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Firma Digital

Firma de Documentos

Link Solicitud de Firma (talana.com)

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A. Para comenzar la solicitud de firma, debes seguir los siguientes pasos:

1).- Selecciona "añade un nuevo elemento".
2).- Seleccionar la carpeta en la que se encuentra el documento a enviar Contratos o Anexos, Documentos, o Liquidaciones.
3).- Luego debes seleccionar el “Periodo” en el que fue creado el documento.
4).- Selecciona el Tipo de documento.
5).- Selecciona la Plantilla del documento a enviar a firmar.
6).- A continuación aparecerá una tabla con el listado de todos los trabajadores asociados a la selección realizada anteriormente.
7).- Por defecto todos los trabajadores aparecerán seleccionados y pueden ser desmarcados desde el ícono “check”.
8).- Puedes utilizar los filtros adicionales.
9).- Después de realizar toda tu selección debes hacer clic en continuar.
10).- En caso que no todos los seleccionados estén enrolados para firmar puedes decidir si quieres enviar la solicitud para que se enrolen u omitir a las personas que no están enroladas.

* IMPORTANTE: Los documentos disponibles para firmar son únicamente los creados dentro de la plataforma Talana.

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*Si existen personas no enroladas, puedes hacer el proceso dentro de este mismo flujo.

Importante: Una vez realizada la acción de envío de solicitud de enrolamiento, el trabajador deberá completar el proceso. Mientras no se complete, el trabajador no podrá recibir ningún tipo de solicitud.

Una vez que seleccionaste el documento y tienes listo los trabajadores, debes seleccionar la forma en como enviaras a firmar los documentos.

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Escoge quiénes y el orden de las partes a las que se le enviará la solicitud de firma:

  • Todas las partes
  • Primero al trabajador y luego a las contrapartes
  • Primero a las contrapartes y luego al trabajador
  • Sólo al trabajador
  • Sólo a las contrapartes

Importante: Siempre podrás escoger como realizar cada proceso de Solicitud de Firma, y las contrapartes o Responsables pueden ser distintas en cada uno de las solicitudes.

B. Responsables/contrapartes

Busca y selecciona a las contrapartes responsables de firmar los documentos en su respectivo orden. Puedes buscar por nombre, apellido o Rut.

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C. Notificación y envío

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Una vez completado lo anterior, te permitirá agrega un nombre y unas descripción para identificar la solicitud masiva. Esto te será útil para encontrar de manera sencilla el avance y los resultados de la firmas en la página “Resultados de firma”.

También selecciona los medios por los que se notificará a los trabajadores de la solicitud de firma: Notificación de app, SMS, e-mail*. Se recomienda siempre seleccionar ambas opciones para asegurar el envío de solicitud de firma.

*La dirección del Trabajo no recomienda el e-mail corporativo para el envío de la solicitud de firma, ya que la casilla de correo pertenece a la empresa y esta podría incidir en alteración y decisiones netamente personales del trabajador. Por ende, siempre usar correo personal.

Por último tienes la opción de programar el envío de las notificaciones de la solicitud de firma. Solo basta con agregar una fecha y hora de envío para que este se programe y se envíe de manera automática.

Ahora puedes ver el progreso, resultados e informes de la solicitud de firma de cada trabajador yendo a “Resultados de firma”.

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