En este apartado, y al final del artículo encontrarás el archivo que nos ayudará a levantar la información para construir el archivo contable que necesitan.
A continuación, te dejamos el detalle de como completar dicho archivo:
Tipo de formato: Estándar o personalizado
- Estándar: Estructura estándar que ofrece Talana (destacada en amarillo)
- Personalizada: Levantar estructura customizada según necesidad de Cliente junto con archivo de ejemplo
- Centralización customizada: Se deberá completar recuadro de opciones según requerimientos, si se centraliza por multicuentas se debe indicar cuál será la distribución (centro de costo, razón social, campo personalizado, otro).
Formato del archivo a importar
- Indicar formato de emisión de centralización, si es en TXT se pondrá en azul y se tendrá que completar hoja que dice “Estructura contable TXT”
- Indicar formato de emisión de centralización, si es en excel o csv, se pondrá en verde y se tendrá que completar hoja que dice “Estructura contable Excel, csv”
Plan de cuentas
El Plan de cuentas es nada más que el listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los hechos contables:
Asignación de cuentas contables
Se entrega listado de ítems estándar de la base a completas con los conceptos a centralizar
- Sección “Item propios empresa”, se debe completar con todos los ítem propios de cliente que necesita centralizar:
Finalmente, se debe adjuntar un ejemplo para centralización customizada
1. ¿Qué significa tener Multicuentas?
Cuando un concepto de pago se encuentra asociado a diferentes cuentas, por ejemplo, el sueldo base, se paga en distintas cuentas según una distribución que decide la empresa. puede ser por gerencia, por centro de costo, sucursal, etc.
2. ¿Cuántas cuentas o distribuciones puedo tener?
Al entender que nuestra centralización será por multicuentas, se deberá indicar la cantidad de distribución que se requiera según la necesidad del cliente. Solo se deben agregar las columnas de cuentas al completar en el archivo, siguiendo el formato estándar.
3. ¿Cuál es la contracuenta?
La contra cuenta se entiende de la siguiente manera, como los aportes patronales tienen 2 contabilizaciones, una corresponde al gasto el cual es el valor que la empresa reconoce (cuenta), y la otra es el pasivo o la obligación de pago (contra cuenta), que generalmente es leyes sociales por pagar, lo cual debe cuadrar con Previred.
Otro ejemplo: Si la empresa tiene seguro de salud y lo cubre el empleador, al ser un costo debería tener ese costo y pagarlo a la compañía de seguro.
4. ¿Se pueden abordar las dimensiones?
En caso de que se necesite asignar subcuentas a distintos centros de costo, o a gerencias por niveles, es posible. se debe definir en qué campo se almacenará cada dato.
5. ¿Tipos de apertura permitida?
Estas podrán ser por Rut de trabajador, Rut de institución, Centro de costo, campos personalizados.
6. ¿Se puede hacer centralización de provisión de vacaciones?
No, ya que actualmente no contamos con el cálculo interno para poder centralizar, ahora bien, se puede crear un parámetro de entrada en donde cliente inyecte con el valor y este se centralice.
7. ¿Si tengo prorrateos, la centralización tomará esta distribución?
Si, al existir prorrateos por centro de costos, la centralización mostrará el desglose de esto según corresponda.
Tips y sugerencias:
1. Antes de emitir el reporte de centralización, verifique que los campos que alimentarán el reporte se encuentran poblados
2. Verificar que existan procesos en la base de datos
3. Al emitir la centralización, verificar que estén todas las cuentas contables, si faltan favor de agregar en la matriz CCCC o en herramientas avanzadas, configuración de items de pago, según sea el caso.
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