base de datos de Talana.
- No debes alterar el orden de las columnas predefinidas en el archivo.
- El colaborador debe tener una liquidación por mes, si tiene contratos paralelos lo cual generaría la condición de tener dos liquidaciones en un mismo mes, deben especificar el código de contrato en columna “D” por cada contrato y a cada liquidación, si no se ingresan dichos códigos sólo se cargará una liquidación y no ambas.
- El archivo no debe tener ningún carácter especial (*/+-&%·$”! =, o letra de los valores numéricos).
- No se debe formular, ni se debe aplicar formatos distintos al archivo.
- Todos los Rut que lleven la letra “K” como digito verificador, deben ir con la "K" en mayuscula.
- Si en tu planilla hay una celda que quede vacía, esto generará que el archivo no se pueda cargar, siempre deja las celdas vacias con valor 0.
- El orden del archivo siempre debe ser: orden personalizado (B-C-A) de menor a mayor tal cual lo indica el enunciado al principio de la carga.
Clasificación de datos de planilla histórica
La planilla cuenta con 18 encabezados, que indicaremos en las siguientes imágenes, detallaremos la informacion que debe ir en cada una de ellas:
- Rut Razón Social : en el caso de contar con más de una razón social se debe informar dentro de esta misma columna.
- Rut: ingresar rut de colaborador respetando el formato indicado en la imagen.
- Año_Mes : Formato año y mes (aaaamm).
- Código de Contrato: Formato numérico, en caso de recontrataciones, contratos eventuales o contratos paralelos (en más de una razón social), se debe ingresar código de contrato asociado a la ficha del trabajador.
- Total Isapre: se deberá informar el monto total, ya sea 7% correspondiente a Fonasa o Isapre más el adicional de salud.
- Rebaja Zona Extrema: se completará sólo para aquellas empresas que posean este beneficio tributario, en donde se indicará el monto total de la rebaja.
- Seguro Cesantía Trabajador: solo para casos que el trabajador se encuentre con contrato indefinido (0,6%).
- AFP: ingresar monto total (cotización obligatoria más comisión).
- APV: se debe informar solo APV con régimen tributario B (que rebaja impuestos)
- Total Tributable (afecta a impuesto): en este campo se debe considerar la diferencia entre total haberes imponibles menos descuentos legales (AFP, Total Salud (con tope), seguro de cesantía (aporte trabajador), APV régimen B, Depósito Convenido y Rebaja de zona extrema).
- Otros Descuentos: incluir todos los descuentos NO legales, es decir, créditos, cuentas dos, anticipos, seguro complementario.
- Sueldo Líquido: ingresar el sueldo líquido percibido.
- Descuentos Legales: En esta columna se deben indicar todos los descuentos legales hasta el tope imponible del mes, sin considerar impuestos y sobre isapre en el caso que corresponda.
- Sueldo Base: ingresar el sueldo base del colaborador.
- Remuneración Imponible: ingresar remuneración con tope.
- días trabajados del mes: ingresa días trabajados esto debe tener relación con sueldo base, es decir, si ingresamos 10 días trabajados debemos tener informado Sueldo Base.
- Remuneración Total o Sueldo Bruto: ingresar el total de haberes percibidos.
- Impuestos: Ingresar impuesto reflejado en liquidación.
- Remuneración No Imponible: Incluir todos los haberes exentos (ej. colación, movilización, asignación familiar, viáticos, entre otros).
- Colación: Ingresar colación de acuerdo a liquidación del mes.
- Bono Renta Accesoria: Ingresar abono solo si corresponde.
- Movilización: Ingresar movilización de acuerdo a liquidación del mes.
- Mensual: Ingresar gratificación de acuerdo a liquidación del mes.
- Anual: ingresar el monto pagado en el mes correspondiente.
- Seguro Invalidez y Supervivencia (SIS): Monto aporte de seguro de invalidez y sobrevivencia del periodo ingresado
- Fondo Solidario: Se indica el monto de 0,8% o 0,2% del importe completo pagado por el empleador, por ejemplo contrato indefinido es un 2,4% de la RI, en ese caso se debe sacar el 0,8% para fondo solidario y para contrato plazo que es un 3% se saca el 0,2% para el fondo solidario
- Seguro Accidente de Trabajo: Monto de la mutualidad pactada por cada trabajador
- Seguro Cesantía Empleador: Se indica el monto de 1,6% o 2,8% del importe completo pagado por el empleador, por ejemplo contrato indefinido es un 2,4% de la RI, en ese caso se debe sacar el 1,6% para la cuenta individual AFC y para contrato plazo que es un 3% se saca el 2,8% para la cuenta individual AFC.
Carga de archivo en el sistema
Una vez ingresada la información el archivo, contemplando todas las consideraciones anteriormente descritas, debes ir a la carga de liquidaciones históricas, ya con el archivo adjunto, tendrás 4 opciones a seleccionar, detallaremos a qué corresponde cada una de ellas:
- Actualizar los que están, y cargar los que no están : esta opción sirve cuando estas cargando liquidaciones por segunda vez y tu archivo está con información nueva y antigua.
- Actualizar: esta opción sirve para modificar liquidaciones históricas ya cargadas y algún dato de esta esta erroneo.
- Subir nuevos: esta es la opción recomendada para subir por primera vez tu archivo, todos los datos a subir son nuevos dentro del sistema.
- Solo validar los datos: esta opción sirve para validar los datos antes de subir el archivo, este cargador verifica si tu archivo está sin errores antes de cargarlo.
Una vez cargado el archivo, aparece la leyenda con el número de liquidaciones cargadas, esta información la puedes validar ingresando en la carpeta del colaborador y verificando sus liquidaciones históricas cargadas, en la carpeta "Liquidaciones" o de forma masiva mediante esta ruta: Reportes > básicos > Liquidaciones por proceso
Aquí podrás visualizar todas las liquidaciones cargadas por mes.
Te mostraremos 3 preguntas frecuentes respecto a la carga de liquidaciones históricas
1. Necesito cambiar el impuesto de liquidaciones históricas ¿cómo lo hago?
Para poder cambiar el impuesto de una liquidación histórica que ya se encuentra cargada en el sistema, solo debes editar dicha liquidación con el cargador masivo de liquidaciones, para esto, debes ir a la ruta:
Carga de datos > cargadores masivos > otros cargadores > liquidaciones históricas
- Descarga la planilla de ejemplo y luego carga todos los valores tal cual los tenías en la primera liquidación, cambiando los valores de impuestos que necesites corregir.
- Luego vuelves a cargar la planilla seleccionando actualizar.
2. Necesito agregar el concepto “Retención préstamo sii” a mis liquidaciones históricas
Para agregar un concepto que no se encuentra dentro de la planilla de ejemplo, solo debes agregarlo al final de los ítems que ya están en planilla.
Ejemplo:
Si necesitas agregar la “Retención del préstamo sii”, solo debes ir a buscar el nombre de Fantasía del préstamo en tu base, este lo puedes encontrar en la ruta: Herramientas avanzadas> Configuración de ítems de pago, luego copias el nombre tal cual aparece en el recuadro.
Luego, lo agregas al final de la planilla de ejemplo, desde la columna "AC"
Puedes agregar todos los ítems que consideres necesarios.
3. Necesito eliminar liquidaciones históricas, ¿cómo lo hago?
Para eliminar estas liquidaciones, tienes dos opciones:
Opcion 1. Recomendable
En esta opción debes dirigirte a la ruta: Reportes > Básicos > Liquidaciones por proceso, aquí podrás borrar liquidaciones de distintos meses de proceso.
Al abrir este apartado te mostrara todos los procesos realizados. Debes buscar el tipo de liquidaciones históricas que se hayan generado y selecciona "detalles".
Busca los rut procesados, tambien puedes seleccionar todo el proceso y eliminar.
Opcion 2. Individual
Para realizar el cambio de forma individual debes estar posicionado en la ficha del colaborador, la cual podrás encontrar desde el menú lateral > Empleados, utiliza el buscador para agilizar la búsqueda y posiciónate en la ficha, luego dirígete a carpeta > Liquidaciones.
Ten presente que esta opción solo te permite eliminar la liquidación del mes en el cual estas posicionado en tu base.
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