Mundo App es una sección de la plataforma donde se realizan las configuraciones correspondientes al uso de los aplicativos Talana Next y Mi Talana, de manera que se puedan revisar todas las métricas y estadísticas del uso de la aplicación y además, invitar a los trabajadores a que puedan descargarla.
¿Cómo ingresar a Mundo App?
Como administrador de Talana en la plataforma, debes ingresar al nine box (menú desplegable) de módulos ubicado en extremo superior derecho de la pantalla y seleccionar Mundo App:
Al ingresar, encontrarás un panel en el menú lateral izquierdo con las pestañas de uso de esta funcionalidad, donde verás:
- Inicio
- Usuarios
- Configuraciones
*Los permisos de administrador necesarios para acceder son: Operador Mundo APP y/o Analista de Pago Superpoderoso.
Ahora veremos las funcionalidades de Inicio, Usuarios y Configuraciones en cada una de las pestañas.
En la pantalla Inicio, encontrarás la información relacionada al uso sólo de la aplicación Talana Next en la organización, visible en datos y gráficos configurables, que puede ser filtrados según las opciones disponibles a aplicar.
¿Qué datos encontrarás en la pantalla de Inicio?
1. Cuadros informativos:
A) Usuarios totales: porcentaje de trabajadores que ingresan a la App, del total de trabajadores activos existentes en la empresa. El botón ver invitaciones, es un acceso directo a la sección de Usuarios, que se detallará más adelante.
B) Nuevos usuarios: indica la cantidad de usuarios que han descargado la app y han hecho uso de ésta al menos una vez. Podrás descargar un reporte de esta métrica.
C) Sesiones: muestra la cantidad y promedio de sesiones en el mes en proceso. También podrás descargar un reporte.
D) Promedio: muestra la duración de la sesión promedio de los usuarios, dentro del mes de proceso.
2. Gráfico por sesiones:
En este gráfico se visualiza la cantidad de sesiones del último mes.
3. Reporte de las acciones más usadas dentro de la App:
Corresponde a la tasa de uso del ingreso a las funcionalidades más utilizadas en el mes de proceso.
Desde la sección Usuarios se puede visualizar y hacer seguimiento del estado en el que se encuentran todos los usuarios de la organización, en función del uso de la App. Además, permite enviar invitaciones a los trabajadores para que descarguen la aplicación.
Al ingresar a esta sección, se visualizará la cantidad de usuarios según los siguientes estados:
- Sin correo: cantidad de usuarios en la organización sin correo electrónico registrado.
- Invitaciones enviadas: cantidad de usuarios a los que se le ha enviado invitación de descarga de la aplicación.
- Sin acciones: cantidad de usuarios que no han ejecutado acciones en la aplicación, por lo que nunca han iniciado sesión.
- Activos: cantidad de usuarios activos en la aplicación, es decir, que han iniciado sesión desde Talana Next al menos una vez.
Además abajo de cada estado encontrarás el botón Filtrar, que te permitirá visualizar a los usuarios que se encuentren en el estado seleccionado.
En la parte superior de la pantalla se encuentran 3 botones con las siguientes funcionalidades:
1. El botón de filtrar permite hacer búsqueda específica de trabajadores por medio de criterios ya definidos.
2. El botón reporte permite descargar reportes de la información relacionada a los filtros que se hayan seleccionado.
3. El botón Enviar invitación, desde el que podrás enviar invitaciones por medio de un correo electrónico, seleccionando alguna de las opciones presentadas:
- A todos con correo: se les enviará una invitación para descargar la aplicación a todos los trabajadores que tengan registrado un correo electrónico personal o corporativo en la ficha del colaborador.
- Solo a los sin acciones: se les enviará una invitación a quienes no presenten acciones en la aplicación.
- Enviar prueba: permite enviar el mismo formato de correo de invitación al correo electrónico que se desea como prueba.
Recuerda que los usuarios que se asocien a cada criterio mencionado pueden verse modificados por los filtros que se hayan aplicado en la pantalla principal de usuarios.
Y por último, se visualiza el listado de usuarios con los datos de contacto de cada trabajador: el estado en relación a la interacción con la App, la fecha de última sesión, y en la última columna se encuentra un botón que permite enviar una invitación personalizada para el uso de la misma:
Para visualizar a cada usuario, presiona la flecha ubicada en el extremo derecho de la pantalla (>).
Cuando se ingresa en un usuario que posee la aplicación descargada y activa, muestra en la parte superior el estado de su actividad en la App y la fecha de la última sesión.
En el caso de ingresar en un usuario que se encuentra en un estado Sin acciones, podrás filtrar haciendo clic en estado y la flecha que indica hacia arriba:
Se abrirá una ventana para realizar el envío de una invitación de forma personalizada para descargar la App. Tendrás las siguientes configuraciones:
- Para el envío de la invitación, puedes escoger el correo corporativo o personal que se encuentren cargados en la ficha del trabajador, o escribir de forma manual un correo al cual enviar la invitación.
- Podrás modificar el nombre del asunto que viene con un texto prediseñado y redactar el texto de invitación. Por último, haz clic en el botón Invitar.
Podrás realizar envío de invitaciones, seleccionando el botón de Enviar invitación, el que se habilita cuando se seleccionan a los trabajadores en la lista de usuarios.
Esta opción contempla los mismos campos de llenado de información. En caso de que no exista correo electrónico en la ficha de alguno de los trabajadores seleccionados, se solicitará completar la información de forma manual.
Así se verá el correo que recibirá tu trabajador:
Dentro de la sección Configuraciones podrás definir distintos criterios del Portal del Trabajador en la web y versión App, según los distintos módulos:
En cada pestaña de los diferentes módulos se encuentran una serie de configuraciones que pueden adaptarse a las necesidades de la empresa, con la opción de buscar los criterios que se desean configurar por medio de las palabras clave en el buscador.
La activación de los criterios en cada pestaña se realiza por medio de un interruptor (o switch), que en algunos casos viene activado por defecto. Sin embargo, puedes desactivarlos haciendo clic sobre ellos.
La forma de activar las configuraciones, en la mayoría de las opciones, es activando el interruptor.
Nota: teniendo ya la descripción de la funcionalidad en el nombre de la configuración, te mostraremos las más relevantes, detallando el accionable de esta configuración para el Portal del Trabajador.
Importante: En algunos casos, el colaborador deberá cerrar sesión en el portal app/web y volver a ingresar, para que se visualicen los cambios realizados.
Configuraciones:
1. Configuración para solicitud de permisos:
Al hacer clic en los 3 puntos, se abrirá una ventana al lado derecho de tu pantalla, donde podrás activar o desactivar que la empresa entregue a posibilidad a sus trabajadores de realizar solicitudes de permisos, contando con la opción de escoger en primer lugar si se les permitirá solicitar permisos, y luego si estos son: con o sin goce de sueldo, por rango de horas o por rango de horas en ficha.
Esto se podrá visualizar en el Portal de Trabajador de la siguiente manera:
En la pantalla de Inicio también se visualizará un botón de acceso rápido para solicitar un permiso:
2. Ocultar horas extras en la App:
Si la configuración está activa, se ocultará la opción de solicitar horas extras en la App. El efecto de esto está relacionado directamente al módulo de Asistencia y Turnos.
3. Ocultar cumpleaños de la empresa:
Permite mostrar u ocultar los cumpleaños de los trabajadores de la empresa que aparecen en la página de inicio de la App.
Otro de los botones de esta sección es Ocultar cumpleaños de otras razones sociales en la App, el que al estar activo el interruptor, filtra a los trabajadores de otras razones sociales y no los muestra.
4. Bloquear la solicitud de vacaciones en la App
Permite bloquear o inhabilitar la solicitud de vacaciones a través de la aplicación.
5. Ocultar e-mail y/o teléfono en los contactos del Portal del Trabajador
Si la configuración está activa, se oculta el e-mail / teléfono personal de los trabajadores. Esto se
puede visualizar en la sección de contactos.
6. Ocultar contactos de mi equipo en la aplicación
Si la configuración está activa, se ocultará por completo el menú de contactos del equipo directo que
tiene cada trabajador dentro de la App. Con esta configuración se deja de tener acceso a teléfonos, correos, estado, etc.
7. Mostrar días administrativos y/o vacaciones
Si la configuración está activa, se mostrará en la aplicación la cantidad de días de vacaciones y
administrativos que tenga disponible cada trabajador.
8. Habilitar descarga de Bitácora de Vacaciones desde la aplicación
Si la configuración está activa, se habilitará la opción de descargar un reporte con el historial de vacaciones del trabajador, saldos acumulados, días devengados, períodos, etc.