El nuevo proceso de certificación para el control de asistencia y turnos que esta llevando a cabo Talana, es en respuesta a los nuevos requisitos exigidos en el Dictamen 2927/58 de la dirección del trabajo.
Bajo ese contexto Talana ha estado trabajando en realizar todos los ajustes necesarios para poder dar cumplimiento a dichos requisitos y junto con ello poder seguir mejorando la experiencia en el uso de la plataforma.
En este articulo te comentaremos los principales lineamientos y exigencias para un servicio de asistencia y turno digital como el nuestro y el documento que nos acredita (adjunto al final).
Seguridad
La dirección del trabajo en el dictamen 2927/58, habla y da gran importancia a la seguridad de los sistemas, todo esto desde el numero 2.6 en adelante, entre los aspectos principales se encuentran los siguientes:
- Impedir acceso a personal no autorizado, para lo cual cada persona que ingresa a la plataforma debe contar con un usuario y contraseña, sobre los cuales se deben reforzar las reglas de no compartir las credenciales de acceso, y esto tanto para administradores como para trabajadores.
- Los respaldos de la información deberán contemplar mecanismos de seguridad, que aseguren la integridad de su contenido, es decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones. En caso de que sí se hayan producido alteraciones estas deberán ser indicadas de manera destacada en pantalla y en los reportes y/o marcaciones. Un ejemplo de esto es el checksum que se genera en cada una de las marcas que llegan de los trabajadores.
Checksum: es un código que nos permiten validar la autenticidad e integridad de los datos.
- Se debe impedir la adulteración de la información, para lo cual existen los checksum, y que por tanto las marcas de los trabajadores son inalterables.
Todos los puntos mencionados anteriormente están cubiertos dentro de la plataforma, dado que la seguridad es uno de nuestros valores como SaaS.
Base de Datos
- La información debe estar protegida.
- Se debe tener un respaldo de los datos que se generan o llegan al modulo de asistencia y turnos.
- Se debe mantener registro de las modificaciones que se hagan.
- Debemos guardar a lo menos la información que se envía en los comprobantes de marcas generadas.
- Los sistemas deberán contar con una plataforma web de acceso permanente para trabajadores, empleadores y fiscalizadores de este Servicio.
Accesos
Quienes deben tener acceso a la plataforma son:
Empleadores: Los empleadores deben tener acceso a toda la información de los sistemas con un perfil de administrador que les permita revisar los datos del sistema y si corresponde, utilizar las herramientas contempladas en el presente informe, tales como las modificaciones de marcaciones. Puedes revisar estos los permisos de administrador haciendo clic aquí.
Trabajadores: A fin de garantizar la simetría en el acceso a los datos, vale decir, lograr que las partes de la relación laboral cuenten con la misma cantidad y calidad de información, los sistemas mantendrán un perfil de usuario para que los trabajadores tengan acceso permanente e irrestricto a todos los antecedentes que respecto de ellos mantenga el sistema. Para lograr el objetivo señalado, las plataformas deben permitir la entrega de un mecanismo de identificación único para cada trabajador (credenciales de acceso, usuario y contraseña), de manera tal que los dependientes puedan consultar sus registros desde cualquier lugar, a cualquier hora y por un periodo histórico mínimo de 5 años, en caso de que la antigüedad del dependiente iguale o exceda dicho término. Si es que hay información histórica que no figura en esos reportes porque anteriormente la empresa no trabajaba con Talana, pueden entregar esa información histórica al fiscalizador a través de los otros medios con los que cuenten. Puedes revisar los permisos para los trabajadores ingresando aquí.
Acceso a terceros: Los sistemas podrán permitir el acceso de terceros a la información contenida en la base de datos del registro de asistencia en los siguientes casos
- Subcontratación: no existe inconveniente para que las empresas principales o mandantes accedan a la información de los trabajadores contenida en las respectivas bases de datos, en la medida que se respete la privacidad en el tratamiento de los datos de los dependientes y la finalidad del acceso sea velar por el cumplimiento de la normativa laboral y previsional vigente y no, por ejemplo, modificar la forma u oportunidad de la prestación de los servicios, como ocurriría si a consecuencia del acceso al registro de asistencia la empresa principal intentare alterar los turnos de los dependientes.
- Empresas de Servicios Transitorios (EST): Si bien la obligación de controlar la asistencia de los trabajadores corresponde a las empresas usuarias, no existe inconveniente para que los empleadores -empresas de servicios transitorios- tengan acceso a la información de sus trabajadores, dada la relación laboral directa que existe entre ambos.
Este tipo de permisos para personas externas, deberán ser cubiertos con alguno de los mismos perfiles con los que cuentan los administradores y recordar siempre que dichos perfiles se deben complementar con las restricciones correspondientes para que las personas externas solo puedan ver la información de quienes corresponden y no de aquellos trabajadores que no pertenecen a una de las condiciones de EST o Subcontratación.
Funcionarios de la Dirección del trabajo: Los funcionarios de este Servicio deben tener siempre acceso a la información del sistema de manera permanente e irrestricta. El acceso de que se trata de ajustará a las siguientes reglas:
- Acceso presencial: Los funcionarios de esta Dirección podrán acceder a la información desde las mismas dependencias del empleador fiscalizado, para lo cual se les otorgarán los equipos y espacios que sean necesarios para desarrollar su labor
- Acceso remoto: Los funcionarios de la Dirección del Trabajo también podrán acceder a la información de manera remota o no presencial (rango IP)
Frente a este acceso se creara el perfil correspondiente que permita el adecuado acceso a la entidad correspondiente.
Correos
Uno de los cambios mas importantes tanta para las empresas como los trabajadores es el envió de correos desde los sistema de asistencia y turnos.
Los principales cambios son los siguientes:
- Los trabajadores deben de contar con correo personal, esto con el fin de poder recibir todas las alertas que mencionaremos mas adelante.
- En el caso que el trabajador no cuente con un correo la empresa debe de proveer de uno para el trabajador.
De los puntos anteriores se debe entender que todos los trabajadores deben contar con un correo personal, y que además deben de tener acceso a dicho correo. En el caso de que se deba crear un correo a trabajador, dicho trabajador lo debe autorizar de manera escrita (en el caso que se cuente con el modulo de firma digital, también será valido). Y por ultimo, dicho correo personal el trabajador lo puede modificar cuantas veces él lo solicite.
Frente a esto, dentro de la plataforma, el campo de correo personal será un campo obligatorio al momento de crear un ficha de empleado, tal como lo son otros campos, como rut, nombre, apellido paterno y materno, etc.
¿Cómo puedo revisar las fichas de empleados a las que les falta correo personal?
Para esto tienes 2 opciones:
- Descargar el maestro de empleados (como descargar, haciendo clic acá )
- Armar un reporte personalizado de tipo contrato - personas, este tipo de reportes lo podrás armar siempre que cuentes con el modulo de remuneraciones. (para revisar este tipo de reportes debes hacer clic acá)
Envió de Correos
La nueva certificación exige que se envíen correos en las siguientes situaciones:
Marcas Generadas
Se debe enviar un correo con el comprobante de cada una de las marcas generadas, por lo cual no hay mayor cambio respecto de lo se realiza actualmente.
Dicho comprobante debe ser imprimible, y contener los siguientes detalles:
- Información del trabajador
- Marca con hora, minuto y segundos.
- Ubicación si corresponde
- Datos del empleador
- Si la empresa pertenece a EST
- Si el trabajador tiene contrato EST
Recepción de Marcas
Lo primero que se debe considerar es que el acto de marcar asistencia es un acto voluntario y consciente por parte del trabajador.
Desde ahí se desprende que para la recepción de las marcas debe ocurrir lo siguiente:
- El método de marcaje no puede estar bajo el arbitraje del empleador.
- Debe estar siempre disponible.
- Se debe ofrecer más de un método de marcaje.
- No se puede impedir que el trabajador genere las marcas en caso de que tenga algún tipo de ausentismo.
¿En caso de que falle una marca que haremos?
- Mensaje de alerta por intento de marcación fallida.
- Se enviará correo electrónico.
Alerta marcas no Generadas
Se emitirá automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de acuerdo a los horarios del turno asignado (entrada - entrada a colación - salida colación - salida), lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.
Envió de correo para la autorización por parte del trabajador, en las correcciones de jornada que se realicen dentro del modulo de asistencia y turno (sobre este punto hablaremos mas adelante).
Envió de correos por Corrección de Jornadas
Lo primero es que para revisar el nuevo proceso de corrección de jornadas dentro de Talana, debes ingresar aquí.
El nuevo dictamen del que hemos venido hablando incluye dentro de sus cambios el envió de correos al trabajador para que esté pueda aceptar o rechazar las modificaciones que se realicen desde el modulo de asistencia y turno. Dicho flujo de aprobación es el siguiente:
- Se modifica la jornada
- Se envía correo al trabajador
- Si acepta, se actualiza la jornada con los nuevos valores de marca
- Si no acepta, pero pasan mas de 48 horas, se asume que da por aceptado los cambios realizados.
- Si rechaza, la jornada queda en estado original (esto no impedirá que se volver a corregir una jornada)
¿Por qué motivos se puede modificar una jornada?
Según la dirección del trabajo, hay tres razones por las que se deben poder corregir marcas:
Modificación o reemplazo
- Cambiar marca de entrada o salida para eliminar un atraso
- Agregar un ausentismo
Agregar marcas que faltan de la jornada, puede ser por
- A los trabajadores se le olvidó la marca
- Falta de electricidad (método de marcaje no estaba disponible)
- Fallas del sistema
- Se dio la mañana o la tarde libre.
Por tanto, desde ahora cada modificación que se realice desde el menú de corrección de jornadas activará el envió de un correo al trabajador. Dicha notificación de correo será complementada con un flujo de aprobación a través de nuestra aplicación de Talana Next y desde el portal de mi Talana, dichos flujos los podrás revisar desde acá
Reportes
Otro punto importante dentro de las nuevas exigencias son los reportes, esto por cuanto la DT menciona lo siguiente A fin de permitir el adecuado desarrollo de los procesos de fiscalización, las plataformas deberán contemplar de manera destacada en su menú inicial, un botón exclusivo para la Dirección del Trabajo, denominado "Reportes DT". Bajo este precepto, los 4 reportes exigidos por la DT deben cumplir con la siguiente estructura:
1. Reporte Diario
- Fecha del día consultado en formato DD/MM/AA (ejemplo 31/01/23)
- Asistencia: indica si el trabajador se presento al trabajo en base a las marcas realizadas.
- Ausencia: en caso de que la columna asistencia sea “no” deberá indicar claramente si fue una ausencia justificada, no justificada o por algún tipo de ausentismo como vacaciones, licencia médica, permisos con o sin goce, etc.
- Observaciones: Comentarios agregados por el operador de asistencia, sobre todo en caso de haber hecho una modificación posterior.
2. Reporte Jornada Diaria
- Jornada: Horario del turno asignado al trabajador
- Marcas: Las marcas generadas para cada uno de los hitos dentro del turno
- Anomalías: Se señalará si en el día consultado hubo atrasos o salidas anticipadas. La información se expondrá con el formato hh/mm/ss para cada marca.
- Horas Extraordinarias: En la cual se indicarán las horas extraordinarias efectuadas cada día con el formato hh/mm/ss. El exceso de jornada deberá ser reflejado en el sistema sin importar si las horas extraordinarias han sido o no pactadas previamente por escrito con el empleador.
- Jornada Excepcional: Si la empresa mantuviera vigente una autorización de distribución excepcional de jornada, el reporte debe ser adaptado a dichas condiciones, agregando una columna con los ciclos de trabajo y descanso que corresponden a cada dependiente consultado como, asimismo, el número de la resolución exenta que autoriza dicha distribución excepcional.
Respecto de ultimo punto, para poder agregar dicha información, debes solicitar a través del chat de soporte (si estas en proceso de implementación, lo debes solicitar con tu consultor) activar la configuración "usa jornadas excepcionales", dicha configuración activara en los turnos de tipo rotativo el check para indicar si el turno es o no jornada excepcional, y así agregar además el numero de la resolución junto con la fecha de solicitud, tal como se muestra en a siguiente imagen
3. Reporte días domingos y/o festivos
- Beneficiario: Indica si se trata de trabajadores del comercio beneficiarios de descansos dominicales adicionales. Para esto, se agrega un campo adicional en la ficha de trabajador y así poder definir quienes están sujetos a este beneficio.
- Asistencia: Definir si el trabajador el respectivo día o no.
- Ausencia: Deberá indicar de manera clara, si la inasistencia fue justificada o injustificada.
- Observaciones: Se señalará, si corresponde, la justificación de la ausencia, por ejemplo, licencia por enfermedad o permiso con o sin goce de remuneraciones. Además, el empleador en esta columna dejará constancia de cualquier otra circunstancia que considere relevante respecto de la respectiva.
4. Reporte días alteraciones y/o modificaciones
Filtros
Los cuatro reportes mencionados anteriormente, irán acompañados de filtros específicos, que permitirán poder sacar la información necesaria para un proceso de fiscalización o para cualquier otro uso que se necesite. estos filtros serán:
- Nombre y apellido
- Rut
- Grupo
- Fecha, quincena, semana, mes
- Turnos
- Sucursal
- Cargo o función