Notificaciones al Trabajador

La nueva certificación de asistencia y turnos trae consigo una gran cantidad de cambios, siendo entre ellos las notificaciones y envíos de correos uno de los mas relevantes, es por eso que en este articulo te explicaremos las notificaciones que recibirán los colaboradores de acuerdo al proceso de registro de asistencia.

Correo Electrónico Esencial

Lo primero que debemos indicar es que en los casos de hacer uso de un sistema de registro de asistencia digital, la DT exige que el trabajador cuente con un correo electrónico, y en los casos de que no cuente con uno o no quiera hacer uso de su correo personal se le deberá entregar uno:

3.8-. Correos electrónicos. Para la utilización de sistemas digitales de control de asistencia, resulta esencial contar con un correo electrónico privado del trabajador, el cual deberá ser provisto voluntariamente por este último en su contrato individual, o anexo de éste.

La exigencia de contar obligatoriamente con correos electrónicos privados radica en la necesidad de proteger la información de los trabajadores, proveyéndoles de un medio de almacenamiento al cual no debe tener acceso el empleador.

3.8.1-. La utilización de los correos electrónicos privados de los trabajadores se someterá a las siguientes reglas:

a) El correo debe encontrarse siempre bajo el control del trabajador, por lo cual, no se ajusta a la normativa contenida en el presente informe la utilización exclusiva de cuentas electrónicas corporativas, respecto de las cuales el empleador posee la facultad de eliminación o suspensión.

b) Si un trabajador no quisiera entregar su cuenta de correo electrónico privado, el sistema podrá crearle una especial para estos efectos, pero siempre deberá corresponder a plataformas gratuitas y abiertas, tales como; Gmail, Yahoo!, etc.

Para que dicha información no falta en la ficha de tus colaboradores dentro de la plataforma, podemos habilitar una configuración para que el campo de correo personal sea obligatorio, lo cual te alertará frente a los casos en que dicho campo no tenga ingresada la información, ya sea para fichas nuevas como cuando estés realizando algún tipo de cambio en la ficha actual del colaborador. Dicha configuración la puedes solicitar al equipo de soporte o a tu consultor asignado en el proceso de implementación. 

Correo por no Marcación.

Actualmente el dictamen que aborda las nuevas exigencias para los sistema de asistencia y turnos, exige enviar un correo a los colaboradores 30 min después de la marca que se espera tanto para la entrada del turno y la salida del turno, y aplica también para las marcas esperadas por concepto de colación en los casos que los trabajadores deban realizar dicho marcaje.

3.13-. Alertas por falta de marcación: Sin perjuicio de lo señalado respecto del llenado de marcaciones faltantes, los sistemas deberán contemplar dos alertas automáticas relativas a la omisión de un registro de inicio o término de actividad:

a) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad -jornada, colación, etc.-, contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.

b) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad, por ejemplo, jornada, colación, etc., contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.

3.13.1-. Si bien los sistemas deberán contemplar obligatoriamente las alertas señaladas en este número, y su configuración de fábrica las traerá habilitadas por defecto, su utilización por parte de los empleadores será opcional, debiendo existir la opción de deshabilitarlas.

Por tanto, si como empleador no quieres que se envíen dichas alertas, se pueden desactivar dicho envió de correos, lo que podrás solicitar al equipo de soporte o en caso de que estés recién implementando el modulo de asistencia y turnos tendrás solicitarlo a tu consultor. 

Lo mas importante de esta correo tiene que ver con los tiempos, por lo que es necesario explicarlo con el siguiente ejemplo:

El turno del los trabajadores parte de las 08.00 am y termina a las 18.00 pm, y dicho turno fue creado con una tolerancia de 10 min, Talana espera que dichos trabajadores generen una marca entre las 07.50 y las 8.10 am, si la marca de entrada no se genero dentro de ese periodo de tiempo, a los 30 min se le enviara el correo al trabajador indicando que no se genero la marca, aunque esta se haya realizado a las 8.15 am, 8.20 am. Para el caso de la salida es igual, por tanto, se espera que el trabajador realice una marca entre las 17.50 y las 18.10 pm, si no genera una marca entre ese periodo, se enviara el correo de que no marco.

Correos por Corrección de Jornada

Tal como lo hemos explicado en otros artículos (flujo de corrección de jornadas), cada vez que se genere una corrección de jornada para el trabajador, se hará envió de un correo electrónico avisando de las modificaciones realizadas. Al momento de ingresar al correo el trabajador será dirigido a la app de Talana Next o el portal miTalana, desde donde deberá aprobar o rechazar las modificaciones generadas para la jornada que ha sufrido una modificación. 

El correo tiene el siguiente formato:

Al revisar el correo y hacer clic en "Revísala aquí" te llevara como bien decíamos a la app o el portal Mi Talana, en donde debes ingresar a jornadas editadas, en donde se verán las jornadas editadas disponibles, recuerda que si en 48 horas hábiles el trabajador no realiza una acción sobre otra solicitudes, se entiende que dio su aprobación.

y al ingresar a la jornada que este en espera tendrás la siguiente vista para realizar el proceso de aprobación o rechazo.

Correos por desconexión del trabajador

La nueva certificación hace mención sobre el registro y control de asistencia de las personas que realizan laborales a distancia o se encuentren teletrabajando, tanto en la el como se registra la asistencia de dichas personas, pero principalmente hace mención sobre el derecho a desconexión:  

3.27-. Trabajo a distancia. Los trabajadores que presten servicios a distancia y los teletrabajadores podrán encontrarse sujetos a un sistema de registro y control de asistencia, el cual, además de los requisitos contenidos en el presente informe, deberá cumplir las condiciones que a continuación se indican:

a) Contemplar una alerta relacionada con el derecho de desconexión del dependiente. En efecto, una vez cargadas las jornadas y tomando como punto de partida la marcación de inicio de jornada, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a las partes informando que restan 30 minutos para el inicio del derecho a desconexión.

Dicha alerta se generara cuando se cumplan los siguientes requisitos

• Las personas deben tener un turno creado y asignado
• Las personas deben tener activa la configuración  "teletrabajo completo", del que hablaremos mas adelante.
• El envió de correo se hará en relación con la marcación de inicio que debe realizar el trabajador de la jornada siguiente. Esto va de la mano con la ley 21220, artículo 152 quarter J, indica que “El tiempo de desconexión deberá ser de, al menos, doce horas continuas en un periodo de veinticuatro horas. Igualmente, en ningún caso el empleador podrá establecer comunicaciones ni formular órdenes u otros requerimientos en días de descanso, permisos o feriado anual de los trabajadores.”

Primero, como se activa la opción de teletrabajo completo en la ficha de los trabajadores. Para eso debes ir a la ficha beta o ficha 2 del trabajador

Cuando ingresas a la ficha 2 del colaborador, debes ir a la pestaña de contratos

Y al ingresar en esta pestaña deberás editar el contrato de la persona y seleccionar la opción de editar el contrato vigente

Al momento de entrar a modificar el contrato vigente, debes ir a la parte final de la ficha del trabajador en los acuerdos adicionales, donde encontraras las configuraciones existente

Seleccionando el campo de teletrabajo completo, los trabajadores que tengan creado turno y asignado uno comenzaran a recibir el correo de derecho a desconexión, así como también las jefaturas directas de dichos trabajadores.

¿Cómo es el correo que se enviara a los colaboradores y las jefaturas?

Correo a los colaboradores

Correo a las Jefaturas

Ahora bien, como se enviaran estos correos, lo veremos con el siguiente ejemplo:

Si en mi contrato dice que tengo teletrabajo y mi turno dice que comienza a trabajar a las 9:00 AM, entonces el correo se gatilla a las 20:30 PM del día anterior al inicio de la jornada, con destinatario a la jefatura y el colaborador afecto al turno.

¿Qué otras consideraciones se deben tener con respecto al teletrabajo o trabajo a distancia?

• No es necesario tener encendida la cámara o tener el audio todo el tiempo mientras dure la jornada
• Para el uso de marcaciones, se exige una clave. En el caso de Talana, la clave está en el ingreso a la APP o portal miTalana (también aplica la opción de sacar una fotografía). La DT da otros ejemplos como mensaje de voz, biometría o reconocimiento de una imagen.
• Se puede utilizar Georreferenciación solo para el proceso de marcaje, tanto nuestra  App como el portal miTalana con los permisos correspondientes permiten hacer aquello (en el caso de miTalana el envió de la ubicación es opcional). 

En Resumen, los cambios y nuevas exigencias hacen tener al correo y las notificaciones un rol importante, por lo que es necesario que hagas revisión de los distintos campos en la ficha de los trabajadores para tener todo ok en cuanto a su funcionamiento.